Tillströmningen av smartphones har varit fantastiskt för arbetsplatsen: med möjligheten att skicka e-post, surfa på Internet och text 24/7 kan vi göra våra jobb bokstavligen när som helst och var som helst. Men att vara bunden i en pekskärm kan också fungera mot oss - å ena sidan är vi oändligt tillgängliga, och å andra sidan är det lätt att ignorera de i vår verkliga närvaro.
Så, hur förblir du ansluten och professionell på samma gång? Här är moderna sätt för de vanligaste smartphonesituationerna.
1. Är det OK att hålla min smartphone ute under ett möte?
Det beror på. Om du använder den för att hämta information som är relevant för diskussionen, håll den ut - förklara bara vad du gör. Om det är ett internt möte och du förväntar dig ett viktigt samtal från en klient, håll din telefon på att vibrera och se till att gå bort från mötet när du tar upp samtalet. Men om du deltar i ett möte med en klient - eller ett internt möte där du inte förväntar dig ett samtal - lägg bort din telefon och kontrollera den först efter att mötet är över.
2.
Ditt kroppsspråk talar lika högt som din röst till de omkring dig. Om ditt fokus är på något annat än personen som pratar, projicerar du en oprofessionell och distraherad bild. Även om din telefon inte ringer, tittar du ner och tappar ut ett meddelande fortfarande mycket berättar om hur det nuvarande mötet rankas på din prioriteringslista.
3. Kan jag använda min telefon för att göra anteckningar utan att vara stötande?
Ja, men var tydlig med syftet med dina handlingar innan du börjar. Du kan säga, "Jag kommer att ta några anteckningar när vi pratar för att se till att jag fångar dina huvudpunkter." Förbli engagerad i mötet (kikar inte på den texten som just kom in, hur diskret du än tror att du är) och se till att du letar upp och gör ögonkontakt ibland så att alla vet att du verkligen är där med dem.
4. Hur berättar jag för min chef att lägga bort telefonen och ställa in?
Det finns inget enkelt sätt att chida din chef för dåliga sätt, men du kan göra din poäng på ett subtilt sätt om du är i en en-mot-en konversation. Föreslå omplanering om din chef är begravd i en smartphone genom att fråga, "Du verkar ganska upptagen, ska vi skjuta upp vårt möte?" Du kan också lösa problemet genom att hålla möten så snabba och kortfattade som möjligt. Men om din chef smsar under ett kundmöte, kan du behöva (noggrant) påpeka att din klient inte verkar nöjd med distraktionen.
5. Hur kan jag diskret ta ett samtal när jag äter middag med en klient?
Tyvärr kan det inte göras. Även om telefonen är inställd på att vibrera. Tänk på det: är ett inkommande samtal så viktigt att det är värt att förmedla meddelandet att din klient inte är din högsta prioritet? Om du väntar på ett brådskande samtal (t.ex. från sjukhuset, eftersom en familjemedlem är sjuk) eller information som skulle vara till nytta för ditt möte, är det naturligtvis undantag från regeln - men du bör förbereda ditt middagssällskap om möjligheten till dessa avbrott i förväg. Och alla andra skäl kan helt enkelt inte motiveras.
6. Hur hanterar jag ett telefonsamtal från en inopportune plats (dvs. flygplats, lunch, körning)?
Röstbrevlåda är där av en anledning. Det är inget fel med att ringa tillbaka någon på fem eller tio minuter, när du är fri från distraktion och bättre kan höra och höras. Om du vet att samtalet är mycket viktigt, svara på telefonen och be att ringa tillbaka om några minuter när du kommer till en mer idealisk plats att prata med. Vad du än gör, avstå från att behöva ropa privata affärsfrågor på en offentlig plats.
7. Min chef lämnade just en röstbrevlåda. Hur länge måste jag komma tillbaka till henne?
Beroende på innehåll och ämne har du en arbetsdag - men gör det förr om samtalet är brådskande.
8. Hur ska jag hantera eftermiddagens texter och e-postmeddelanden?
Ett e-postmeddelande som skickas efter öppettider kan besvaras nästa arbetsdag, om inte annat diskuteras med (eller förväntas av) din chef. En text är annorlunda - kommunikationens natur innebär omedelbarhet - så du bör svara så snart som möjligt. Och om du är den som skickar meddelandet bör du alltid vara tydlig med dina förväntningar på responstid.
9. När är arbetsrelaterad textning acceptabel?
Om en klient inleder en textkonversation med dig är det helt bra att svara. Men även i dagens tekniska kunniga värld ska du inte anta att alla är alltför bekanta med textning. Om du skriver text på jobbet, håll det professionellt. Undvik uttryckssymboler eller slangiska förkortningar som OMG, LOL och BTW.
10.
Om du är osäker, följ denna enkla tumregel: de personer du möter ansikte mot ansikte har företräde. Fokusera på dem över vem du smsar, e-post eller ringer.
