Få saker gjort: GTD i ett nötskal

GTD eller Getting Things Done är ett personligt produktivitetssystem som hjälper dig att organisera och hantera dina åtaganden och ansvarsområden. Det utvecklades av produktivitetsguru David Allen och populariserades i sin bok Få saker gjorda . Målet att använda ett sådant system är att uppnå och upprätthålla en lugn, fokuserad kontroll över allt i ditt liv (både arbete och personligt) - användbart för både anställda på platsen och personer som regelbundet hanterar eller styr sin egen tid och uppgifter (distansarbetare, mobilpersonal och entreprenörer).

GTD Basics

Om du är intresserad av personlig produktivitet eller arbetsflödessystem, bör du läsa David Allens Få saker gjorda "Stressfri produktivitetskonst". Oavsett om alla hans rekommendationer gör ett ackord med dig, erbjuder boken många användbara råd för att hantera din tid och ditt ansvar.

För en snabb översikt över GTD-systemet, här är några av de grundläggande principerna för denna produktivitetsmodell:

Fånga allt du behöver göra, tänker på, kan behöva delta i - det vill säga "grejer" - på en betrodd plats (en fysisk och / eller digital inkorg). Denna första övning är att bara dumpa all information som flyter i ditt huvud eller i olika delar av ditt hus i din inkorg - utan att du behöver analysera eller organisera den först. Att göra detta kommer att hjälpa till att rensa ditt sinne och ge dig en tillförlitlig plats att hitta de udda bitarna av information du behöver vid någon tidpunkt. För många människor kan bara detta steg vara befriande
Regelbundet (t.ex. veckovis) går igenom din inkorg för att sortera informationen och uppgifterna i tre huvudavsnitt:
- Kalender: Tidskänsliga åtgärder och saker som måste hanteras vid en viss tidpunkt. Jag använder Google Kalender för det här eftersom det tillåter mig att se möten och få påminnelser när du är på språng det synkroniserar också bra med Outlook.
- Handlingslistor: Listor över de fysiska, synliga åtgärder som krävs för att gå till nästa steg för att slutföra ett projekt eller uppfylla ett åtagande (t.ex. "Samtal" eller "Google-sökning"). Om något av dina åtaganden kräver mer än ett steg, lägg till dem till "Projekt" listor. Jag använder online-listan Toodledo eftersom den har en gratis Android-app, men andra gillar också Remember the Milk. Eller du kan använda papperslistor eller indexkort. Kom ihåg att målet är att hitta det som fungerar bäst för dig.
- dagordningar: Dessa listor tar upp saker som involverar andra människor eller kan behöva diskuteras i möten. Andra speciallistor fångar "Waiting" och "Maybe / Someday" -alternativen.
Veckovis eller dagligen, se din kalender och listor över nästa åtgärder så du kan flytta dina åtaganden till slutförandet.
- Tickler-fil: Ett användbart verktyg som David Allen rekommenderar är en uppsättning av 43 mappar (12 månad och 31 dagligen) för att spåra tidskänsliga objekt som behöver fungera. Du kontrollerar ticklerfilerna dagligen (jag använder en 31-dagars betalningsorganisator som min tickler-fil eftersom jag i allmänhet inte har föremål för att delta i förra en månad som inte kan läggas på min Google Kalender. Du kan se träräkningsläge vid sidan av min externa bildskärm i mitt hemkontorsfoto).
Uppdatera och granska dina åtaganden konsekvent (i din inkorg och listor) så att du kan känna dig säker på hur du hanterar och spenderar din tid.

Det jag gillar bäst om GTD-systemet är att det är anpassningsbart och flexibelt samtidigt som det ger några kraftfulla organisationsprinciper. Det är ganska enkelt att använda och hjälper till att konsolidera de uppgifter jag måste göra för olika arbets- / personliga åtaganden. Och GTD är väldigt nötvänlig, för att du verkligen kan gå i fullkorn i att klassificera saker, utveckla hackar och skräddarsydda personliga produktivitetsverktyg och så vidare. Men i slutändan är det som verkligen betyder mest om du får trygghet och produktivitet.