Med Microsoft Access 2010 kan du enkelt skapa professionellt formaterade rapporter automatiskt från information som lagras i en databas. I den här handledningen ska vi utforma en snygg formaterad lista över anställda hemtelefonnummer för användningen av hantering med hjälp av Northwind-provdatabasen och Access 2010. Om du använder en tidigare version av Access finns en äldre handledning tillgänglig.Innan vi börjar, öppna Microsoft Access och öppna sedan Northwind-databasen.
Om du behöver hjälp med det här steget, läs artikeln Installera Northwind-provdatabasen. Om du är ny till Microsoft Access kanske du vill börja med Microsoft Access 2010 Fundamentals. När du har öppnat databasen följer du dessa steg:
- Välj menyn Rapporter. När du har öppnat Northwind väljer du fliken Skapa på Microsoft Office-bandet. I "Rapporter" -valet ser du ett antal metoder som Access stöder för att skapa en rapport. Om du vill kan du klicka på några av dessa och få en känsla för vilka rapporter som ser ut och vilka olika typer av information de innehåller.
- Skapa en ny rapport. När du har nöjt din nyfikenhet, fortsätt och klicka på "Report Wizard" och vi börjar processen med att skapa en rapport. Trollkarlen kommer att gå oss igenom skapandet steg för steg. När du har behärskat guiden kanske du vill återvända till det här steget och utforska flexibiliteten som tillhandahålls av andra skapande metoder.
- Välj ett bord eller en fråga. Den första skärmen i rapportguiden ber oss att välja datakälla för vår rapport. Om du vill hämta information från ett enda bord kan du välja det i rullgardinsmenyn nedan. Alternativt, för mer komplexa rapporter kan vi välja att basera vår rapport på resultatet av en fråga som vi tidigare designat. För vårt exempel finns alla de uppgifter vi behöver finns i tabellen Medarbetare, välj sedan "Tabell: Medarbetare" i rullgardinsmenyn.
- Välj de fält som ska inkluderas. Observera att när du har valt tabellen från rullgardinsmenyn ändras skärmens nedre del för att visa fälten tillgängliga i den tabellen. Använd '>' -knappen för att flytta de fält som du vill inkludera i din rapport till avsnittet "Valda fält". Observera att den ordning du placerar fälten i den högra kolumnen bestämmer den standardordning de kommer att visas i din rapport. Kom ihåg att vi skapar en anställd telefonkatalog för vår ledande befattningshavare. Låt oss hålla informationen i den enkla - för- och efternamn för varje anställd, deras titel och deras hemtelefonnummer. Fortsätt och välj dessa fält. När du är nöjd klickar du på knappen Nästa.
- Välj gruppnivåer. I det här läget kan du välja en eller flera gruppnivåer för att förfina den ordning i vilken våra rapportdata presenteras. Till exempel kan vi vilja bryta ner vår telefonkatalog per avdelning så att alla medlemmar i varje avdelning anges separat. På grund av det lilla antalet anställda i vår databas är det dock inte nödvändigt för vår rapport. Fortsätt och klicka bara på knappen Nästa för att kringgå det här steget. Du kanske vill återvända hit senare och experimentera med gruppnivåer.
- Välj dina sorteringsalternativ. För att göra rapporter användbara, vill vi ofta sortera våra resultat med ett eller flera attribut. När det gäller vår telefonkatalog, är det logiska valet att sortera efter efternamn för varje anställd i stigande (A-Z) ordning. Markera det här attributet i den första rullgardinsmenyn och klicka sedan på Nästa för att fortsätta.
- Välj formateringsalternativen. På nästa skärm presenteras några formateringsalternativ. Vi accepterar standard tabellformat, men låt oss ändra sidorienteringen till landskap för att säkerställa att data passar korrekt på sidan. När du har gjort det här klickar du på Nästa för att fortsätta.
- Lägg till titeln. Slutligen måste vi ge rapporten en titel. Åtkomst kommer automatiskt att ge en snygg formaterad titel längst upp på skärmen, med det utseende som visas i den rapportstil du valde under föregående steg. Låt oss ringa vår rapport "Medarbetares hemtelefonlista." Se till att alternativet "Förhandsgranska rapporten" är markerat och klicka på Slutför för att se vår rapport!
Grattis, du har lyckats skapa en rapport i Microsoft Access! Slutrapporten du ser ska likna den som presenteras ovan. Du bör också observera att rapporten med anställd hemtelefonlista visas i avsnittet "Tilldelade objekt" i Northwind-databasmenyn på vänstra sidan av skärmen. Om du vill kan du dra och släppa det här till avsnittet Rapporter för enkel hänvisning. I framtiden kan du helt enkelt dubbelklicka på denna rapporttitel och en ny rapport kommer omedelbart att genereras med aktuell information från din databas.
