Insamlingsevenemang är utmärkta sätt att skaffa pengar och medvetenhet för din organisation. Men om du arbetar på en liten ideell organisation kan det vara svårt att hitta personal (och tid!) För att faktiskt planera sådana evenemang.
Det är där en värdkommitté kommer in.
Enkelt uttryckt är en värdkommitté en grupp volontärer som tar ansvar för att planera ett evenemang. Det faktiska ansvarsomfånget kan ändras från organisation till organisation (eller till och med evenemang till evenemang), men i allmänhet kan du förvänta dig att de bjuder in gäster, marknadsför evenemanget och köper en biljett för att delta.
Som med alla frivilliga behöver dock en värdkommitté vanligtvis någon riktning för att bäst tjäna dina organisatoriska mål. Här är några tips för att hantera en värdkommitté för att göra din nästa bash till en kross.
1. Välj klokt
Bra värdkommittémedlemmar borde ha två viktiga attribut: De borde ha en stor, inflytelserik kontaktkrets och de ska inte vara rädda för att nå ut till dem.
För att göra det mest effektivt bör emellertid dessa kommittémedlemmar redan ha viss erfarenhet av din organisation och vara bekanta med det arbete du gör. Det gör att de kan prata med potentiella givare med mer auktoritet och tala utifrån sin egen erfarenhet, vilket alltid är mer effektivt. Med detta i åtanke kan du granska dina givarlistor och frivilliga programlistor för att se vem som kan passa.
Om du behöver hjälp utöver det - till exempel för att planera evenemangets logistik - välj utskottsmedlemmar som har en meritlista för att dyka upp och få arbete effektivt vid andra evenemang som din organisation har varit värd.
Eftersom jag är den enda dedikerade insamlingen för personal i min nuvarande organisation, drar jag bara värdkommittémedlemmar från min stora givar- och prospektlista. Genom att göra det kan jag planera evenemanget och kultivera givare samtidigt.
När jag var på en större organisation som gjorde mer pressutbud om våra evenemang försökte vi dock få kändisnamn i vår värdkommitté. De kunde ofta inte hjälpa (och ibland deltog inte ens!), Men det fick uppmärksamheten från samhället och underhållningsförfattare, som sedan skulle täcka evenemanget.
2. Var tydlig om skyldigheter
Utmaningen med många volontärarbete är att det finns få konkreta förväntningar eller sätt att hålla människor ansvariga.
Även om du verkligen måste komma ihåg att frivilliga utför sina uppgifter av goda hjärtan, föredrar de flesta frivilliga jag känner tydliga instruktioner och riktlinjer för vad som kommer att vara till hjälp för genomförandet av evenemanget. Jag gillar att utarbeta en "jobbbeskrivning" för varje evenemang jag gör, där jag redogör för värdkommittémedlemmarnas ansvar - så att de vet vad de kan förvänta sig, jag kan hålla dem på rätt spår och vi stannar alla på samma sida.
Såvitt detta ansvar går kan värdkommittéer göra allt från att hämta mat och förnödenheter till att utforma inbjudningar till att göra stora donationer. Ta bara reda på vad du behöver och be om det i din volontärbeskrivning.
Den bästa beskrivningen som jag hittills har sett är från Equality Hawaii, som inte bara fastställer uppgifter för värdkommittén, utan också innehåller ett donationsformulär, vilket gör det enkelt för volontärer att bidra med den gåva som krävs för värdkommitténs medlemskap. Den här typen av avtal är inte lämplig för alla organisationer, men det är en stor inspiration för en växande ideell organisation.
3. Säg tack
De första du ringer, e-post eller skriver till dagen efter ditt evenemang bör vara din värdkommitté. Så snart jag bekräftar min värdkommitté adresserar jag faktiskt tackkort så jag har en mindre sak att göra morgonen efter soiree.
Du vill också få deras perspektiv på hur händelsen gick - om det finns något kan du göra bättre nästa gång, om någon av deras gäster var intresserade av att engagera sig mer i organisationen och om de gillade sig totalt sett. Denna värdefulla information kan säkerställa att dina evenemang är mer effektiva i framtiden och att din organisation kan dra nytta av nya möjligheter.
Viktigast av allt är att du vill försäkra dina frivilliga att när de gör en så stor tid och ekonomiskt åtagande för dig så uppskattar du det.
Glada volontärer - särskilt välkopplade och potentiellt rika lyckliga volontärer - är kanske den bästa resursen du kan ha som en liten ideell organisation. Om du behandlar dem klokt och väl kommer du inte bara att ha den hjälp du behöver för att planera och genomföra ett bra evenemang, utan du kan också öka din insamling till nästa nivå.
