Oavsett hur mycket tid vi spenderar för att optimera vår inkorg - från batchkontrollmeddelanden till att lägga till klockor och visselpipor - e-post tar över våra liv. När jag tittade på min statistik från förra månaden fick jag och behandlade över 10 000 e-postmeddelanden (eek!), Så att hitta rätt sätt att hantera all denna onlinekorrespondens har varit avgörande för min vardagliga förnuft.
Det visar sig dock att det "rätta sättet" att hantera e-post beror mycket på din egen personliga stil. Jag har sammanställt några av de mest populära och framgångsrika strategierna så att du kan bestämma vilken som är bäst för dig:
1. LIFO: Last In First Out
Den här tekniken bygger på att låta de gamla sakerna hantera sig själv. Det är det vanligaste sättet att människor hanterar sin inkorg och läser via e-post uppifrån och ned (aka, börjar med det senaste e-postmeddelande som mottagits).
Detta är mycket bekvämt och intuitivt, men det finns två primära risker med denna strategi. Den första risken är att du troligen kommer att sluta med inkonsekvent lyhördhet. På dagar som du har mycket tid att spendera på e-post, svarar du snabbt på kontakter. På dagar som du är upptagen och i möten, kommer du att få meddelanden att höjas och bli begravda under nyare e-postmeddelanden.
Den andra risken är att du kan missa goda möjligheter eftersom du inte följde upp i tid. Om du väljer att använda denna strategi, men vill mildra dessa risker, skulle jag rekommendera att du blockerar en timme eller två gånger i veckan under vilken du byter till det omvända kronologiska tillvägagångssättet (bekvämt beskrivet nedan). På detta sätt rensar du allt gammalt som kan vara viktigt.
2. Omvänd kronologisk
Det motsatta av LIFO, att ta en omvänd kronologisk inställning innebär att man behandlar de äldsta e-postmeddelandena först. Om du använder Gmail kan du ändra sorteringen av din inkorg genom att bara klicka på e-posträknaren i det övre högra hörnet.
Med denna strategi kommer du ofta att konfronteras med hårdare e-postmeddelanden som du har skickat, vilket är bra för alla kroniska fördröjare. Det finns dock en nackdel med denna strategi. Om du arbetar någonstans där du ständigt får brådskande e-postmeddelanden som verkligen behöver besvaras direkt, kan det vara riskabelt att ta en omvänd kronologisk inställning. Med det sagt kan du definitivt kombinera denna strategi med LIFO under själva arbetsdagen om så är fallet.
3. Yesterbox
Yesterbox-tekniken är berömd av Zappos vd Tony Hsieh och fokuserar på att hantera idag alla e-postmeddelanden du fick igår. Hsieh förklarar:
”Din" att göra "-lista varje dag är helt enkelt gårdagens e-postbrevlåda (därmed 'Yesterbox'). Det fantastiska med detta är när du står upp på morgonen, du vet exakt hur många e-postmeddelanden du måste komma igenom, det finns en känsla av framsteg när du bearbetar varje e-post från igår och tar bort det från din inkorg, och det finns faktiskt en punkt när du har noll e-postmeddelanden kvar att behandla från igår. Det är faktiskt en känsla av färdigställande när du är klar, vilket är fantastiskt. ”
Detta är en bra strategi för alla som känner att de ständigt drunknar i e-post. Medan jag rekommenderar att du läser hela hur han är, är den bästa delen definitivt mängden kontroll du kommer att återfå över din inkorg. Till skillnad från andra metoder förblir ditt mål detsamma som dagen går, och du kommer med tiden att upptäcka att du får ett bättre grepp om hur lång tid e-post tar dig att komma igenom. Mottog du 25 mejl igår? OK, det kan ta dig lite över en timme. Har du en stor dag med 70 e-postmeddelanden som kommer in? Du kan planera framåt och blockera ytterligare tid för att hantera volymen.
4. Inbox Zero
En term myntad av Merlin Mann, Inbox Zero är en e-poststrategi där målet är att alltid hålla din inkorg 100% tom. Det finns några stora fördelar med detta: Allt hanteras alltid, och du slösar inte tid på att läsa ett e-postmeddelande för tredje gången innan du faktiskt vidtar åtgärder. Denna strategi är bra för typ-A-listare (som jag!) Som gillar att ha fullständig kontroll över sina inkorgar. Men av min erfarenhet är det lätt att låta din inkorg diktera ditt liv om du tar det för långt. Pro tip: Koppla ihop Inbox Zero med Boomerang för Gmail, en app som låter dig arkivera meddelanden från din inkorg tills datum och tid du väljer, så att du kan välja mellan att faktiskt svara och fördröja för senare, efter behov.
Om du försöker det för första gången rekommenderar jag att du kolla in Lily Herman's veckolånga utmaning att bo på Inbox Zero innan du börjar.
Efter att ha testat varje metod kan jag säga med säkerhet att att välja en strategi handlar om att matcha dina personliga preferenser med alla vanor du vill uppmuntra (eller avskräcka). Du kanske tycker att blandning och matchning fungerar bäst för dig. Jag gick länge på Inbox Zero och har bestämt mig för att stressen att få de sista gjort inte var värt det. Men jag håller min inkorg under 20 e-postmeddelanden när jag går till sängs varje natt - bara tillräckligt kort för att jag kan se alla på min skärm för en snabb kontroll av att ingenting föll genom sprickorna. Så länge du inte är en slav till din inkorg och någon som behöver höra från dig får ett svar i tid, vem ska döma?
