Jag får då och då en av dessa e-postmeddelanden som får mig att säga: ”va?” Mitt ansikte är ett uttryck för massiv förvirring, och jag är inte helt säker på vad jag ska svara. Jag kan berätta från längden eller innehållet i e-postmeddelandet att ett svar behövs, men något om meddelandet har gjort att även det att komma igång med ett svar blev en enorm huvudvärk.
För de dagar där du står inför ett liknande problem, här är mitt råd: Engagera inte den icke-sensiska e-posten och kasta tillbaka den i den andra personens domstol istället.
För att hjälpa dig har jag sammanställt mina föreslagna svar på de fyra vanligaste typerna av förvirrande e-postmeddelanden jag får.
1. Den trasslande icke-frågan
Den här typen av e-postadress är den värsta gärningsmannen. Vanligtvis ganska lång, med mycket detaljerad, är den otroliga e-postmeddelanden ofta ostrukturerad - och oklart vad avsändaren verkligen är ute efter. Du läser den igen (sedan läser den igen efter att du har haft lite kaffe) och inser att det inte är din fuzzy hjärna - det är lite allvarligt suddig kommunikation.
Ditt svar
3. Tvättlistan
Den här typen av e-post innehåller ofta en galen lista med punktpunkter, åtgärdsobjekt, frågor och kommentarer - och kommer att kräva mycket tid inte bara för att komma igenom, utan att svara. Din strategi bör vara något annorlunda, beroende på om avsändaren har behörighet att tilldela dig arbete eller inte, men båda händerna, be honom eller henne att prioritera och dela upp arbetet.
Ditt svar (om det är någon som kan tilldela dig att arbeta)
Ditt svar (om det är någon som inte borde tilldela dig att arbeta)
4. Den kalla e-posten för råd
Den här typen av e-postadress är det du ofta vill svara, eftersom du vill hjälpa andra som ber om hjälp, men vissa människor är bättre på att be om råd än andra. När en främling skickar e-postmeddelanden till dig som ber om något sprudlande eller, ännu värre, för att svara på fler frågor än en universitetsansökan, kan du överväga att få honom eller henne att uppdatera frågan.
Ditt svar
Kort sagt, gör inte någon annans oförmåga att kommunicera hans eller hennes behov tydligt låt mer arbete (eller stress) falla på din tallrik. Med lite finess kan du flytta bördan att förstå och prioritera e-postmeddelanden tillbaka till avsändarens domstol, minska responstiden och spara en stor huvudvärk i processen!
