När du närmar dig att skriva ett rekommendationsbrev bör du vara smickrad och förhoppningsvis upphetsad att hjälpa din kollega eller gamla kollega. Men det här scenariot kan också vara nervtäckande - när allt kommer omkring hjälper du att bestämma någons framtid! Hur kan du passa alla hennes fantastiska egenskaper på en liten sida? Tänk om du inte säger rätt sak?
Pausa och ta andetag. Att skriva ett brev är inte raketvetenskap, särskilt om du känner positivt till den person du rekommenderar. Jag har skrivit många recepter på min dag, till och med ghostwriting dem för verkställande direktörer i många olika företag (ja, chefer delegerar denna uppgift), och på vägen har jag lärt mig några saker som förenklar processen. Följ dessa steg för att skriva ett brev som hjälper din kollega att bli anställd.
1. Gör din bakgrundsforskning
Rekommendationsbrev kan begäras av en hel mängd skäl - en ansökan, nominering av utmärkelsen, godkännande i en skola eller styrelse och mer. Så även om du vet allt som finns att veta om kandidatens nuvarande situation, arbetsetik och tidigare framgångar har du fortfarande inte all information du behöver. Ta reda på varför den rekommenderade ber dig om ett brev och vad hennes läsare kommer att leta efter i det.
Innan du börjar skriva ska du fråga följande:
Dessa frågor hjälper dig att styra innehållet i ditt brev och säkerställer att du placerar kandidaten för jobbet eller utmärkelsen på bästa sätt.
2. Följ formeln
Rekommendationsbrev bör behandla tre saker: ditt förhållande till kandidaten, din utvärdering av hennes arbete och hur hon jämför med andra du har arbetat med i liknande positioner (aka, varför hon sticker ut). Så när du skriver, strukturera brevet runt dessa områden:
Förklara ditt förhållande
Först bör du förklara arten av ditt arbete med kandidaten mot början av brevet. Detta kan vara ett enkelt uttalande som beskriver när du arbetade med henne, hur länge och i vilken kapacitet. Till exempel: ”Jane var kontochef på mitt företag från 2010 till 2013, där hon var ansvarig för att planera, utveckla och genomföra marknadsföringsstrategi för fem av våra största kunder. Som hennes chef var jag bevittnad … ”
Utvärdera kandidaten
Efter att ha förklarat din relation är det nästa prioritet att utvärdera din kollegas arbete. Detta borde vara köttet i ditt brev, men det exakta innehållet kommer att variera baserat på vad du rekommenderar henne för. Om du till exempel vet att den position hon ansöker är i ledningen kanske du vill fokusera på hur bra hon arbetade inom ditt team och hennes naturliga förmåga att bli en bra ledare. Om jobbet hon ansöker är mer av en teknisk position, eller kanske en skrivposition, ska du fokusera på hennes förmåga att jonglera flera projekt samtidigt medan hon levererar resultat.
I alla fall vill du förklara vad du såg i hennes arbete och peka på konkreta resultat hon producerade. Kom ihåg att det alltid är bättre att visa, inte berätta. Om du säger att hon kan utveckla och implementera sofistikerad marknadsföringsstrategi, peka på saker som den totala marknadsföringsbudgeten som hon lyckades och den procentuella ökning som säljteamet såg under sin tjänstgöring. Alla siffror eller statistik du kan hänvisa kommer att hjälpa till att måla en stark bild av vad hon exakt uppnådde.
Gör en jämförelse för att försegla affären
Att jämföra kandidaten med andra personer du har arbetat med kan vara ett kraftfullt sätt att erbjuda en stark rekommendation. Du kan säga att någon är "den mest effektiva projektledaren jag någonsin har jobbat med", eller "en av de tre bästa anställda som jag någonsin har lyckats." Använd naturligtvis bara uttalanden du verkligen tror!
Detta kan också vara ett sätt att överföra alla problem som en anställningschef kan ha. Om du till exempel rekommenderar en kandidat som är ung eller som inte har mycket erfarenhet kan det säga att hon visar "mognad och strategiskt tänkande långt bortom sina år och erfarenhetsnivå".
Om möjligt, använd en berättelse eller anekdot för att demonstrera ett av ovanstående områden. Det är lätt att läsa igenom ett brev och se att en kandidat har starka egenskaper, men till slut kasta den åt sidan för att det inte var något anmärkningsvärt eller konkret att komma ihåg henne av. Å andra sidan är det svårt att glömma någon som har haft en uppenbar inverkan på och en verklig koppling till sina tidigare kollegor.
3. Sätt i sista handen
Nu logistiken: Först är den som samlar in och läser rekommendationsbrev troligen upptagen och har många andra sidor att läsa igenom. För att få bästa möjliga resultat, håll snabbt ditt brev kort (högst en sida) och till punkten. När det gäller ton, vill du vara formell och professionell, men också entusiastisk. En ljum rekommendation kan lika bra vara en dålig rekommendation, så se till att du förmedlar hur mycket du gillar kandidaten.
Använd ditt företags brevhuvud och inkludera din signatur och kontaktinformation längst ner. Inkludera ett datum, adressera mottagaren med namn (om möjligt) och avsluta med ett uttalande om din vilja att diskutera kandidaten vidare, till exempel "Om du har ytterligare frågor, tveka inte att ringa mig."
Brev är bara början på de olika typerna av rekommendationer du kan bli ombedda att göra, men dessa steg kan hjälpa dig genom vilken form som helst. Oavsett om du tjänar som en tidigare anställds referens via telefon eller rekommenderar en kollega på LinkedIn, gör din forskning, följ formatet och håll dig entusiastisk. Du (och din kollega) borde vara bra att gå!
Kom ihåg slutligen att om en kollega ber dig om en rekommendation, har du påverkat henne och hon kommer att vara evigt tacksam om du hjälper på hennes väg till framgång. Brevskrivprocessen kan verka stressande, men det är verkligen en ära.
