Chansen är stor att din inkorg är mycket som den övergivna korgen med saker som sitter bak i din garderob. Du vet att det håller på att städas ut (och innehåller många dolda överraskningar), men tanken på att ta itu med en sådan uppgift är överväldigande. Och vem har sex timmars ledig tid att spara för något liknande?
Men att organisera dina e-postmeddelanden behöver inte ta hela dagen - du kan faktiskt göra det på bara en timme om du avsätter tid för det.
Protokoll 1 till 10: Rensa skräpet
Ställ in en tid på 10 minuter och börja bara massa radera (eller arkivera) alla meddelanden du vet att du inte behöver, till exempel aviseringar från sociala mediekonton, påminnelser om tidigare händelser, bekräftelser för leveranser du redan har fått, nyhetsbrev du redan har läst (eller kommer aldrig läsa) och e-postmeddelanden som inte längre är relevanta.
Du kan göra det enkelt genom att söka i inkorgen efter vanliga avsändare eller ämnesrader (till exempel LinkedIn-meddelanden) och ta bort en massa saker på en gång.
Protokoll 10 till 30: Skapa mappar och etiketter
Nu är det dags att organisera meddelanden kvar som inte behöver någon åtgärd men som du behöver eller vill behålla.
Det finns lika många mappsystem som det finns e-postanvändare, men det är lätt att prova att skapa en mapp för alla ämnen eller typer av e-postmeddelanden som har flera meddelanden som har samband med den. Så det kan betyda mappar som: kvitton, projekt, resor och så vidare. Du kan alltid lägga till och anpassa mappar när du lär dig vad som fungerar bäst för dig.
För att påskynda denna process kan du till och med skapa en mapp “Till fil senare” för allt du är osäker på och en "Avsluta prenumeration" för allt du inte vill ha längre. Tips: Det här är fantastiska mappar att sortera igenom när du har fem minuter mellan mötena.
åh! Och om du vill bli ännu mer organiserad kan du prova några etiketter (kallad “kategorier” av Outlook) för att lägga till mer information till dina meddelanden. Du kan ha flera etiketter på en e-post eller till och med flera lager av etiketter. Så det e-postmeddelandet i din "Trip" -mapp kan ha en huvudetikett för "New York 2018" och underetiketter för "Flights" och "Monday".
Protokoll 30 till 50: Använd två-minutersregeln eller skapa en uppgiftslista för e-postmeddelanden som behöver åtgärdas
De e-postmeddelanden som du har kvar nu bör bara vara de som behöver åtgärdas. Om åtgärden kan slutföras på mindre än två minuter, gör det nu. Om du behöver mer tid för att ta hand om meddelandet lägger du till det i din uppgiftslista med ett meddelande för att påminna dig om att göra det. Arkivera sedan e-postmeddelandet för att hålla din inkorg klar (du kan fortfarande söka efter det senare).
Om du bara inte är en listmakare kan du istället använda Gmail: s nya snooze-funktion för att få e-postmeddelandet att visas i din inkorg när du är redo att hantera den. Eller, om du är Outlook-användare låter uppföljningsfunktionen dig göra detsamma.
Protokoll 50 till 60: Uppdatera dina inställningar för enkelt underhåll
Grattis till världens mest organiserade inkorg! OK, inte världens mest organiserade inkorg - men din bästa inkorg än.
Men låt inte festen pågå för länge, annars hittar du att det fylls igen. Du kan undvika detta genom att ställa in filter som automatiskt sorterar dina inkommande meddelanden så att du inte behöver göra det.
Mitt favoritfilter är för nyhetsbrev och erbjuder e-postmeddelanden som jag faktiskt vill läsa men som inte alltid har tid för rätt när de kommer in. Istället ställer jag in ett filter i Gmail som skickar dem alla till en mapp "Läs senare". (Outlook har sin egen version av filter som heter "regler" som kan göra lite tunga lyft för dig.)
Du kan också överväga att ställa in ett autosvar för din Gmail eller Outlook när du inte kan svara på e-postmeddelanden så snabbt som du brukar (som om du är på en konferens, arbetar ovanliga timmar eller är på semester) .
Och för att verkligen flyga igenom dina meddelanden kan du aktivera och lära dig några kortkommandon för Gmail eller Outlook.
Efter denna sanering kommer du att bli av med den gnagande känslan att du missat ett meddelande eller den sjunkande känslan att du måste möta en full inkorg varje morgon. I själva verket kanske du till och med är redo att gå till en mer avancerad e-postorganisation så att du kan dra nytta av det nya Gmail, använda Chrome-tillägg eller prova detta Inbox AI-verktyg.
Eller om du tycker att du fortfarande har mycket arbete att göra - börja avsätta 20 minuter varje vecka för att ta itu med dessa steg i taget. Gör det i några veckor så hittar du dig själv med en inkorg som faktiskt underlättar ditt liv.
