Från pennor till mellanmål till kontorsskvaller - när du sitter fem meter från din kollega är det lite att dela allt. Och ändå, för att diskutera de sista detaljerna i en presentation som du kommer att ge tillsammans på 30 minuter, skickar du henne ett e-postmeddelande? Det är något fel med den här bilden.
E-post, konferenssamtal, online-kalendrar och chat-appar hjälper oss att hålla kontakten och på rätt spår när vi är långt ifrån varandra. Verktyget är dock bara lika effektivt som handen som bär det. Att veta när du ska använda var och en av apparna till ditt förfogande och hur du får ut mesta möjliga av dem gör ofta skillnaden mellan timtider och produkter som skickas.
Hos Blinkist arbetar vi med att effektivisera läsning och inlärning, så att effektivisering sker i vårt DNA. När vi märkte att kommunikationen blev ineffektiv även i vårt lilla team, började vi ta reda på vad som hände som hindrade oss från att fungera vårt bästa. Vi fann att genom att optimera hur vi använder våra vardagliga verktyg kan vi få mycket mer gjort.
Nedan identifierar vi de fyra vanliga verktygen du förmodligen missbrukar också och hur du kan fixa ditt formulär.
1. E-post
Fumeln
Så lika enkelt som e-post är det många sätt att få fel: att använda e-post som ett fordon för en lång debatt och för ett ord svar som kan nixas eller vidarebefordras personligen, till att börja med. Och lika frestande som det är att använda din e-postkedja som en plats för omfattande argumentation med dokumentation, e-post är ingen plats för kritiska diskussioner kring projektdetaljer. Vad du gör i vart och ett av dessa fall är att lägga till komplikationer och fördröjningstider till dina aktiviteter och dina mottagares aktiviteter.
Fixa
För viktiga eller brådskande uppgifter, träffa dig ansikte mot ansikte så att du kan ta itu med frågorna och få svar snabbare. Genom att göra det live skyddar du inte bara din egen tid, du hjälper också dina medarbetare. Om alla vet att brådskande nyheter aldrig kommer via e-post, finns det ingen anledning till konstant uppdatering av inkorgen, och människor kan fokusera på att göra saker i stället.
Tänk på e-post som ditt sätt att starta en diskussion eller sätta en agenda, så när du sätter dig ner med ditt team för att få magin att hända kan det göra det.
2. Konferenssamtal
Fumeln
Konferenssamtal är vackra - du kan göra dem när som helst och var som helst - men eftersom de kan känna sig mer avslappnade än personliga möten kan de också orsaka effektivitetsproblem.
För det första, eftersom de känner sig informella, är det lätt för för många att ropas in. Resultatet är att istället för att kunna delta i kritiskt arbete endast de kan göra, är ditt team instängd i ett möte med tvivelaktig användbarhet.
För det andra är det lätt att förbise att även om de kan verka mer avslappnade kan de vara mycket mentalt beskattande. Konferenssamtal kräver förberedelser och intensiv lyssnande, vilket tar en stor bit av din dagliga fokusration. Schemalägg en för tidigt på morgonen, och det kan tappa ditt fokus för dagen. Penna in det efter timmar, så kommer du att ta itu med en dag som definieras av förväntan på din latensarbetssession.
Fixa
Tänk först på att inte alla måste bjudas in. Istället involverar människor som är informerade om projektet och är kritiska bidragsgivare. Låt en person i mötet notera och dela med resten av teamet så att de andra kan fokusera på arbetet.
Och kom ihåg att välja din samtalstid på ett klokt sätt. När det är möjligt ska du inte schemalägga konferenssamtal först på morgonen eller sent på natten. Genom att hitta en tid däremellan skyddar du ditt fokus.
3. Chatta
Fumeln
Chatt mellan kontorer, särskilt för företag som ligger på mer än en våning eller på olika platser, är ett mycket användbart surrogat för ansikte mot ansikte: Det händer i realtid, det möjliggör omedelbar överföring av filer, och det underlättar spontanitet. Men precis som med konferenssamtal, är chattens dygder också dess brister.
Det huvudsakliga problemet med kontorschatt är att människor känner sig friare att skriva ifrån manschettfrågor eftersom de inte tekniskt avbryter - mottagaren kan fortfarande välja om han ska svara eller inte. Saken är att vi är reaktiva varelser och vi känner att vi behöver stoppa vad vi gör och ta hand om de människor som pingar oss. Även om din avsikt med att komma i kontakt med chatt är att vara diskret, har du liten kontroll över om din kollegas arbete avbryts. Om hon ser ett meddelande om meddelanden, är det troligt att hon ser. Även om hon inte svarar direkt, kommer en del av hennes fokus nu att avledas av din kommentar eller fråga.
Fixa
Generellt sett ska chatten bara användas för snabba frågor som hindrar dig från att gå vidare med ditt arbete, eller för att ställa in en tid med en medarbetare för att prata igenom en större fråga. Allt annat, lägg i ett e-postmeddelande så att du inte stör dina kollegor.
Och om du tar emot för många chattar? Stäng av aviseringar precis som för e-post. Många chattjänster tillåter också en användare att gå "osynlig", vilket är ett trevligt sätt att hålla sig involverad (särskilt om du är en del av en ständigt uppdaterad gruppchatt) utan att känna sig skyldig att svara.
4. Kalendrar
Fumeln
Missbruk nr 1 som människor gör med sina kalendrar behandlar dem som att göra-listor. Om du tittar på din kalender och ser något som liknar "plocka upp mjölk" eller "schemalägga en frisyr", är det dags att tänka om hur du använder den.
Ett annat kalendermissbruk misslyckas med att använda den för att skydda din tid, snarare än att bara organisera den. När du kontaktas med ett förslag till ett nytt projekt och din kalender säger att du kan passa in det, kom ihåg att det inte nödvändigtvis betyder att du borde göra det. Det är viktigt att ta en titt på dina mål och värderingar först.
Fixa
Syftar till att hålla din kalender ett heligt utrymme för möten och evenemang som antingen är bundna till ett specifikt datum och tid eller involverar andra än bara dig. Du kan börja ändra din kalenderpraxis med en uppgiftslista för uppgifter som att ringa din läkare eller plocka upp blommor. Att korsa bort små uppgifter är oerhört tillfredsställande och genom att sätta dem på en hanterbar lista tar de en annan karaktär - en som gör att du kan se dem som passande mellan viktiga händelser snarare än att bli händelser för sig själva.
Och glöm inte att alltid anpassa nya möjligheter till din roll och dina mål. Allt som inte matchar här och nu eller till din önskade framtid hör inte på docket (eller i din kalender).
Med bara några enkla justeringar kan du använda verktygen till ditt förfogande för att få mer gjort. Dela dessa tips runt kontoret, så kommer hela arbetsplatsen att bli mycket effektivare innan du vet det!
