Hur konvertera Excel (XLSX och XLS) till PDF-format

Det finns många sätt att konvertera en Excel-fil till PDF-formatet. En anledning till att göra denna typ av konvertering är att Excel-filen är bekvämare att öppna och läsa på andra datorer, telefoner och surfplattor, allt utan att behöva ha ett kalkylprogram eller en app installerad.

Dessutom kräver Excel-filer ett specifikt program för att läsa och redigera dem, så det kan vara svårt att dela sådana dokument med personer som inte har den nödvändiga programvaran. PDF-formatet är dock mycket mer allestädes närvarande, så länge som det finns en PDF-tittare installerad på datorn kan du se filen utan att behöva ha en kalkylbladvisare / redaktör.

Excel-filer som finns kvar i XLSX- eller XLS-formatet är 100% redigerbara med Excel eller ett annat liknande kalkylarksprogram (t.ex. OpenOffice Calc och LibreOffice Calc), men PDF-filer är inte. Medan det finns PDF-redigerare, fungerar de vanligtvis inte lika bra som att redigera den råa filen.

Microsoft excel

Om du arbetar med Excel-dokument finns det en bra chans att du redan har Excel på din dator. Om så är fallet kan du enkelt konvertera XLS till PDF, eller den senare XLSX till PDF.

Notera: Dessa anvisningar gäller för Excel-versioner 2019, 2016, 2013, 2010 och Excel för Office 365.

Exportera på en Windows-dator

Windows-användare kan konvertera Excel-dokument till PDF via Exportera meny:

1. Öppna Arkiv> Exportera meny.

2. Klicka eller knacka på Skapa PDF / XPS.

3. Dubbelkontrollera det PDF (* .pdf) är markerat bredvid Spara som typ. Det andra alternativet är att skapa en XPS-fil.

   Du kan valfritt använda den här tiden innan du gör PDF-filen för att aktivera eller inaktivera några avancerade alternativ. Klicka / knacka alternativ i Publicera som PDF eller XPS fönster för att göra saker som att exportera endast specifika sidor till PDF, exportera alla kalkylblad och mer.

4. Välja Publicera för att spara Excel-filen till PDF.

Exportera på en Mac

Om du är på en Mac-dator kan du göra en PDF-fil från en Excel-fil via Spara som menyalternativ.

1. Gå till Fil > Spara som för att öppna en popup-box för att spara Excel-dokumentet.

2. Bredvid Filformat, längst ner i det fönstret, välj PDF.

   Notera alternativen strax under rullgardinsmenyn Format. Du kan välja arbetsbok eller Ark att konvertera hela arbetsboken till PDF (alla ark som har data i dem) eller bara det ark som är öppet just nu.

3. Klicka eller peka på Spara att konvertera Excel-filen till PDF på din Mac.

Online-omvandlare

Ett annat alternativ att spara Excel som PDF är att använda en filkonverterare. Eftersom XLS och XLSX-filer är dokument kan du använda en gratis dokumentfilkonverterare.

Det finns även några online Excel till PDF-omvandlare som gör det ännu enklare att spara Excel-dokument till PDF-formatet och eftersom de fungerar med alla webbläsare kan de konvertera Excel till PDF på alla operativsystem.

Några av våra favoriter inkluderar Smallpdf, iLovePDF, Soda PDF och Online2PDF.

En annan vi gillar är FileZigZag. Ladda upp din Excel-fil där och välj PDF som utgångsformat. Ange sedan din e-postadress och tryck på Konvertera för att hämta en länk till PDF-filen i din email.

"Skriv ut" till PDF

Om du inte har Excel installerat kan du fortfarande spara XLSX- eller XLS-filen till PDF med Microsofts gratis Excel Viewer-program. Men eftersom Excel Viewer bara är en Excel-filvisare (inte redaktör) måste du installera ett annat program tillsammans med det för att få stöd för PDF-konvertering.

Ett sätt är genom en gratis PDF-skrivare. PDF-skrivare fungerar genom att du "skriv ut" dokumentet till PDF, vilket är ett enkelt sätt att skicka Excel-filen till PDF-omvandlaren, varefter programmet sparar det till PDF-formatet.

1. Öppna Excel Viewer och välj Excel-filen du vill konvertera till PDF.

2. Använd knappen längst upp till vänster om du vill välja Skriva ut.

3. Ändra skrivaren från rullgardinsmenyn bredvid namn att vara den PDF-skrivare du installerade.

   I vårt exempel kan vi välja Foxit Reader PDF-skrivare från rullgardinsmenyn.

4. Gör några andra ändringar som du vill ha utskriftsinställningarna, som att skriva ut ett visst antal sidor, och klicka sedan på eller tryck på ok knappen för att starta PDF-skrivarprogrammet, Foxit Reader i det här fallet.

   Vissa PDF-skrivare öppnar programmet med ytterligare instruktioner, och andra kommer att spara PDF-filen utan några andra prompter.

5. Det är allt - du har skapat din PDF-fil!