SharePoint är Microsofts samarbetsplattform, som liknar Google Drive, men mycket mer. Det är en plats där lagmedlemmar kan kommunicera, utbyta data och arbeta tillsammans. ett delat filförråd, blogg, webbhanteringssystem och ett intranät.
SharePoint som förbättrad fildrivenhet
För några år sedan hade det spännande Microsoft-samarbetet två komponenter: Exchange, vilket drivs e-post och delade kalendrar och nätverksfiler. Dessa enheter, som du kanske kommer ihåg, hade körbokstäver som "S:" eller "X:", inrymda filer som hela ditt team kunde komma åt, men bara en person kunde faktiskt redigera dem åt gången. Som en lösning kan du kopiera dem till din lokala maskin och redigera där. Detta kan ibland leda till förvirring, mycket överskrivning och kryptiska filnamn.
Så skapade Microsoft SharePoint, vilket gav ett par fördelar:
- Filversion: Betyder att du kan ha en enda "vår viktiga rapport.doc" -fil SharePoint skulle hantera "revision 1", "revision 2" osv. Det gav till och med en kommenteringsfunktion, så du kan beskriva vilka förändringar den särskilda revisionen introducerade, t.ex. "Detta innehåller Aarons kommentarer".
- Checka in checka ut: Möjligheten för en användare att låsa en fil från ändringar av en annan användare. Om någon försökte komma åt en fil har en annan användare checkat ut, skulle SharePoint uppmana dem att ladda ner det lokalt, men också varna att eventuella ändringar kan vara synkroniserade med vad den nuvarande användaren gör. Detta gav ett enkelt arbetsflöde där åtminstone någon ska vänta tills den andra personen är klar. Nyare versioner erbjuder även att meddela en person när filen är befriad.
- Kraftfull indexering och sökning: Detta blev en hörnsten som världen växte vana med att googla allt. Borte var de dagar där du skulle behöva gräva ner genom ett dussin nivåer av mappar och hoppas att du kom ihåg dem rätt.
- Ett webbgränssnitt: Detta kombinerat med den förbättrade sökningen gjorde SharePoint till en one-stop-butik för samarbete om företagsinnehåll.
- Integration med Windows Apps: Möjligheten att hämta en fil från SharePoint med Fil > Öppna dialoger som ses i Windows-program som Microsoft Office.
I ett smart drag behöll Microsoft också det gamla fildriftsbegreppet, vilket innebär att du kan öppna en Excel-fil från din "X:" -drivenhet, ändra den och spara den, precis som tidigare. Men i bakgrunden, SharePoint skulle kontrollera filen ut för dig, sedan kolla in den och version den för dig. Alla dessa funktioner finns fortfarande och fungerar bra, men SharePoint är mer än bara en snygg fildrift idag.
Office 365 och SharePoint Collaboration Platform
Som Google, Apple, DropBox och andra förbättrade funktionerna hos sina molntjänster, arbetade Microsoft på egen hand. En ny fildelningstjänst som heter SkyDrive (nu OneDrive) tog över enkel fildelning. Med det blev SharePoint en viktig del av Microsofts Office 365-produkt, vilket parade molnbaserat samarbete med abonnemangsbaserad åtkomst till Office.
SharePoint är en Web Content Platform, men inte precis WordPress eller Squarespace du förmodligen associerar med denna term. Du kan använda SharePoint för att skapa sidor och publicera dem som en webbplats, men du kan också skapa en webbplats för en avdelningsgrupp och sedan släppa Web Parts i det som kan innehålla en blogg med meddelanden, en lista med teammedlemmar från Exchange, ett bibliotek av dokument och ett nät av data som drivs av en Excel-arbetsbok.
Som ett offentligt inriktat webb-CMS var det tillräckligt, men som ett intranät som kunde visa bitar av företagsdata var det ganska coolt.
Vad är SharePoint idag?
Dagens SharePoint bygger på dess styrkor och är kompatibel med Windows, MacOS, Android, IOS och webbläsare. Det behåller samma koncept som en "webbplats", men senare versioner introducerade möjligheten att lägga till appar på den webbplatsen. Tredjepartsutvecklare har även en marknadsplats där de kan erbjuda sina egna.
SharePoint är som en hemmabas för ditt team där du kan samla in filer, diskussioner, meddelanden och bara om någon annan form av samarbete du kan tänka dig.
Tips för hur man använder SharePoint
- SharePoint är tillgängligt som en del av Office 365, men endast för företagskonton. Som sagt kan dessa konton ha upp till så lite som $ 5 / månad.
- Det centrala konceptet i SharePoint är en webbplats. Du måste konfigurera en webbplats först, då kan du lägga till innehåll eller widgets till den.
- Medan SharePoint brukade vara ett CMS som WordPress, där du skriver in innehåll och publicerades på en offentlig webbplats, används Office 365-versionen vanligen som ett samarbetsutrymme.
