E-post. Kan inte leva med det. Kan inte få ditt jobb gjort utan det. Har jag rätt?
Förra året skickade vi över 2, 5 miljarder e-postmeddelanden. Och här är de dåliga nyheterna. Trots en god mängd avsky förväntas antalet bara växa. Volymen är en fråga, liksom tiden du spenderar på den. I själva verket säger rapporter att du kontrollerar det cirka 36 gånger per timme. 36 gånger. På en timme.
När du börjar dabba med vad som finns i din inkorg tar det cirka 16 minuter att fokusera din uppmärksamhet på ditt andra arbete. Åh, och om du behöver ett dokument som ligger begravd i din e-post någonstans, tar det dig cirka två minuter att hitta det. Gör matematik: Detta ger snabbt en plåga för din produktivitet.
Du behöver det för att göra ditt jobb. Du kan inte bara dike det som en dålig vana. I själva verket är det utan tvekan något du litar hårt på för att få information, godkännande eller svar från kollegor så att du kan få arbete igen.
Men om du inte är klar över vad du vill ha från andra när du skickar e-post eller om du inte ställer bra frågor, kom ihåg att 36 gånger per timme? Ja, se uppskattningen ökar avsevärt. Jag tvivlar på att det låter tilltalande. Här är fyra tips du kan använda för att minimera och påskynda dina utbyten och kommunicera bättre än någonsin.
1. Förklara din fråga
Har du någonsin kastat en idé ut till en kollega och slutat med: ”Tankar?” Om ditt mål är att få input från någon på en pressande tidsfrist, projektriktning eller en rekommendation om alternativ, måste du ge honom något mer specifikt att arbeta med. När allt kommer omkring vill han inte spendera mer tid på att försöka avkoda ditt meddelande än du vill spendera på att läsa hans svar.
Om du just har skickat en plan som behöver åtgärd, till exempel istället för att sluta med det öppna och vaga, "tankar?", Ställa en specifik fråga, som "Vad kommer det att kräva för att realisera denna plan senast nästa vecka ? Låt mig veta om det finns något jag kan göra för att få det så fort som möjligt. ”Din kollega kommer att kunna svara snabbt och direkt och du kommer att få ett mycket högre kvalitetssvar.
2. Skär till jakten
Sarah, typ A-projektmedlem som du arbetar med ofta, vill ha allt veckor i förväg. Hon är på det igen. Du får ett e-postmeddelande för en leverans med en löjligt kort tidsfrist. Du är frustrerad och frestad att svara med "Kan du ge mig mer tid på det projektet?" Med hopp om att förhandla om tidsfristen. Om du gör det kommer det att ta ett halvt dussin fler svar för att lösa tidslinjen ensam.
Berätta istället för din kollega vad du har kapacitet att göra och lämna det där. ”Hej Sarah, jag har tre andra prioriterade projekt i min kö nu. Jag kommer att göra detta i slutet av dagen nästa torsdag. Om jag kan få det gjort förr, meddelar jag dig. Tack för ditt tålamod. ”Boom. Gjort.
3. Sluta fråga frågor
Vissa meddelanden genererar onödig e-post eftersom du omedvetet bjuder in svar. För att undvika det, sluta sluta med, "Är det vettigt för dig?" Säg snarare "Låt mig veta om du har frågor." Om mottagaren har en fråga, kommer han att meddela dig; annars vet han att inget svar är nödvändigt.
Du kan också stänga med något som "Låt mig veta om vi inte är i linje med det här", eller "Låt mig veta om du vill prata om detta ytterligare." Detta kortfattade språk gör det tydligt att konversationen är stängd om det inte finns någon fråga om mottagarens slut.
4. Förlåt inte titeln
Ämnesraden för ditt meddelande är effektivitetsguld. Använd den fastigheten för att ge din läsare en uppfattning om hur mycket uppmärksamhet de behöver spendera och när. Låt dessa överskottsmeddelanden vid passet.
Använd din titel för att ange brådskande, leverans och tidslinje. Till exempel kan en titel läsa något som "Åtgärd som krävs vid middagstid fredag | Acme-projekt på grund av nästa vecka. ”
Nu vet din läsare att detta kommer att kräva lite uppmärksamhet. Hon är medveten om att det finns en tidsfrist för att svara och arbeta som hon behöver fokusera på för att vara klar nästa vecka. Det enda konkreta uttalandet förhindrar massor av fram och tillbaka.
Med tanke på hur mycket tid och uppmärksamhet e-post kräver, både som avsändare och mottagare, kan du se hur några enkla tekniker hjälper dig att skicka meddelanden som genererar färre svar i gengäld och förbättra den övergripande kommunikationen mellan dig och dina medarbetare eller klienter . Skulle det inte vara coolt? När du gör din kommunikation supereffektiv, känner du inte bara mer kontroll över din inkorg, dina kollegor kommer att uppskatta hur effektiv du hjälper dem också.
Men kom ihåg att ibland är ditt bästa alternativ helt enkelt att ta konversationen offline. Om du som regel inte kan lösa problemet i tre e-postutbyten, eller felkommunikation inträffar på grund av en galen lång tråd, föreslå en direkt konversation så att du snabbt kan lösa saken.
