I en ålder när händelsesbudgetar skärs och bredbandsinternetåtkomst stiger blir webinars alltmer populära. Webinarier är webbaserade seminarier, som vanligtvis innehåller över 30 deltagare och används för att genomföra presentationer, workshops, föreläsningar och stora möten. Eftersom webbseminarier hålls online tillåter de företagen att spara pengar på resor, catering och arenor, som alla är kostnader som ofta hör samman med ansikte mot ansikte seminarier. På grund av deras stora närvaro behöver webinars noggrann planering för att lyckas. Det är därför som de som planerar att vara värd för ett webbseminarium måste ta sig tid för att se till att de genomgår alla nödvändiga steg som säkerställer webinarets framgång.
För att hjälpa dig att organisera ditt webbseminarium har vi markerat de viktigaste stegen som du behöver göra nedan.
Välj ett datum långt ifrån
Det första du bör göra när du planerar ett webbseminarium eller en serie webinars, är att referera till en semester- och händelsekalender i förväg. Tänk på att du kommer att bjuda in flera personer med upptagna scheman, så ge dem tillräckligt med varsel för att göra tid för ditt webbseminarium. Till exempel kan veckan före julklapp vara extremt upptagen, eftersom människor försöker knyta upp många lösa ändar innan de går på semester. Genom att noggrant överväga dina valda datum kan du säkerställa maximal närvaro.
Se till att du får rätt tid
Tänk på tidszonskillnader; Om du befinner dig på västkusten, men även inbjudande deltagare från östkusten (och vice versa), planera inte ett webbseminarium för när dina deltagare kommer att vara borta från kontoret. Planera inte ditt webbseminarium för nära slutet av dagen - det är då dina deltagare kommer att vilja slå ner och se vad de fortfarande måste göra för att göra det hemma i tid. Om du inbjuder personer från andra länder väljer du en tid som i allmänhet kan fungera för alla deltagare (vilket är sällsynt), eller planerar att hålla ditt webbseminar flera gånger för att redogöra för olika tidszoner.
Välj ditt webinarverktyg
De flesta online mötesverktyg har webbinställningar, du måste bara välja planen som motsvarar antalet deltagare som du förväntar dig att bjuda in. Testa de olika verktygen som finns och välj den med de funktioner och funktionalitet som passar dig bäst. Beroende på vilken typ av webbseminarium du presenterar kan du behöva byta mellan högtalare enkelt eller spela in webinar för att skicka på nätet. Undersök alla funktioner från flera olika verktyg, och du är säker på att hitta den perfekta mjukvaran för ditt tillfälle. Se till att när du har valt verktyget, är din leverantör villig att träna dig så att du kan få ut det mesta av ditt webbseminarium.
Öva att köra ett webbseminarium
Som värd kommer du att förväntas se till att webbseminariet fungerar smidigt. Det finns inga ursäkter för att du inte vet hur du byter mellan högtalare, tar en undersökning eller registrerar webinariet, till exempel. Bjud in några kollegor för att hjälpa dig att testa verktyget flera gånger efter din träning med leverantören. Se också till att alla dina presentatörer är bekant med webinarverktyget.
Utveckla en agenda och inbjudan
Innan du inbjuder din publik, sätt upp ditt webbseminarium noggrant. Tänk på hur länge ditt webbseminarium kommer att vara och de viktigaste objekten som du vill diskutera i den ordning du vill diskutera dem. Planera också för en Q & A-session, eftersom dina deltagare sannolikt kommer att ha några frågor i slutet av din presentation. Därefter skissera agendan i inbjudan. Detta är det enklaste sättet för dina deltagare att veta om ditt webbseminarium kommer att vara relevant för dem. Inbjudan ska också innehålla en länk som gör det möjligt för deltagarna att ansluta till webbseminariet, såväl som ett inbjudningsnummer, om de föredrar att lyssna i telefon.
Bjud in din målgrupp
Tänk noga på vad du vill presentera och välj din publik i enlighet med detta. Var noga med att hålla reda på dina svar, så du vet vem som kommer att delta i ditt webbseminarium. Genom noggrann övervakning av din deltagarlista kan du planera din uppföljning framåt.
Planera din presentation
Tänk på att de bästa presentationerna på nätet är mycket visuella och engagerande. Om du till exempel använder PowerPoint klickar du inte bara på bilder med ord. Inkludera bilder som är relevanta för vad du presenterar. Du kan också använda video och till och med online-spel, om det är lämpligt, för att få din presentation till liv. Vissa webinarplanerare skickar även material till deltagarnas kontor före mötet. Lär dig att tänka kreativt, och ditt webbseminarium kommer till liv.
Spela in ditt webbseminarium
Genom att göra en inspelning av ditt webbseminarium kan de som vill återkomma till en del av diskussionen eller de som inte kunde göra det, kunna lyssna på vad som sägs i sin egen tid. Om du kopplar ditt webbseminarium till en marknadsföringskampanj på nätet kan du använda inspelningen i alla e-postmeddelanden som du skickar ut och förstärker ditt meddelande.
Uppföljning
Precis som vid online-möten är uppföljning på ett webinar extremt viktigt. Påminn deltagarna om vad som diskuterades, och gör en undersökning för att samla sina tankar om hur webinariet gick. Om du planerar ett annat webbseminarium som kan vara av intresse för din målgrupp, se till att låta dem veta när de kan förvänta sig en inbjudan.
Granska din feedback
Var alltid säker på att granska någon återkoppling som du har fått på dina webbsidor. Så här kan du förbättra dina nästa.Var särskilt uppmärksam på feedbacken i samband med presentationen, eftersom det utgör kärnan i webinariet.
