Som journalist med nästan ett decenniums erfarenhet bakom redaktörens skrivbord har jag fått hundratals tonhöjder från PR-chefer, frilansförfattare och ivrig läsare. Och jag vet att det inte finns något som att se ditt namn på tryck. Att komma dit dit kan dock vara frustrerande.
Oavsett om du är frilansande författare som hoppas bryta dig in i en publikation eller en PR-chef som vill dela din klients historia, finns det ett rätt sätt (och ett fel sätt) att sätta upp din idé. Och din strategi kan vara skillnaden mellan att plocka en redaktörs intresse och stänga av honom eller henne helt.
För att säkerställa att din tonhöjd har bästa chans att accepteras, gör inte dessa tre klassiska misstag.
Fel nr 1: Ansöker om kända publikationer innan du har en portfölj
Ja, att sträcka sig själv och sikta högt är prisvärda och viktiga egenskaper. Men som på något annat område kräver prestigefyllda roller en grund. De författare du ser visas i nationella tidskrifter började antagligen inte där - och precis som dem måste du arbeta dig upp.
Det första steget är att bygga upp ett arbete. När du granskar en tonhöjd vill en redaktör se klipp - eller prover - av ditt tidigare publicerade verk. Och om du inte har klipp måste du skaffa några.
Börja i det små: Se vilka mindre branschpublikationer eller lokala möjligheter som finns tillgängliga för dig. Jag bodde i Boston när jag först började freelancing på sidan av mitt heltidsjobb, och jag kontaktade lokala, veckovisa publikationer om potentiella möjligheter. Dessa mindre butiker gav en chans att öva mina intervju- och skrivfärdigheter utan massor av tryck (jag fick regelbundet betalt i böcker och filmbiljetter).
Ett annat sätt att bygga din portfölj och ditt rykte som expert är att hitta ett ämne som du är passionerad och kunnig om och starta en blogg eller personlig webbplats. Därifrån, fråga om gästpost på andra webbplatser. Innan du vet om det har du flera poster att inkludera i framtida tonhöjder.
Fel nr 2: Skicka en olämplig tonhöjd
Redaktörer är upptagna människor. Du är förmodligen en upptagen person också! Så slösa inte din tid - eller någon annans - genom att skicka en tonhöjd som inte har någon chans att bli accepterad.
Jag ska ge dig ett exempel från mitt eget arbetsliv. Jag tillbringade fem år som redaktör för en regional publikation, som bara täckte nyheter från en mycket specifik geografisk plats. Jag kan inte berätta för dig hur många gånger jag fick historiaidéer från vårt täckningsområde - ibland långt utanför -.
Det här är historier som vi aldrig någonsin skulle publicera. Och när jag såg en tonhöjd för en berättelse som ägde rum på andra sidan landet visste jag att personen som lämnade in idén aldrig hade tagit upp en kopia av vårt tidskrift eller besökt vår webbplats. Dessa platser gick in i min papperskorg. Omedelbart.
De flesta platserna som Anne Mostue, en producent och reporter för WGBH, en offentlig radiostation i Boston, Massachusetts, tar emot är från PR-företag. "En av mina husdjursfodrar får en tonhöjd från människor som helt klart inte lyssnar på allmän radio eller förstår vad vi täcker på våra program, " säger hon. Rhea Saran, chefredaktör för Conde Nast Traveler-Middle East , håller med. "Jag gillar inte vaga platser, " säger hon. "Jag gillar välgrundade platser som jag tydligt kan se en plats för i tidningen."
Din berättelse kommer inte att vara rätt för alla medier. En tidning för jakt- och fiskeentusiaster täcker inte bröllopstrender, oavsett hur lysande artikeln kan vara. Börja med att leta efter publikationer som passar din idé. Här är några saker att tänka på:
1. Geografi: Var sker din berättelse? Om du visar en profil om en välkänd communitymedlem i Phoenix, Arizona, är lokala tidningar och tidskrifter ett bra ställe att börja.
2. Ämne: Vad eller vem handlar din berättelse om? Det finns alla möjliga nischpublikationer - tänk webbplatser och tidskrifter om klassisk bilsamling, vetenskap, stickning, husdjur, hemdesign - you name it! Om din berättelse berör ett specifikt ämne kanske geografi inte spelar någon roll.
3. Aktualitet: När inträffar din berättelse? Observera att tidskrifter, tidningar och online-butiker har mycket olika tidtabeller. Många månatliga tidskrifter planerar sin redaktionella kalender ett år i förväg, och deras produktionstid varar mycket längre än en daglig eller veckovis publikation.
Fel nr 3: Skicka din plats till vem som helst (eller alla)
Även om det är ett extra steg, ta dig tid att fråga om inlämningsriktlinjer för alla publikationer du slår till. Redaktionen skapade dessa riktlinjer av en anledning - för att underlätta processen för både dig och dem - så se inte bort från informationen.
Riktlinjerna för inlämning bör också berätta var och till vem du ska skicka din tonhöjd. Om du inte hittar inlämningsinställningar eller en kontaktperson på publikationens webbplats, ring kontoret - ofta kan receptionisten skicka dig i rätt riktning eller berätta vem du ska adressera en tonhöjd. Det här är viktigt: En av mina husdjursfodrar får en tonhöjd som börjar med, "Till vem det kan oroa dig." Eller värre: att få en tonhöjd där mitt namn är felstavat. Kom igen folk! Du har bara några sekunder att imponera på redaktören med din tonhöjd; förstör inte det genom att stava hennes namn fel.
Som sagt, en tonhöjd som skickas via e-post är alltid att föredra framför ett telefonsamtal, så redaktören kan granska det när han är bekvämt och gå tillbaka till det senare. Låt redaktören veta vad du vill skriva om och ge en idé om de personer du skulle intervjua för berättelsen. Detta visar att du har tänkt på hur du vill utforma berättelsen och att du har slutfört lite preliminär forskning. När du har skrivit ut all relevant information, glöm inte att granska din e-post för längd - en kortfattad tonhöjd är mycket bättre än en lång.
Slutligen, även om det verkar så uppenbart, se till att köra ditt brev trots ditt stavkontrollprogram. Ingen kommer att anställa en författare som inkluderar skrivfel i en tonhöjd!
Du lägger mycket tid och ansträngning i din berättelse. Så ta lite tid att skapa din tonhöjd också. Undvik misstagen ovan och lägg din bästa fot framåt - det kan bara göra skillnaden.
