När jag tänker på vårrengöring tänker jag på min garderob - och hur mycket jag verkligen, verkligen behöver gå igenom den: för att rensa ut de saker jag inte har slitit hela säsongen, hitta ett bra, out-of-the-way leta efter saker jag inte bär ofta och organisera resten i ett system som är vettigt.
Men jag ska vara ärlig: Om jag vill ta itu med det område i mitt liv som är det största röran, skulle jag verkligen få vår e-post rensad.
Låter bekant? Jag antar det. Så i år har jag kommit med några tips för att rensa din garderob - och hur du kan använda dem på din inkorg.
1. Rensa vad som finns bakåt
När det gäller e-postmeddelanden får de nyare alltid uppmärksamhet. Så om du ska springa rent är det bästa stället att börja med dina äldsta olästa meddelanden. Även om du bara svarar på de tre äldsta e-postmeddelandena kommer du att känna att du har gjort lite framsteg, eftersom det är de som har samlat in damm (och verkligen behöver antingen besvaras eller arkiveras).
2. Declutter och kasta ut några saker
Precis som med din garderob blir du lyckligare med din inkorg om den bara innehåller det du behöver. I själva verket visar studier att att minska mängden daglig e-post du får kommer att ha en verklig inverkan på din tidshantering och stressnivå.
Så ta de första veckorna på våren som en ursäkt för att rensa ut vad du inte längre behöver. Nyhetsbrev som du faktiskt aldrig läser, aviseringar från webbplatser på sociala medier som du inte ens tittar på, e-postlistor som inte hjälper dig längre - alla dessa är rättvist spel.
Är du inte säker på hur man börjar identifiera dessa inbox-rutter? Prova detta:
- Sök efter "avsluta prenumerationen" på nyhetsbrev som du kan välja bort.
- Titta på papperskorgen för eventuella e-postmeddelanden som fortfarande är olästa. Om du raderade det utan att titta på det - är det troligt att du inte behöver det i första hand.
- Sök “från: inget svar” för att upptäcka automatiserade e-postmeddelanden från företag (jag föredrar e-postmeddelanden från riktiga människor).
När du går igenom varje steg kan du avsluta prenumerationen på allt du faktiskt inte läser eller behöver.
3. Behövs inte dagligen? Sätt det någon annanstans
När du har bestämt dig för vilka nyhetsbrev och panlistor du definitivt vill stanna på, kan du överväga att skapa specifika mappar (eller vad jag kallar “inkorgen med tema”) där e-postmeddelanden som inte är nödvändiga går automatiskt - istället för att dyka upp i din inkorg.
Genom att filtrera dessa e-postmeddelanden efter typ och göra dem lättillgängliga utan att vara framför dig hela tiden tar du kontrollen tillbaka: Du tittar på erbjudanden på Fab.com och nya stilar på Banana Republic när du väljer att, inte när de besluta att dyka upp i din inkorg. Du kommer att kolla in nya Twitter-följare när du bestämmer att det är dags för din sociala medieavbrott. Du får idén.
Innan du börjar med filter ska du bestämma dina teman. När jag tittade på min inkorg för tidskrävande gärningsmän bestämde jag mig för att de stora tre var: panlister, sociala medier och nyhetsbrev. Skapa nya etiketter för var och en av dessa.
Pro tip: Starta etiketten med en asterisk så att den kommer upp på toppen av dina etiketter, så att du inte glömmer att kontrollera dem (t.ex. "* Sociala medier" istället för "Sociala medier").
Ställ sedan in dina filter så att relevanta e-postmeddelanden hoppas direkt till dina "inkorgar med tema." Gmail: s steg för att ställa in filter är:
- Klicka på nedåtpilen i sökrutan. Ett fönster som låter dig ange dina sökkriterier visas.
- Ange dina sökkriterier. Om du vill kontrollera att din sökning fungerade korrekt klickar du på sökknappen.
- Klicka på "Skapa filter" längst ner i sökfönstret.
- Välj de åtgärder du vill att filtret ska vidta. I det här fallet, se till att välja "Hoppa över inkorgen (arkivera den)" och "Använd etiketten:" när du skapar ditt filter.
- Klicka på knappen "Skapa filter".
Nu går alla dessa e-postmeddelanden från [email protected] direkt till mitt "* Nyhetsbrev" -inkorgen för att kontrollera när jag är i online-shoppingläge. Jag rekommenderar att du ställer in dina inställningar för tema-inkorgens etiketter till "Visa om olästa" för att verkligen dra nytta av denna "out of sight, out of mind" -strategi. Och även om ovanstående instruktioner gäller specifikt för Gmail, många andra e-postsystem erbjuder liknande märkning och sorteringsfunktioner.
Att granska din inkorg tar lite tid, men jag lovar att det är helt värt det. Precis som en ren garderob hjälper dig att hitta saker du faktiskt letar efter, kommer en organiserad inkorg att se till att du spenderar tid och energi på de e-postmeddelanden du verkligen behöver läsa.
Glad vårstädning!
: Spring Clean Your Cabin!
