Du säger förmodligen ledsen på jobbet en hel del. Och det beror på att du antagligen gör misstag som medför ursäkt. Det är bara en del av att ha ett jobb.
Men de flesta av oss tänker inte på hur vi gör om ursäkt. Särskilt när vi inte känner att vi är 100% ansvariga för vad som hände. Istället bläddrar vi ut dem och tänker inte på dem igen - vilket, som alla som tror att de förtjänar en mer äkta ursäkt skulle säga dig - kan få människor att ogilla eller misstro dig.
Här är de fem stegen till en uppriktig, professionell och respektabel ursäkt om du vill undvika detta.
1. Säg faktiskt orden "Jag är ledsen"
Låter uppenbart, men du skulle bli förvånad över hur många människor ber om ursäkt utan att egentligen säga dessa två ord.
”Jag inser att jag gjorde ett misstag, ” ”Jag förstår att du blev skadad, ” ”Jag känner mig dålig”, är alla bra förord, men de betyder egentligen inte samma sak som ”Jag är ledsen.”
Oavsett vad som hände, vem som var fel eller hur drastisk situationen var, om vad som gick skadade någon annan på något sätt, säg att du är ledsen . Du menar egentligen bara det när du säger det högt.
2. Bli specifik
Säg vad du är ledsen för så att personen som tar emot vet att du inte är ledsen att du är i den här situationen, men du är ledsen över vad som sätter dig där. Gör det klart att du förstår konsekvenserna av ditt misstag - allvarligt eller på annat sätt.
Genom att bara ange påverkan gör du det klart för personen att du vet varför du har den här konversationen.
Bonusdelen av detta steg är att det låter dig ta ansvar för din del i vad som hände, utan att ta kollektivt ansvar för en storskalig katastrof.
3. Fokusera på dina icke-verbala ledtrådar
Naturligtvis komprometterar ord bara med 7% av meddelandet du skickar. Ditt kroppsspråk, ton och ögonkontakt speglar alla hur du känner för något, så se till att de är i kontroll.
Tänk på det: Om någon sa ursäkt till dig när han korsade armarna och tittade på golvet, skulle du verkligen tro att de menade det?
Se istället på personen du pratar med. Håll kroppen öppen och välkomnande (armarna på sidorna och axlarna bakåt). Le inte, men lyssna heller inte.
När jag är nervös för att be om ursäkt, vare sig det beror på att jag gjorde ett enormt misstag eller för att mottagaren skrämmer, övar jag alltid vad jag ska säga med en vän - det kan vara en bra övning för dig också.
4. Undvik ursäkter
Det är otroligt instinktivt att backtracka på något när vi har lagt ut det där. Vi är rädda för att se dåliga ut, så många gånger följer vi vår ursäkt med en "men" eller "tja" som förklarar varför det kanske, det var inte vårt fel.
Men att säga ledsen verkligen handlar om att erkänna att du har fel och äger det. Så när du är benägen att märka på en ursäkt, motstå lusten. Visst, din ursäkt kan ibland följas av en obekväm tystnad, men du måste acceptera att allt inte alltid rättar sig direkt.
Efter detta kan du …
5. Erbjuda att lösa det (eller förhindra det i framtiden)
När du har sagt det, visa att du är villig att fixa ditt misstag. Om du inte kan den här gången (eftersom det som görs är gjort), förklara hur du kommer att undvika att detta händer igen i framtiden.
Lägg samman allt
Låt oss säga att du har glömt att skicka ett e-postmeddelande till en klient som du skulle skicka för din chefs räkning.
Tidigare kan du säga:
Förlåt för det.
Men nu säger du:
Jag är ledsen för att jag glömde att skicka statusrapporten till klienten på fredag. Jag vet att de förväntade sig att det skulle vara där och det reflekterade dåligt på dig att det inte var det. Jag skrev en anteckning i min kalender för varje fredag framöver för att skicka den så att detta inte kommer att hända igen.
Tänk på att det är mycket möjligt att även om du följer dessa steg inte kommer att lindra spänningen. Så det är här jag ska låta som en trasig skiva och säga: Alla gör misstag. Det suger att göra dem, att behöva be om ursäkt och att behöva ta itu med den motreaktion som följer med dem.
Men medan din äkta ursäkt kanske inte går över för närvarande, med tiden - när du medvetet arbetar för att fixa saker - kommer personen att se din goda avsikt. Och du kommer att vara glad att du ansträngt dig att säga ”ledsen” på rätt sätt.
