Power 1-verktyget för konsulterna är PowerPoint. Presentationer - alias, "däck" - används i nästan alla konsultsituationer, inklusive slutrapporter (inga massiva Word-dokument här), formella presentationer och detaljerade analysdokument.
Och efter att jag skapat några hundra (tusen?) Av dem på min dag har jag lärt mig några proffstips för att sätta ihop presentationer som är övertygande, övertygande och allvarligt imponerande. Prova dessa strategier för din nästa PowerPoint för att wow dina kunder - eller din chef.
1. Använd Pyramidprincipen
Innan du ens börjar bygga din presentation är det viktigt att tänka på strukturen. Eftersom presentationer ofta levereras till upptagna människor med mycket sinne, är skarp och kort kommunikation oerhört viktig. Och om du inte planerar din övergripande struktur i förväg, är det osannolikt att din presentation kommer att berätta den lättförståelige historien du vill ha den.
Pyramid Principle är en metod som används av många konsultföretag för att vägleda strukturerad kommunikation. I grund och botten bör en bra presentation av information flyta från en översiktsnivå ner till mer detaljerad information - precis som en pyramidform. Så ditt däck bör börja med svaret eller rekommendationen först och sedan följa med stödjande argument och fakta: "Jag rekommenderar X och Y. Rekommendation X stöds av fakta 1, 2 och 3 …"
Att hålla denna struktur i åtanke är kraftfull av några orsaker. För det första kan du ange dina poäng till din publik innan de börjar ställa frågor och hjälper dem att fokusera på det som är viktigt under hela presentationen. Men det underlättar också din presentation av presentationer, eftersom du inte behöver uppfinna hjulet igen och oroa dig för hur du bäst organiserar ditt meddelande.
2. Gå på Tagline-tåget
Du använder förmodligen redan titlar i dina PowerPoint-presentationer, men visste du att du borde använda taglines också? Taglines är i huvudsak "ämnesmeningar" som sammanfattar nyckelmeddelandet för varje bild i en mening. Vanligtvis placerad direkt efter titeln, bör de hjälpa till att kommunicera din berättelse under hela presentationen och se till att läsarna snabbt kan smälta innehållet i bilden.
Vad är skillnaden mellan en titel och en tagline, frågar du? En titel berättar vad som finns på bilden, medan en tagline förklarar vad som ska läraas av bilden. Så en titel kan vara i linje med "Executive Summary" och en tagline kan läsa, "Efter att ha genomfört en detaljerad analys över organisationen, identifierade vi fem viktiga möjligheter som leder till en potentiell besparing på cirka 100 miljoner dollar."
Vill du veta om du har rätt? Skanna igenom dina bilder och titta bara på taglines. De borde kombineras till en effektiv berättelse om innehållet du presenterar och inte lämna några förvirrande luckor.
3. Lägg till bilagor
Du vet (eller åtminstone hoppas jag att du gör) att det är viktigt att hålla dina bilder enkla och obekväma för att göra en presentation som folk kan följa. Men särskilt om du förklarar en analys eller vet att din publik verkligen vill att data ska säkerhetskopiera dina påståenden kan det känns som om du måste packa dina bilder med massor av information för att vara övertygande.
Sluta.
Även om du vet att du behöver massor av stödinformation för det du berättar för din publik eller förutser frågor om din analys eller projektet, bör du inte överbelasta dina huvudbilder med allt detta. Jag garanterar att det kommer att överväldiga din publik, och de kommer inte att få det ultimata budskapet du försöker förmedla.
Istället ska du lägga till bilagor i slutet av ditt däck med allt stödmaterial som inte passar in i berättelsen om din presentation, men som kan vara användbar att ha. Dessa kan inkludera alla möjliga saker - data, vittnesmål, processkartor, ytterligare diagram - allt som kan vara användbart för att säkerhetskopiera det du säger, men som du inte nödvändigtvis behöver berätta historien. Genom att lägga dem i bilagan har du informationen där du kan bläddra tillbaka till om frågor uppstår, men din publik kommer inte att prassla i detaljerna och missa den stora bilden.
Kombinera dessa tips med Alex Cavoulacos råd för att skapa vackra PowerPoint-bilder, så kommer du att ha en knockout-presentation på nolltid.
