Som någon som driver en stor organisation med dussintals virtuella anställda har jag sett min rättvisa andel e-postmeddelanden. Och som alla andra saker i livet är vissa meddelanden bättre än andra.
I en e-postkorrespondensvärld är "ugh" förmodligen det sista du vill att din chef ska säga när du läser ditt meddelande. Så, vilka typer av meddelanden bör du undvika att skicka, och hur kan du göra dem bättre? Nedan finns tre främsta exempel.
1. Onödiga uppföljningsmeddelanden
Uppföljande e-postmeddelanden finns i alla former och former, så vad gör en onödig? Om allt ditt meddelande gör är att be din chef skicka e-post till dig, blir det mer besvär än en viktig korrespondens.
Många människor skickar dessa e-postmeddelanden från paranoia att de har gjort något fel eller missat något, men jag kan säga er från en bossperspektiv att det är förvärrande att få flera uppföljningsmeddelanden när någon inte har gett mig en chans att andas.
Ett exempel: För länge sedan hade jag en anställd som skulle få panik om jag inte svarade på hennes e-postmeddelande inom en timme och tänkte att det betydde att hon hade gjort något fel (när jag i verkligheten bara inte hade fått till hennes e-post). Jag kan tänka på en speciell instans när jag kom hem från en lång dag för att hitta sex (ja, sex !) E-postmeddelanden från henne med frågan om jag hade fått hennes meddelande.
Usch.
Vad du ska skicka istället
Även om de flesta inte skulle vara så paranoida att skicka sex uppföljningsmeddelanden på en dag, kan till och med bara en dålig uppdaterad e-post lämna din chef irriterad.
Såvida inte innehållet i din e-post behöver hanteras idag (i vilket fall borde du förmodligen prata med din chef personligen istället för att skicka e-post), föreslår jag att du väntar minst 24 timmar och sedan skickar det jag gillar att kalla "faux follow -up ”-meddelande.
Detta innebär att du skickar din uppföljning ("Kontrollera bara för att se till att du har fått kvartalsrapporterna som jag skickade för dig för två dagar sedan"), men du kommer också att inkludera lite annan information, oavsett om det är en fråga om en kommande presentation eller en uppdatering av ett aktuellt projekt ("Åh, och vi har precis fått de senaste numren på X-kontot, och försäljningen ökar med 30%!"). Detta låter dig snekligt be din chef om en uppdatering och samtidigt ge honom eller henne lite information som kommer att tillföra något värde, vilket gör att det känns mindre som att du bara bugar honom eller henne.
2. E-postmeddelanden med nya idéer
Jag älskar absolut entusiastiska medlemmar i teamet, men något som blir lite överväldigande är när de anställda skickar alla sina nya idéer - i separata e-postmeddelanden. Jag fick en gång 10 olika e-postmeddelanden inom 24 timmar eftersom någon i marknadsföringsteamet fick en inspiration och fortsatte att skicka mig nya idéer.
Även om det var fantastiskt att ha så många nya saker att prova, var det också extremt förvirrande att försöka katalogisera allt och hålla reda på varje e-postmeddelande och idé som kom in. Även när bara ett e-postmeddelande kommer med nya idéer eller koncept, så är det så enkelt att förlora det i det svarta hålet som är min inkorg.
Vad du ska skicka istället
Först skulle jag rekommendera att vänta på en mer lämplig tid att ta fram idéer. När det gäller anställd på marknadsföringsteamet, skulle jag ha väntat tills Google Hangout-mötet vi hade planerat för följande vecka för att få upp allt detta.
Om du inte är säker på när rätt tid är - eller e-post är det enda alternativet av någon anledning - skulle jag rekommendera att du skickar e-post till din chef för att säga att du har några nya idéer och du vill veta vad som är det bästa sättet att dela de skulle vara. Om min anställd hade bett mig om det, skulle jag ha sagt henne att skicka ett e-postmeddelande med ett Word-dokument fyllt med allt hon ville. Det hade varit mycket mer strömlinjeformat och lätt att spara för senare. Din chef kan föreslå ett snabbt samtal för att prata igenom dem eller be att du lagerför idéerna och sedan skicka dem massor på en viss veckodag.
3. E-postmeddelanden där din chef är certifierad utan anledning
Alla yrkesverksamma skulle bli irriterade av att bli CCed på e-posttrådar som de egentligen inte är en del av: Det bidrar bara till den växande högen med e-postmeddelanden, och du slutar slösa tid på att läsa något som du förmodligen inte behöver vara.
Ur anställdas perspektiv får jag det: Du vill se till att din chef vet att du gör ditt jobb och att du försöker hålla kommunikationslinjen öppen. Men för det mesta, allt detta verkligen är att täppa till din chefens inkorg.
Vad du ska skicka istället
Om inte din chef absolut behöver vara i slingan, ta honom eller henne ut från CC-linjen och skicka en mycket kort sammanfattning av relevant information som kom upp under samtalet när samspelet är över (”FYI, Company Y kommer att vara i den berättelsen på Z-datum ”). Det håller din chef informerad om vad som händer, utan att hålla honom eller henne ständigt i slingan när du räknar ut detaljerna. Ett e-postmeddelande trumpar definitivt 42!
Sammantaget är spelets namn genom att skicka e-post till din chef att effektivisera dina meddelanden och vara mer selektiv vad du skickar. Det låter kanske intuitivt, men om jag får färre e-postmeddelanden från en anställd, men alla är meningsfulla, tror jag förmodligen att den personen gör ett bättre jobb än någon jag hör från hela tiden.
