Jag är ett stort fan av att spara tid, särskilt när det gäller e-post. Och ett av mina favorittrick för att göra det är att inte skriva ut mer än jag absolut måste.
Nej, jag använder inte någon e-postversion av korthet - jag använder Googles konserverade svar. Inte bekant? Med detta Google Lab kan du spara valfritt antal svar och enkelt infoga dem i dina e-postmeddelanden. (Se hur du ställer in det, med tillåtelse av Gadgetwise.)
Min tumregel? Om jag har tvingat skriva ut exakt samma sak mer än en gång på en dag, blir det ett konserverat svar. Här är några som jag använder mig om och om igen som sparar massor av tid (och att skriva!) Också.
Ditt arbetsnummer eller konferenssamtal
Din kontorsadress, med vägbeskrivning och byggnadsingång eller parkeringsinstruktioner, om det behövs
Beskrivningen av din produkt eller tjänst
Information om timing eller prissättning för din produkt
Din roll och ditt jobb ( jag jobbar inom marknadsföring här och fokuserar på. )
Någon typ av policy som du regelbundet diskuterar med människor
Detaljer om undertecknande av kontrakt eller avtal ( Granska och inleda avsnitt A, C och E. )
Alla regelbundna uppdateringsmeddelanden som du skickar till ditt team ( veckans försäljningsnummer var … )
Information om ett kommande företagsevenemang ( vänligen gå med oss på på, där den presenterade talaren kommer att vara. )
Ett trevligt avslag på kalla försäljningsmeddelanden (Det här ser intressant ut, men vi tar inte på oss nya leverantörer för tillfället. )
Företags betalningsinformation ( Skicka fakturan till [email protected], så betalas du inom 30 dagar. )
Kort e-poststart när du presenterar två personer till varandra ( jag skulle vilja presentera dig för. )
Intro-e-post med dubbla opt-in ( jag ville checka in med dig innan jag presenterade dig för. )
Den överlämnade e-postmeddelandet ( min kollega, kan hjälpa dig med. )
Inter-office hand-off e-post ( , jag fick det här, men det verkar som om ditt territorium, så jag skickar det. )
Att skjuta ut något till ett senare tillfälle ( jag är lite överbelastad just nu, men kan du maila mig om två veckor för att hämta det här igen? )
Starta om en gammal e-posttråd ( jag hoppas att allt går bra. Jag ville hämta det här igen. )
Ställa in en tid att prata eller träffa ( jag bekräftar vårt möte vid kl. Och ser fram emot att träffa dig. )
Ditt svar när någon frågar dig om ett jobb hos ditt företag ( Det bästa sättet att se alla våra tillgängliga jobb är att besöka vår karriärsida. )
Det snabba svaret när någon vill välja din hjärna för råd ( jag är glad att schemalägga ett 15-minuters telefonsamtal för att diskutera. Fredagar är vanligtvis bra för mig. )
Schemalägga en intervju med blivande kandidater
Stänga av kandidater du inte anställer
Ett trevligt grattis via e-post till ett nytt jobb eller kampanj
En slutsats till din e-post ( Vänligen meddela mig om du har några frågor eller saker du vill diskutera. Tack. )
Allt annat måste du förklara om och om igen
Mindre typ, mer levande. Det är möjligt.
