Kommunikation är hårt arbete. Enligt ny forskning tillbringar vi 1/3 av vår tid på kontoret via e-post - ett antal som säkert ökar.
Och det tar inte ens hänsyn till den stress som är involverad i att ta reda på hur man kan förmedla ett potentiellt svårt meddelande, som att be om hjälp, säga nej eller erkänna att du har trasslat.
För att få ut så mycket som möjligt av din tid och energi har vi samlat några av våra favoritskript och mallar för att skicka e-post (och några andra saker, som den irriterande LinkedIn-rekommendationen du behöver skriva) mycket lättare och mindre tidskrävande.
Oavsett om du jobbsökar, nätverkar, hanterar den dagliga arbetskommunikationen eller försöker bli en bättre chef, hitta din situation nedan, justera mallen efter din önskan och skicka bort den!
Jobbsökande
1. Du behöver ditt nätverks hjälp med att hitta ett jobb
Att nå ut till ditt nuvarande nätverk och låta dem veta att du är på jakt är ett helt säkert sätt att göra din jobbsökning enklare: Varför söka på egen hand när du kan ha en hel armé av kontakter som också håller utkik efter möjligheter? Men för att göra det mer troligt att de hjälper dig, gör det så enkelt som möjligt för dem genom att skicka ett e-postmeddelande som det här.
2. Du behöver en remiss hos ditt drömföretag
Du har ansökt om ett jobb hos ditt drömföretag - och märkte att en vän är ansluten till någon där. Att be honom eller henne att ansluta dig och garantera att du kan känna sig konstig, men det behöver inte vara det. Så här gör du på rätt sätt.
3. Du vill skriva det perfekta omslagsbrevet för att stryka dina färdigheter
Ditt försäkringsbrev bör inte bara gå igenom din jobbhistoria (det är ditt CV: s jobb). Att lyfta fram dina kunskaper kan vara ett bra sätt att blanda saker eller visa varför du skulle vara en idealisk kandidat om du har en mindre traditionell väg. Försök att fylla i den här mallen och se hur imponerande du låter.
4. Du måste skriva ett tackanteckning för en intervju
Speciellt om du intervjuar mycket, finns det ingen anledning att kämpa över varje enskild tackanmärkning. För en grundläggande anmärkning som får jobbet gjort, börja med den här mallen, justera den något för varje företag och roll och skicka den av EOD efter att du har intervjuat.
5. Du vill skicka ett tackmärke som verkligen går över och bortom
Om du precis har intervjuat för ditt absoluta drömjobb, kanske du vill gå längre än det grundläggande tacket. Kolla in den här mallen för en idé om hur du kan tillföra mervärde till företaget innan du ens erbjuds jobbet. Med detta tillvägagångssätt kommer anställningschefen att ha svårt att inte ta dig ombord.
6. Du ansökte om ett jobb en vecka eller två igen - och vill checka in
Har du inte hört tillbaka från ditt drömjobb? Om du har hållit andan i några veckor skadar det inte att skicka en kort, professionell uppföljningsmail, som den här.
7. Du måste avslå ett jobberbjudande
Du intervjuade, du har fått ett erbjudande - men du har bestämt att du måste avslå det. Håll ditt meddelande uppskattande, ge en kort förklaring varför och se till att hålla dörren öppen. Dessa idéer bör hjälpa till att skapa ditt budskap.
På kontoret
8. Du vet inte riktigt vad avsändaren ber om
Du känner till e-postmeddelandet: Det finns många ord, men ingenting sägs verkligen, och du får undra vad den andra personen vill ha av dig. Det kan verka som en knepig situation, men lösningen är faktiskt ganska enkel: Ställ tillbaka den till avsändaren för att be om förtydligande.
9. Du måste säga "nej" till något
Även om vi behöver göra det (eller verkligen vill göra det) har vi alla svårt att säga "nej." Oavsett situationen kommer dessa korta och söta skript att göra det mycket, mycket lättare.
10. Du måste säga "nej" till någon du verkligen vill hjälpa till
Att säga "nej" är särskilt svårt när det är någon du verkligen vill hjälpa till, du har bara inte bandbredden: en vän, en nära kollega eller någon som har gett dig stöd tidigare. Använd den här mallen för att göra det enklare och låta honom eller henne gå ner på det mest omtänksamma sättet.
11. Du får en komplicerad tvättlista över tankar, idéer och uppgifter
Den här e-postmeddelanden är en full av åtgärdsobjekt, frågor, tankar, kommentarer, uppgifter - listan fortsätter och fortsätter. Det skulle ta dig för evigt bara att rensa igenom meddelandet, än mindre göra jobbet. Ditt svar kommer att vara lite annorlunda beroende på om detta är en chef eller en kollega, men i vilket fall som helst måste du be om lite hjälp med att prioritera.
12. Du behöver mer information för att svara
Någon ställer dig en fråga ur det blå, och du har ingen aning om vad han eller hon pratar om. Eller har du ett sinne, men vet att du behöver lite mer information för att svara bra. Skicka snabbt e-post till avsändaren och ber om sammanhang eller specifika detaljer du behöver.
13. Din kollega gör ett projekt för svårt
Arbetar du med någon som gör något mycket (mycket) svårare än det behöver vara? Det kan vara svårt att föreslå ett bättre sätt utan att skada någons känslor, men genom att göra det gör du alla liv lättare. Välj bara dina ord med klokhet och använd fraser som påminner din kollega att du arbetar tillsammans på detta.
14. Du har en konflikt på arbetsplatsen - och du måste berätta för din chef
Självklart, att springa till din chef borde inte vara det första du gör när du har problem med en av dina medarbetare; prova att utarbeta det på egen hand innan du anmäler de högre uppgifterna. Men om situationen fortsätter att dyka upp, är det okej att prata med din chef - så länge du följer det här skriptet för att göra det utan att låta som att du gnäller.
15. Du måste avvisa ett projekt
Om du har blivit ombedd att göra ett projekt som du verkligen inte vill göra, vill du skriva lite mer än "absolut inte" tillbaka. Oavsett om det inte är en del av ditt jobb eller om du inte tycker att det är värt din tid, börja med dessa skript för att snyggt säga "nej."
16. Du avslutar ditt jobb
Att skriva ett avgångsbrev kan vara minst sagt skrämmande, men med den här enkla mallen har du ett fantastiskt brev skrivet och vara utanför dörren på nolltid.
Förvaltning
17. Du bjuder in en kandidat till en intervju
Oavsett om du intervjuar någon för första gången eller gör detta på reg och bara är trött på att skriva e-posten har vi den perfekta mallen för att bjuda in en kandidat till en intervju - full av alla detaljer han eller hon behöver att veta.
18. Du erbjuder en kandidat ett jobb
Du har intervjuat någon som dödade den och du är glad att bjuda in honom eller henne till teamet! Använd denna enkla mall för att få ut det erbjudandet ASAP.
19. Du stänger av en kandidat
Den här kan vara tuff, men tricket är att hålla det kort och till sak. Att kopiera och klistra in denna mall bör göra jobbet mycket enklare.
20. Du har ringt - och behöver berätta för dina kunder
Det kan vara svårt att leverera nyheterna om en kris eller problem till dina kunder eller klienter, men det ger dig chansen att visa att du är på topp och arbetar med problemet. Det här skriptet bör hjälpa till att få ut meddelandet snabbt - så att du kan spendera mer tid på att lösa problemet.
21. Du måste skriva en LinkedIn-rekommendation - snabbt
Håll dig inte hem när du har blivit ombedd att skriva en rekommendation till någon på LinkedIn. Fyll i ämnena i den här mallen så får du en framstående rekommendation på mindre än fem minuter.
nätverk
22. Du behöver en introduktion
Du vet att en vän eller kollega känner någon som skulle vara perfekt för dig att veta, vare sig det är för din karriärstillväxt, din jobbsökning eller din försäljningsinsats. Hur kan du be din kontakt att presentera dig - utan att låta behövande och irriterande? Den här mallen bör göra tricket.
23. Du har blivit ombedd att göra en introduktion
Om du har blivit ombedd av en kollega att presentera honom eller henne för en kontakt. Men du vill inte bara ansluta dem direkt - du vill se till att din kontakt är okej med att introduceras, så att du inte irriterar honom eller gör honom obekväm. Här är e-postmeddelandet att skicka för att få OK.
24. Du gör faktiskt introduktionen
Allt är sagt och gjort, och din kontakt är glad att bli introducerad till din vän. Bra! Använd den här korta mallen för att kort påminna varje person om varför du introducerar dem, och få det här ur dina händer!
25. Du måste förklara vad du gör
Oavsett om det är personligt vid ett nätverksevenemang eller via e-post med en ny kontakt, kan det vara svårt att förklara exakt vad du gör på ett sätt som inte är helt tråkigt. Tips: Berätta inte bara din jobb. Titta sedan på den här mallen för att göra din hissplan mer minnesvärd.
26. Du vill att en kund ska rekommendera dig till andra
Har några kunder som älskar dig - och hoppas att de kommer att sprida ordet om hur bra dina produkter eller tjänster är? Det här e-postmeddelandet gör det otroligt enkelt för alla att hjälpa dig.
27. Du har för många människor som ber "välja din hjärna"
Har du inte tid att svara på alla e-postmeddelanden som ber om informationsintervjuer, än mindre att de faktiskt pågår? Här är några strategier för att få det att fungera - eller stänga av dem - med skript som är enkla att e-post för varje.
Lätt nog, eller hur?
Innan du skickar meddelandet, kom dock ihåg dessa 25 grundläggande etikettregler för e-post, det vill säga om du vill att din e-post ska få ett svar.
