Älskar du inte bara verktyg, genvägar eller hackar som hjälper dig att göra saker snabbare eller mer effektivt? Vem vill ju spendera mer tid på att göra någonting än du absolut behöver?
På den noten är här tre fantastiska förkortningar på arbetsplatsen som du borde veta - alla erbjuder ramar som hjälper dig att hålla dig fokuserad och punktlig oavsett vad du arbetar med.
1. OHIO: Hantera det bara en gång
Hur många gånger öppnar du ett e-postmeddelande bara för att gå tillbaka och läsa det igen? Kanske tre eller fyra gånger?
Det är superproduktivt arbete, såvida du inte tänker på saken. Med tanke på att experter säger att endast 20% av vår e-postadress faktiskt är avgörande för våra jobb, är det bara en dålig situation att förvärra det flera gånger.
Istället OHIO! Öppna den en gång och gör något med det. (Det här fungerar också för pappersarbete, inkommande post eller annat, förresten.) Prova dessa praktiska tips från Getting Things Done för att hantera e-post eller papperspost mer effektivt.
- Behöver du det inte? Radera det!
- Om du vill behålla det, men inte behöver vidta omedelbara åtgärder för det, arkivera det.
- Om du kan handla med det direkt - tänk meddelandena som tar mindre än två minuter att svara på - gör.
- För meddelanden med riktigt arbetsinnehåll måste du prioritera och spendera tid på, arkivera dem i en "åtgärd" -mapp och sedan återvända när du är redo att göra fokuserat arbete inom det området.
2. FIOSP: Fakta, fråga, mål, strategi, plan
För många år sedan delade en mentor denna process med mig, och jag använder den hela tiden för problemlösning eller felsökningssituationer. Det är en enorm hjälp att organisera mina tankar och få en handlingsplan tillsammans, vare sig jag arbetar på mitt eget projekt eller med ett team.
Nästa gång du står inför en arbetskris måste du lösa ASAP, försök med detta:
Faktum
Börja med att få dina fakta raka. Du kan bli frestad att gå till antaganden, iakttagelser eller åsikter, hoppa till lösningar eller till och med skylla på roten till problemet. Men vid felsökning måste dina lösningar vara inbäddade i fakta i saken.
Låt oss till exempel säga att du försöker lösa problemet med en klient som inte är nöjd med den callcenter-tjänst som ditt företag tillhandahåller. Här är fakta:
Svarstiderna i callcenteret körs på 60% av de samtal som besvaras inom två minuter. Vårt kontrakt säger att vi måste svara på 80% av samtalen inom två minuter.
Problem
När du har lagt ner fakta om saken, ange frågan som drivs av fakta. Återigen, håll dig borta från skulden och titta på faktaens implikationer:
Kunden är översvämmad av anställdas klagomål om vår tjänst, vilket sätter våra framtida kontrakt med dem i riskzonen. Dessutom kostar vårt företag 1 000 dollar per dag i böter om att inte följa avtalet.
Mål
Det är här du får klarhet i vad ditt mål är i situationen. Det kommer att hjälpa till att identifiera klyftorna mellan fakta och mål.
Vårt mål är att besvara 80% av alla samtal inom två minuter enligt kontraktet, rensa den nuvarande orderstocken och stoppa de böter vi ådrar sig.
Strategi
Nu går du tillbaka och tittar på den stora bilden: hur problemen passar med fakta - och vad den rätta korrigerande åtgärden måste vara.
Vår strategi är att fixa de dåliga prestandan genom att få in utbildad reservpersonal, förlänga samtalstimmarna med två timmar varje dag denna vecka och vid behov köra samtal till ett välutbildat översvämningscenter.
Planen
När du har identifierat din strategi är det de taktiska stegen du tar för att genomföra den. Här kan du tilldela uppgifter och tidslinjer efter behov.
Kontohantering
- Granska korrigerande handlingsplan med kunden i slutet av verksamheten idag.
- Ge kunduppdateringar var 24: e timme tills servicenivåerna återupptas till kompatibelt pris.
Operationer
- Justera system så att det finns ytterligare två arbetstimmar av COB idag.
- Hämta ytterligare tre heltidsanställda senast tisdag.
Rättslig
- Granska konsekvenserna av avtal som inte uppfyller kraven och bedöma skador hittills.
Genom att använda denna ram kan du snabbt och enkelt gå från huvudvärk till lösning och leda ditt team till en mer produktiv konversation kring lösa problem på arbetsplatsen.
3. BRAN: Fördelar, risker, alternativ, ingenting
Nej, inte pratar om spannmål här! Det är en snabb förkortning för att hjälpa dig utvärdera fördelar, nackdelar och konsekvenser för att fatta ett beslut.
Säg till exempel att din avdelning försöker besluta om att anställa en ny anställd för att hjälpa till med sociala mediekampanjer.
Låt oss titta på BRAN.
fördelar
- Växa intryck och varumärkesmedvetenhet genom att skapa en konsekvent närvaro i de fem bästa sociala medieplatserna som vår publik använder.
- Utöka vår adresslista.
- Öka webbsidorna.
- Håll oss i framkant på marknaden för sociala medier.
risker
- Det är svårt att mäta ROI på kampanjer på sociala medier. Hur vet vi om det fungerar?
- Lägger till ett antal räkningar och utgifter i samband med en ny hyra.
- Inte säker på om social varumärkesmedvetenhet kommer att bidra till kunder eller intäktsökning.
alternativ
- Tilldela sociala medier till befintlig personal i mindre skala och mät resultat.
- Hitta en lågkostnadspraktikant för att bevisa konceptet under sommaren.
- Dela kostnaden för en social mediehanterare med andra avdelningar i organisationen.
Ingenting
- Fortsätt status quo med nuvarande marknadsföringsinsatser, lägg inte till antal eller omfattning och gör inga förändringar för att växa upp sociala medier.
Kom ihåg att du alltid har möjlighet att göra ingenting. Ibland är "ännu inte" ett tillräckligt bra svar tills du samlar in mer information, mer finansiering eller ett tydligare uttalande om förmåner.
Arbetsplatsen kan ofta vara komplex, men att använda ramar och verktyg kan hjälpa till att skära igenom en del av den komplexiteten - och komma till lösningar och beslut som bättre tjänar dig och ditt arbete!
