Vad är ett av de enklaste sätten att berätta för en bra kommunikatör från en dålig? Den goda kommunikatören använder små ord.
Den dåliga kommunikatören väljer däremot stora ord - förutsatt att det låter honom eller henne låta smartare.
Trots att den här tekniken nästan alltid återuppstår, fortsätter människor att göra det eftersom de inte är medvetna om hur det kommer till andra.
Ta en titt på den här raden som jag nyligen hittade på en mans CV:
Lite av en munfull, eller hur? Tänk om han helt enkelt sa:
Detta får honom att låta enkelt, kompetent och självförtroende i det han gör. Inget behov av att sockerlacka hans ansvar och få dem att låta mer imponerande än de är. Dessutom sparar det honom värdefullt CV-utrymme.
Jag är inte immun mot detta misstag. Medan jag medvetet håller mig borta från onödigt stora ord i mina artiklar, är jag inte alltid lika försiktig med min professionella kommunikation. Så under en vecka utmanade jag mig själv att göra allt jag skrev för arbete (inklusive e-postmeddelanden, rapporter och presentationer) så tydlig och enkel att en sjätte klassare skulle få det.
Så här gick det.
måndag
Jag har precis börjat skriva för ett nytt magasin, och på måndag fick jag ett e-postmeddelande från redaktören där jag frågade hur spelningen skulle gå.
Här är mitt första svar:
Massor av stora ord - massor av bla, bla, bla. Killen ville bara veta hur det gick. Jag började om:
Takeaway
När jag inte använder stora ord får mina e-postmeddelanden poängen snabbare. Bonus, jag låter också som en riktig person, inte en företagsrobot.
onsdag
Min chef bad mig skriva en kort rapport om vår statistik på sociala medier och hur de har förändrats sedan vi finjusterade vår strategi. Detta uppdrag placerade mig på en lite knepig plats. Jag kunde inte använda stora ord, men jag kunde inte heller vara för avslappnad eftersom detta skulle ut till hela företaget.
Först skrev jag vad jag normalt skulle:
Tråkigt, eller hur? Så här såg det ut efter att jag blev av med alla stora ord:
Takeaway
Även när jag förbjuder stora ord inte krymper längden gör det min skrivning mer engagerande. Observera också att du inte behöver offra professionalism för enkelhet.
fredag
Jobbansökningstid. I min oändliga sökning efter en sommarpraktik har jag varit tvungen att skriva en hel del omslagsbrev, men det här var det första jag hade skrivit som inte kunde innehålla några ord på fem dollar.
Här är ett utdrag ur ett gammalt omslagsbrev:
Inte illa, men lite brist på personlighet.
Här är ett utdrag ur omslagsbrevet som jag skrev under min utmaningsvecka:
Takeaway
Det är lättare att ta reda på vad jag säger utan stora ord. Om jag var en anställningschef, skulle jag hellre läsa det andra brevet än det första.
söndag
En av mina frilansskrivande klienter hade gått helt AWOL - efter en månad med ständig kommunikation hade han inte mailat mig på mer än två veckor. Jag ville checka in och se om han fortfarande ville arbeta tillsammans. För första gången missade jag verkligen komforten med "fluff" -skrivning. Det kan vara lättare att säga obekväma saker när du gömmer dem i alltför långa, trassliga meningar.
Till exempel:
Jag förkortade det till:
Takeaway
Att trimma fettet tvingar mig att vara mer direkt. Det är faktiskt en bra sak; John mailade tillbaka direkt. Jag är inte säker på vad hans svar på det första e-postmeddelandet skulle ha varit, men jag vet att den här krävde uppmärksamhet.
Nästa vecka
Är det att skriva med regeln utan större ord svårare? Ja. Gör det mig till en bättre författare? Jag skulle säga det - och om du har haft glädje av att läsa den här artikeln, som inte innehåller ett enda stort ord, är du antagligen enig.
Jag har beslutat att upprätthålla denna regel framöver, och jag vill att du också ska prova det! Här är de fullständiga reglerna:
- Om du vill använda ett ord, fråga dig själv, "Skulle en sjätte klassning veta vad det här betyder?" Om svaret är nej, är ordet utanför gränserna.
- Jargon är okej, så länge de du pratar vet exakt vad det betyder. Om du till exempel marknadsför och skickar ett e-postmeddelande till ditt team kan du använda "KPI" eller "ROI" allt du vill ha.
- Buzzwords är inte okej. Om du tycker att du skriver "tankeledning" eller "tillväxthacking" eller "kärnkompetens" är det dags att trycka på Delete-tangenten. Fråga dig själv, vad försöker du verkligen komma över?
Så vad säger du: Kommer du att ta min utmaning? Om du gör det, hitta mig på Twitter och meddela mig!
