Förlorad tid är aldrig funnen igen.
Benjamin FranklinTid är en nyckelresurs som vi helt enkelt inte kan fylla på. De 24 timmarna varje dag är allt vi får - när vi har använt dessa timmar förloras för alltid. Detta innebär att om du kämpar för att anpassa alla dina prioriteringar och "to-dos" i din dag, är det dags att leta efter metoder för att använda dessa timmar och minuter mer effektivt.
Här är några forskningsstödda förslag som kan hjälpa dig att få ut det mesta av din tid.
1. Värde varje minut
Som tränare har jag insett att vi på en grundläggande nivå tenderar att sälja oss kort inom tidsavdelningen. I många fall tillåter vi även andra att dra nytta av vår tid. Så det viktigaste steget i tidshantering är att ta äganderätt till vår tid, ge plats för de aktiviteter som är meningsfulla och produktiva och eliminera de som har mindre långsiktigt värde.
Det som skiljer värdefulla uppgifter är resultaten som är förknippade med din tidsinvestering. Till exempel kan du rutinmässigt delta i ett möte som innehåller mycket fram och tillbaka, men inte mycket action. Kan den tilldelade tiden användas bättre på en alternativ aktivitet, till exempel att ansluta till klienter eller samarbeta med kollegor? Ofta finns det möjligheter att ”mina” tid för mer produktiva aktiviteter - vi förbiser dem helt enkelt.
För detta ändamål, titta hårt på hur du har spenderat din tid genom att genomföra en kalenderrevision. Börja med den här övningen: Spela in dina timme-aktiviteter i två veckor. Läs sedan dina poster med dessa frågor i åtanke: Var tiden väl tillbringad? Fanns det solida fördelar med tiden? Skulle du gå samma väg igen? I många fall är ett "tidsfråga" faktiskt en "uppgift" -fråga. Så bortskaffa uppgifterna som tillför lite till din effektivitet.
2. Gör utrymme för mer fokus
Från att ringa telefoner till medarbetare som stannar vid skrivbordet för en prat, är distraktioner rikligt i de flesta kontorsmiljöer. (Att hantera ”drive-bys” kan vara en verklig utmaning.) Även om dessa distraktioner har blivit en accepterad del av arbetslivet, kan de föröka våra produktivitetsnivåer. När vi är i stopp-och-start-läge hela dagen, befinner vi oss som upprepar uppgifter, tappar vår plats och snurrar våra hjul. Det kan faktiskt ta 20 minuter eller längre tid att fokusera igen efter ett avbrott.
I vissa fall är öppna kontor skyldigheten. Men vi bidrar också till problemet med de val vi gör. Psykolog Daniel Goleman diskuterar att vi måste ta kontroll och skydda oss från våra egna scheman - bygga tid in i våra arbetsliv för att fokusera djupt på viktiga uppgifter. Vi måste identifiera tidsskivor när vi, som Goleman förklarar, har möjlighet att "koka" och koncentrera oss helt.
Du kan överväga att tystna din mobiltelefon eller använda Googles Inbox Pause-funktion för att stänga av inkommande e-post i en timme eller så varje dag. Du kan också fråga din chef om att avsätta två, oavbrutna tidsperioder på 30 minuter under din arbetsdag, kanske när din dag börjar, vid lunchtid eller vid dagens slut, där du kan hoppa ner och göra fokuserat arbete.
Du kommer sannolikt att bli förvånad över hur mycket du får ut den tiden.
3. Tama förhalning
Förhalning är en av de vanligaste utmaningarna på arbetsplatsen - och för några av oss; det kan bli en enorm tidslöshet. Även om förhalning kan komma från att känna sig överväldigad eller underförberedd (i vilket fall inte försena sökningen), tyder forskning också på att förhalning kan uppstå som ett resultat av hur vi ser uppgifter och mål. Specifikt kastar vi vissa uppgifter i ett mycket negativt ljus - till exempel: "Jag kommer att avsluta rapporten före fredag, så min chef blir inte upprörd över mig." Dessa kallas "undvikande" -mål - du slutför dem för att undvika en negativ konsekvens - och intressant nog har de en större tendens att korreleras med förhalning.
Men här är de goda nyheterna: Du kan bromsa förhalning genom att försöka se dessa uppgifter annorlunda, omforma dem som ett "strategi" -mål jämfört med ett "undvikande" -mål. Om du vill ha en viss uppgift kan du försöka se den i samband med ett eventuellt mer tilltalande resultat. Kan dess genomförande bidra till att främja ett större, mer positivt mål - till exempel att imponera klienter eller ses som en lagspelare? Detta kan hjälpa dig att hålla kursen. En extra bonus? Inriktningsmål verkar ge mer tillfredsställelse när de slutligen uppnås.
Prova en av dessa strategier och se om saker och ting förändras till det bättre. Låt oss veta hur du har det på Twitter @dailymuse och @MRGottschalk.
Vill du få mer ut av din dag? Registrera dig för vår Hack Your Work Life-klass vid Muse University!
