Som alla erfarna användare vet kan det vara en enklare att kunna spara en fråga. Det är en av anledningarna till att använda databaser som Microsoft Access kan göra arbetet mycket enklare. Databaser kan vara väldigt frustrerande att arbeta med när en användare vill skapa en perfekt fråga för ett projekt eller en rapport. Efter att ha gjort tweaks och ändringar i en fråga kan det vara svårt att komma ihåg exakt vilka förändringar som drogs vilket resulterar.
Det här är en mycket bra anledning att bli van vid att spara frågor med viss frekvens, även om de inte ger exakt vad användaren letar efter vid den tiden. När samma data krävs några dagar, veckor eller månader senare, kommer alltför ofta användare att upptäcka för sent att de glömde att spara den nästan perfekta frågan eller att de tidigare hade dragit resultaten de vill ha med en av de experimentella frågorna , vilket resulterar i mer experiment att få samma data.
Det här är ett scenario som nästan alla Access-användare kan relatera till, och en som lätt kan undvikas genom att vana att spara frågor, även om frågorna inte är rätt. Varje fråga som sparas kan innehålla några detaljer för att hjälpa användaren att avgöra vad som behöver anpassas, så att varje fråga inte behöver skrivas från början. Det betyder också att användarna kan kopiera en bra fråga och använda den som utgångspunkt för liknande frågor med bara några tweaks för att få olika data.
När sparar du frågor
Att spara en fråga är i sista hand en fråga, men för de som bara börjar är det ett annat okänt område. Nybörjare bör vana att alltid spara frågor eftersom det inte finns något sätt att veta när en oavsiktlig fråga slutar att ge exakt vad som behövs.
Även dessa experimentella frågor kan hjälpa en ny användare att bli bekant med de befintliga tabellerna, datarelationerna, primärtangenterna och andra komponenter och egenskaper i databasen. Detta inkluderar experimentella frågor när en användare först lär sig hur man skapar frågor i Access. Att kunna gå tillbaka och granska hur några ändringar mellan frågor ändras. Resultaten kan göra det mycket lättare att förstå hur frågor fungerar.
Det är upp till varje enskild person att bestämma när en fråga ska sparas, men om du inte är säker på att du ska spara en fråga ska du fortsätta och spara. Det är enkelt att ta bort frågor senare. det är mycket svårare att kopiera en från minnet ett par månader på vägen.
Så här sparar du frågor
Det finns inget som en lång och svår uppsättning instruktioner för att få en användare att avgöra en användbar eller till och med nödvändig åtgärd eftersom det tar för lång tid att slutföra. Åtkomst gör det mycket enkelt att spara frågor för att uppmuntra användare att spara sitt arbete när de går.
- Skapa en fråga.
- Ändra frågan tills du får de resultat som behövs.
- Träffa CTRL + S på en PC eller Cmmd + S på en Mac.
- Ange ett namn som är lätt att komma ihåg för senare sökningar.
Företag och lag bör upprätta riktlinjer för var att spara frågor baserat på typ, avdelning och andra områden samt en namngivningskonvention. Detta underlättar för anställda att granska befintliga frågor innan de skapar nya.
Rengöring efter experiment med frågor
Efter att ha spenderat mycket tid på att skapa den perfekta frågan, är de flesta redo att stänga och gå vidare till något annat. Om du lämnar ett register över ett stort antal experimentella frågor, även om det sparas på ett visst område för testfrågor, kan det vara svårt att hitta de användbara frågorna (om det inte finns en policy att radera alla frågor i ett experimentområde med jämna mellanrum grund).
Ett sätt att göra det enklare är att lägga till något på namnet på frågor som inte kommer att behövas igen. Det finns också möjlighet att skriva ut eller exportera frågor och deras egenskaper så att informationen inte är helt förlorad efter att ha raderats. Även om det kan vara svårt att veta vad som är och vad som inte är användbart i början, ju längre du håller på frågor, desto svårare blir det att komma ihåg vilka som är användbara och vilka ska raderas. Det är inte nödvändigt att ta bort frågor i slutet av en session, men det är en bra idé att rengöra frågor minst en gång i månaden.
Justera en befintlig fråga
Som användare experimenterar med olika frågor är det troligt att de kommer att upptäcka att några tweaks till en befintlig fråga kommer att ge bättre eller mer fullständiga data. Det är inte nödvändigt att ta bort dessa frågor och helt ersätta dem eftersom Access tillåter användare att uppdatera befintliga frågor relativt enkelt.
- Gå till frågan i Design se.
- Gå till fältet eller fälten som du vill uppdatera och gör de nödvändiga ändringarna.
- Spara frågan.
- Gå till Skapa > Fråga > Query Design > Visa tabell, då tabellen i samband med den modifierade frågan.
- Gå till Design > Frågor typ > Uppdatering.
- Granska uppdateringarna för att se till att rätt fält uppdateras.
Du kan också uppdatera tabellerna för de nya ändringarna innan du kör sökningen, om det behövs, men det är inte nödvändigt.
Uppdatering av befintliga frågor kan spara användare mycket tid och energi (samt extra föråldrade frågor) som annars skulle gå till att skapa samma fråga med några små ändringar från början.
