Det finns många sätt att ett e-postmeddelande kan tolkas eller missförstås. För att kompensera för den röstton som är omisskännlig via telefon eller kroppsspråk som personligen talar volymer, måste du noggrant, ibland taktiskt välja den formulering du använder.
För att vara ärlig, älskar jag inte hur ofta jag kastar in en utropstecken för att indikera att saker är bra, bra, aldrig bättre eller för att visa min uppskattning för att en begäran uppfylls - men ibland finns det inget annat sätt att visa att jag ” m spel. Ibland kan dock inte ens en upphetsad punktur rädda situationen om betydelsen av dina ord innehåller till och med en underliggande fientlighet.
Innan du tar bort en hastig e-post och riskerar att förolämpa eller irritera mottagaren, kolla in dessa vanliga men opopulära rader och välj ett alternativ istället.
1. "Ledsen att vara en börda / bother"
Detta är en passiv-aggressiv linje. I nästan 100% av fallen när den här linjen används är personen inte ursäktande alls, och de tror inte att de är en börda eller en besvär. Snarare, nio gånger av tio, använder de denna fras eftersom de vill få uppmärksamheten (och kanske sympati eller synd) hos läsaren. De antar att om man tar denna strategi kommer man att få ett medkännande svar från mottagaren.
Säg istället: "Tack för att du är tålamod med mig"
Detta indikerar ansvar för vad det än är som sker och är mycket mer benägna att möta ett generöst svar och kanske till och med försäkran om att det inte är ett problem. Och om du verkligen behöver ett svar ASAP är detta det bästa sättet att få en uppföljning snabbt.
2. "Vad du än tänker"
OK, låt oss anta att detta har uttalats efter en begäran om inmatning. Om begäran var uppriktig men du är irriterad över att det finns någon som helst fram och tillbaka (din idé var bara bra det ursprungliga sättet som du presenterade den, tack så mycket), låt mig vara den första att säga att dessa tre till synes oskadliga ord förmedlar din irritation och frustration i spader.
Säg istället: "Jag är öppen för dina idéer och är glad över att göra lite mer brainstorming"
Detta visar att du har ett aktivt intresse av att hitta en lösning som är angenäm och lämplig. Det finns verkligen aldrig en tid att "vad du än tänker" läses som ett flexibelt och acceptabelt uttalande. Det tyder inte på att du är villig att vara lagspelare; det låter som om du är muffed att din idé inte accepterades utan tvekan. Var inte den självberättigade personen.
3. "Vänligen meddela"
Det är formellt och lite krävande när du tänker på det. Dessutom öppnar det inte upp diskussionen; det är påträngande, vilket indikerar att du inte har tid till detta och behöver bara tydliga instruktioner om nästa steg snabbt . Men tyvärr är det inte allt som blir en krona. Ibland är fram och tillbaka och utrymme för diskussion nödvändigt för ett angenämt slutresultat.
Säg istället: "Låt mig veta om du har några tankar om hur du fortsätter med detta"
Omformulering av svaret som detta uppmuntrar engagemang och en öppen dialog. Du säger i huvudsak att du är öppen för den andra personens åsikter i saken, men att du också är OK att ta reda på en lösning själv om det är att föredra.
4. “Jag hoppas att det är mer för din vandring”
Personen som säger detta är helt nöjd med vad ”det” är - och var. Men tyvärr har han blivit mött med en mindre än spännande återkoppling och har anpassats i enlighet därmed så att den som bedömer den blir lycklig. Verkligheten är dock att han inte bryr sig, eftersom han förmodligen såg inget behov av att göra några ändringar i första hand.
Säg istället: "Jag är intresserad av din feedback om den här uppdateringen"
Att vara öppen för att höra feedback, även om du misstänker att det inte är 100% positivt, är en avgörande del av att förbättra och utveckla. Vi kan alla stå för att göra anpassningar då och då baserat på konstruktiv kritik. Även om du inte är superintresserad i sig, ta på dig ditt bästa spelansikte och omfamna feedbacken.
Ingen av oss är perfekta eller vet alltid exakt vad vi ska säga, men ibland är det en enkel fråga att tänka innan du pratar och fråga dig själv om det du ska säga kan tolkas på fel sätt. Om du förolämpar någon för att komma igenom din egen uppgiftslista kommer du inte att göra något på lång sikt.
