Förra gången du hade ett stort projekt att ta itu, satte du en tidsfrist för dig själv - och kom sedan väldigt nära att blåsa rakt igenom det. Resultatet: Du är snabbt klar (eller drog en all-nighter) och svor sedan att du aldrig skulle upprepa den upplevelsen.
Medan du hade de bästa avsikterna, händer saker: Du blev upptagen, distraherad eller förhalad eller glömd. Men för att ha ett annat resultat nästa gång kan du inte bara ställa tidsfrister på samma sätt och förvänta sig olika resultat. Du måste ta hand om det på ett sätt som faktiskt inspirerar dig att göra saker och ting.
Så här kan du göra det:
1. Gör dem akuta
Det är lätt att skjuta upp en uppgift när du har hela tiden i världen att slutföra den (dvs. en tidsfrist på två månader från och med nu är inte ett bra mål). Utan någon brådskande känsla kan du ständigt vända dig till aktiviteter som är roligare än vad du behöver göra.
Lösningen är enkel: Planera dina tidsfrister så nära det nuvarande som möjligt. Istället för att ge dig själv en månad att göra något, berätta för dig själv att du får det gjort den här veckan. Inte bara kommer du att hålla dig mer driven under hela processen, men du kommer också sannolikt att börja arbeta med ditt uppdrag tidigare än du normalt skulle göra.
2. Gör dem personliga
Alla tänker annorlunda. Du vet detta från första hand eftersom det har varit mer än ett möte där du och din kollega föreslog olika sätt att lösa ett problem. Om du anpassar dig till dina färdigheter, erfarenheter och preferenser kommer du att få ett bättre system än om du bara ställer tidsfrister på samma sätt som alla andra.
Produktivitetsexpert Carson Tate föreslår att folk faller in i en av fyra kategorier: prioriteringar, planerare, arrangörer och visualiserare. Det perfekta systemet för var och en passar namnet: prioriteringar och planerare gillar att arbeta baserat på hur mycket tid varje del av en uppgift kommer att ta, arrangörer fokuserar på hur de känner sig, och visualiserare motiveras av att ta hänsyn till den stora bilden.
Så istället för att bara säga "jag måste slutföra den här uppgiften med" överväga om du fokuserar på uppgiften i sin helhet, bit för bit eller i förhållande till resten av dina projekt kommer att göra dig mer benägna att sitta ner och jobba på det.
3. Gör dem handlingsbara
Du har de bästa avsikterna, men när dina uppgifter känns som att försöka flytta ett berg på en dag kan det vara svårt att sätta sig ner och börja. När allt kommer omkring, om du knappt kan klippa bort ditt mål, är det till och med värt det?
Försök istället dela upp dina projekt i mindre, handlingsbara steg. Ett sätt att skära upp din uppgift i bitar av bitstorlek är att föreställa dig att du bara kunde arbeta i 10-minuters segment. Om "slutrapport" kommer att ta hela eftermiddagen, fråga dig själv vad du kan göra på 10 minuter: beskriv den första delen, design två eller tre bilder, eller redigera det du har skrivit hittills?
Om du är någon som kämpar med att komma igång, kan du identifiera en handlingsbar 10-minuters bit som hjälper dig att komma igång - och om du gillar det här systemet kan du hålla det tills du är klar.
4. Gör dem meningsfulla
Vad händer när du missar en tidsfrist som du har angett för dig själv? Berättar du för dig själv att det inte är så stort?
Om det inte finns något ansvar, finns det ingen anledning att faktiskt hålla sig till dem. Lösningen här är att berätta för någon om det eller att använda en app (jag älskar Any.do). Skriv inte bara du kommer att avsluta rapporten senast på måndag, berätta för din chef att hon kan förvänta sig det i början av nästa vecka. Istället för att helt enkelt sträva efter att skicka din teamkamrat-feedback innan dagen är slut, maila honom för att säga att det är ditt mål.
Att ha en motivator utanför förhindrar att du helt enkelt skjuter av uppgiften och motiverar den i ditt eget huvud.
Tidsfrister är tänkta att öka produktiviteten, inte leda till en självt avskräckande cykel med att sätta ett mål, sakna det, känna sig dåligt och upprepa samma process igen. Så om ditt system inte har fungerat för dig kan du prova tips ovan för att må bättre om ditt arbete och få mer gjort.
