15 Regler för att chatta online med dina medarbetare - musen

Ah, slack! Det alltmer populära verktyget (tillsammans med HipChat och Google Chat) påstår att öka samarbetet och minska e-post inom kontor. Även om detta kan vara sant, kan det också vara ett mycket distraherande, olämpligt kommunikationssätt, och jag hör och läser mer och mer klagande om hur lag inte är så effektiva som de borde vara.

Jag tror att de flesta av dessa frågor beror på att en ny uppsättning sociala normer ännu inte har fastställts och internaliserats för att få ut mesta möjliga av dessa fantastiska nya kommunikationsverktyg. Så i andan av mina e-post-, telefon- och mötesregler är här 15 regler för digital kommunikation att leva efter:

Att chatta en fråga är lätt - i själva verket för lätt. Så innan du gör det, se till att du inte bara är lat och undvik att hitta svaret själv. Nästa gång du vill ställa din kollega en "supersnabb fråga", ställa dig själv dessa två frågor: Kan jag Google detta? Kan jag hitta detta i vår interna enhet eller dokument?
Om någon är offline eller använder statusen "Stör inte", kan du betrakta den som en stängd kontordörr. Meddela bara dina kollegor om det är den typ av fråga som du skulle pramma in på deras kontor för, för det är verkligen det du gör. Med det sagt, när du inte vill bli störd, gör det klart så ofta som möjligt genom att logga ut eller aktivera DND.
Behöver du inte svar idag? Då ska du alltid skicka ett e-postmeddelande istället för en chatt. En chatt betyder "Jag behöver detta nu." Behöver du svaret idag, men behöver det också för att täcka mycket mark? Om det tar mer än fem minuter att svara på svaret bör du alltid välja e-post. Detta ger din kollega tillstånd att besluta när han ska avbryta hans eller hennes arbete för att hantera din fråga.
Vet du att när du säger "Got a minute?" (Eller någon variation därav) säger du verkligen "Jag kommer att ta dig tid just nu." Eftersom svaret du nästan alltid får är vanligtvis "Ja, vad är det? ”och verkligheten är att personen troligen var mitt i något annat. Försök istället, "När du har en minut, skulle jag gärna studsa något från dig. Ingen brådska!"
I likhet med e-post och texter kan tonen vara svår att mäta via chatt. Så ge alltid människor nytta av tvivel och anta goda avsikter. Tror du att de blir snuskiga eller sarkastiska? Läs igenom meddelandet till dig själv med en trevlig ton och ett leende som en tarmkontroll. Å andra sidan, om du är orolig kan ditt meddelande missförstås, kasta in en GIF eller en emoji för att göra dina avsikter tydliga.
Precis som att svara på hela företaget är det värsta , att skicka en chatt som bara är relevant för en handfull människor till 50 medarbetare är motbjudande. Så när du diskuterar vem du ska slinga in, slinga liten till en början.
Om det är ett meddelande som du vill att ditt team ska kunna hänvisa till använder du e-post. Undantaget här är om ditt företag använder fästade chattar regelbundet och alla vet hur man använder den funktionen och var man ska leta efter nyckelinfo.
Använd verktyg och plugins för att göra chatt smartare. Frågan “Är alla gratis för en laglunch på torsdag?” Öppnar en översvämningsgate av svar och rygg och fram. En enkel polling-plugin som Simple Poll tar hand om detta väl och minskar allt det buller till ett enda meddelande:

Ha alltid nyanserade eller hårda konversationer personligen. Eller, om det inte är möjligt, gör det via telefon eller videochatt - det inkluderar att ge konstruktiv feedback, förhandla och granska projekt.
Lär dig hur du läser mellan raderna i en konversation. Eftersom att chatta så slumpmässigt gör det enkelt att komma från ämnet, händer det mycket. (Och det är OK! Breaks är bra!) Men om du märker att du dominerar konversationen eller tillhandahåller 75% av GIF-reaktionerna, betyder det förmodligen att det inte är den bästa tiden för den andra personen.
Anta aldrig att någon såg ditt viktiga meddelande i en gruppchatt. Om det är något du 100% vill att någon (eller alla) ska se, skicka ett e-postmeddelande istället.
Om du chattar med en grupp och sedan förvandlas till en konvo för en-mot-en som hela kanalen inte behöver vara intresserad av (eller inte borde vara), flytta diskussionen. Även om inte är konfidentiellt, är det ofta bäst att ha dessa samtal bort från gruppen.
Om inte kontoret för närvarande är i brand, kan du försöka ta en minut att säga "Hej, hur har du det?" Till någon innan du startar i en konversation. Det gör att allt du säger går mycket smidigare.
Om en konversation inte direkt kräver din inmatning, känner du dig inte pressad att ringa in om du är upptagen. Och på samma anmärkning, om du är upptagen, inte distrahera dig själv genom att följa varje enskild konversation.
Slutligen är den här sista inte en regel, bara en påminnelse. Även om din chef inte deltar i slumpmässiga, dumma gruppchattar, kan han eller hon fortfarande titta på. Och om du kämpar för att få uppdragen genomförda i tid, kommer han eller hon inte att bli glad att se hur aktiv du är. Så ha kul, var uppskattande att du arbetar för ett företag som erkänner ett bra GIF, men också får ditt arbete gjort.