Excel är ett elektroniskt kalkylprogram som används för att lagra, organisera och manipulera data. Data lagras i enskilda celler som vanligtvis organiseras i en rad kolumner och rader i ett kalkylblad; denna samling av kolumner och rader kallas en tabell.
Kalkylbladsprogram kan också utföra beräkningar på data med formler. För att göra det enklare att hitta och läsa informationen i ett kalkylblad har Excel ett antal formateringsfunktioner som kan tillämpas på enskilda celler, rader, kolumner och hela datatabeller.
Eftersom varje arbetsblad i de senaste versionerna av Excel innehåller miljarder celler per arbetsblad har varje cell en adress som kallas en cellreferens så att den kan hänvisas till formler, diagram och andra funktioner i programmet.
Ämnen som ingår i denna handledning är:
- Inmatning av data i tabellen
- Förbättra enskilda kalkylbladskolumner
- Lägger till det aktuella datumet och ett namnområde till arbetsbladet
- Lägga till avdragsformeln
- Lägga till nettolönformeln
- Kopiera formler med Fyllhantering
- Lägga till nummerformatering till data
- Lägger till cellformatering
Ange data i ditt arbetsblad
Att skriva in data i kalkylarkceller är alltid en tre stegs process. dessa steg är följande:
- Klicka på cell där du vill att data ska gå.
- Skriv in data i cellen.
- tryck på Stiga på tangent på tangentbordet eller klicka på en annan cell med musen.
Som nämnts identifieras varje cell i ett kalkylblad med en adress eller cellreferens, som består av kolumnens bokstav och nummer på raden som skär varandra vid en cells plats. När du skriver en cellreferens skrivs kolumnbokstaven först först följt av radenummeret - till exempel A5, C3, eller D9.
När du matar in data för den här handledningen är det viktigt att du matar in data i rätt arbetsark. Formler som angivits i efterföljande steg använder sig av cellreferenser för de data som nu har skrivits in.
För att följa denna handledning, använd cellreferenser för data som ses i bilden ovan för att mata in alla data i ett tomt Excel-arbetsark.
Fortsätt läsa nedan
02 av 08Utökade kolumner i Excel
Som standard tillåter bredden på en cell endast åtta tecken i vilken datainmatning som ska visas innan data slängs över till nästa cell till höger. Om cellen eller cellerna till höger är tomma visas de inmatade data i kalkylbladet, vilket framgår av kalkylbladets titel Avdragsberäkningar för anställda gick in i cell A1.
Om cellen till höger innehåller data, stympas innehållet i den första cellen till de första åtta tecknen. Flera celler av data som matats in i föregående steg, såsom etiketten Avdragsränta: gick in i cell B3 och Thompson A . gick in i cell A8 är avkortade eftersom cellerna till höger innehåller data.
För att korrigera detta problem så att data är fullt synliga måste de kolumner som innehåller den data utökas. Som med alla Microsoft-program finns det flera sätt att utvidga kolumnerna. Stegen nedan täcker hur du förstorar kolumner med musen.
Förbättra enskilda kalkylbladskolumner
- Placera muspekaren på linjen mellan kolumnerna A och B i kolumnrubriken.
- Pekaren ändras till en dubbelpilad pil.
- Klicka och håll ner vänster musknapp och dra dubbelpilad pil till höger för att bredda kolumn A tills hela inträdet Thompson A. är synlig.
- Förbättra andra kolumner för att visa data efter behov.
Kolumn bredder och kalkylblad titlar
Eftersom kalkylbladets titel är så lång jämfört med de andra etiketterna i kolumn A, om den kolumnen breddades för att visa hela titeln i cell A1, kalkylbladet skulle inte bara se udda, men det skulle göra det svårt att använda kalkylbladet på grund av luckorna mellan etiketterna till vänster och andra kolumner av data.
Eftersom det inte finns några andra poster i rad 1, det är inte fel att bara lämna titeln som den - spelar över i cellerna till höger. Alternativt har Excel en funktion som heter sammanslagning och centrum som används i ett senare steg för att snabbt centrera titeln över datatabellen.
Fortsätt läsa nedan
03 av 08Lägger till datumet och ett namngivna område
Det är normalt att lägga till datumet i ett kalkylblad - ganska ofta för att ange när arket senast uppdaterades. Excel har ett antal datumfunktioner Det gör det enkelt att skriva in datumet i ett kalkylblad. Funktioner är bara inbyggda formler i Excel för att göra det enkelt att slutföra vanliga uppgifter - till exempel att lägga till datumet i ett kalkylblad.
De I DAG funktionen är lätt att använda eftersom den inte har några argument - vilket är data som behöver levereras till funktionen för att den skall fungera. De I DAG funktionen är också en av Excels flyktiga funktioner, vilket innebär att den uppdaterar sig varje gång man räknar om - vilket vanligtvis är någonsin när kalkylbladet öppnas.
Lägger till datumet med funktionen TODAY
Stegen nedan kommer att lägga till I DAG funktion till cell C2 av arbetsbladet.
- Klicka på cell C2 för att göra den aktiva cellen.
- Klicka på formler fliken på band.
- Klicka på Datum Tid alternativ på band för att öppna listan med datumfunktioner.
- Klicka på I dag funktion för att ta upp Formelbyggare.
- Klick Gjort i rutan för att gå in i funktionen och återgå till kalkylbladet.
- Det aktuella datumet ska läggas till i cell C2.
Se ###### Symboler istället för datumet
Om en rad hashtag-symboler visas i cell C2 istället för datumet efter att du har lagt till I DAG funktionen till den cellen, beror det på att cellen inte är tillräckligt stor för att visa de formaterade data.
Som tidigare nämnts sprids oformaterade tal eller textdata över till tomma celler till höger om den är för bred för cellen. Data som har formaterats som en viss typ av nummer - till exempel valuta, datum eller tid, spolas inte över till nästa cell om de är bredare än cellen där de befinner sig. I stället visar de ###### fel.
För att rätta till problemet, bredda kolumn C med hjälp av metoden som beskrivs i föregående steg i handledningen.
Lägga till ett namngiven område
en namngivna intervall skapas när en eller flera celler har fått ett namn för att göra intervallet enklare att identifiera. Namngivna områden kan användas som ersättning för cellreferens när de används i funktioner, formler och diagram. Det enklaste sättet att skapa namngivna intervall är att använda namn rutan ligger längst upp till vänster på kalkylbladet ovanför radnummer.
I denna handledning, namnet Betygsätta kommer att ges till cell C6 att identifiera avdragsräntan tillämpas på löner för anställda. Det angivna intervallet kommer att användas i avdragsformeln som kommer att läggas till celler C6 till C9 av arbetsbladet.
- Välj cell C6 i arbetsbladet.
- Typ Betygsätta i Namnlåda och tryck på Stiga på tangent på tangentbordet
- Cell C6 har nu namnet på Betygsätta.
Detta namn kommer att användas för att förenkla skapandet av Avdragsformler i nästa steg i handledningen.
04 av 08Ange anställningsavdragsformeln
Excel-formler tillåter dig att utföra beräkningar på nummerdata som skrivs in i ett arbetsblad. Excel-formler kan användas för grundläggande nummerkrypning, till exempel addition eller subtraktion, samt mer komplexa beräkningar, till exempel att hitta en elevs genomsnitt på testresultat och beräkna hypotekslån.
- Formler i Excel börjar alltid med ett likartat tecken ( = ).
- Liknande tecken skrivs alltid in i cellen där du vill att svaret ska visas.
- Formeln är klar genom att trycka på Enter-tangenten på tangentbordet.
Använda cellreferenser i formler
Ett vanligt sätt att skapa formler i Excel innebär att man anger formeldata i kalkylark och använder sedan cellreferenser för data i formeln istället för själva data.
Den främsta fördelen med detta tillvägagångssätt är att om det senare blir nödvändigt att ändra data är det en enkel fråga om att ersätta data i cellerna snarare än att skriva om formeln. Resultaten av formeln uppdateras automatiskt när data ändras.
Använda namngivna områden i formler
Ett alternativ till cellreferenser är att använda namngivna intervall - såsom det angivna intervallet Betygsätta skapades i föregående steg.
I en formel fungerar samma namn som en cellreferens men används normalt för värden som används ett antal gånger i olika formler - till exempel en avdragsränta för pensioner eller hälsofördelar, en skattesats eller en vetenskaplig konstant - medan cellreferenser är mer praktiska i formler som endast refererar till specifika data en gång.
Ange anställningsavdragsformeln
Den första formeln skapad i cell C6 kommer att multiplicera Bruttolön av anställd B. Smith med avdragsränta i cell C3.
Den färdiga formeln i cell C6 kommer vara:
= B6 * hastighet
Med peka på att ange formeln Även om det är möjligt att bara skriva ovanstående formel i cell C6 och ha rätt svar visas, är det bättre att använda pekar för att lägga till cellreferenser till formler för att minimera risken för fel som skapas genom att skriva in fel cellreferens. Pekning innebär att klicka på cellen som innehåller data med muspekaren för att lägga till cellreferensen eller namngivna intervallet till formeln. Fortsätt läsa nedan Denna formel skapas i cell D6 och beräknar en anställdas nettolön genom att subtrahera avdragsbeloppet beräknat i den första formeln från Bruttolön. Den färdiga formeln i cell D6 kommer vara: = B6-C6
Relativa cellreferenser och kopieringsformler Hittills har avdrag och Netto lön formler har lagts till endast en cell vardera i arbetsbladet -C6 och D6 respektive. Som ett resultat är kalkylbladet för närvarande fullständigt för endast en anställd - B. Smith. I stället för att gå igenom den tidskrävande uppgiften att återskapa varje formel för de övriga anställda tillåter Excel under vissa omständigheter att formler kopieras till andra celler. Dessa omständigheter innebär oftast användningen av en specifik typ av cellreferens - känd som en relativ cellreferens - i formlerna. De cellreferenser som har angivits i formlerna i de föregående stegen har varit relativa cellreferenser, och de är standardtyp av cellreferens i Excel, för att göra kopieringsformler så enkla som möjligt. Nästa steg i handledningen använder Fyll handtag att kopiera de två formlerna till raderna nedan för att slutföra datatabellen för alla anställda. De fylla handtaget är en liten svart punkt eller fyrkant i det nedre högra hörnet av den aktiva cellen. Fyllhandtaget har ett antal användningsområden, inklusive kopiering av en cells innehåll till intilliggande celler. fyller celler med en serie siffror eller textetiketter och kopieringsformler. I det här steget i handledningen, fylla handtaget kommer att användas för att kopiera både Avdrag och Netto lön formler från celler C6 och D6 ner till celler C9 och D9. Kopiera formler med fyllningshandtaget Fortsätt läsa nedan Nummerformatering avser tillägg av valutasymboler, decimaler, procenttecken och andra symboler som hjälper till att identifiera vilken typ av data som finns i en cell och för att underlätta läsningen. Lägger till procentprocenten Lägga till valutasymbolen Cellformatering avser formateringsalternativ - till exempel att använda fet formatering till text eller tal, ändra datainriktning, lägga till gränser till celler eller använda funktionen för sammanslagning och centrering för att ändra utseendet på data i en cell. I den här handledningen tillämpas ovanstående cellformat på specifika celler i arbetsbladet så att det stämmer överens med det färdiga arbetsbladet. Lägger till fet formatering Ändra datajustering Detta steg kommer att ändra standardlinjen för vänsterjustering av flera celler för att centrera inriktningen. Sammanfoga och centrera celler De Sammanfoga och Center alternativet kombinerar ett antal valda i en cell och centrerar datainmatningen i den vänstra cellen över den nya sammanslagna cellen. Detta steg kommer att sammanfoga och centrera kalkylbladets titel - Avdragsberäkningar för anställda. Läggande av bottengränser till celler Detta steg lägger till de nedre gränserna till cellerna som innehåller data i raderna 1, 5 och 9
Ange nätlönformeln
Kopiera formler med fyllningshandtaget
Använda nummerformatering i Excel
08 av 08 Använda cellformatering i Excel
