Liksom dig är jag en upptagen professionell. Så jag letar alltid efter nya strategier för tidshantering för att utvärdera och förbättra hur jag tillbringar mina dagar.
I en ny intervju med Slate delade Dave Gilboa, medgrundare och co-CEO för Warby Parker, en fantastisk teknik som fungerar både som ett reflektionsverktyg och drivkraft för framtida åtgärder:
Och i slutet av varje vecka försöker jag titta på min kalender och granska alla möten som jag hade den veckan och betygsätta dem noll, en eller två. Noll betyder att det var en riktigt dålig användning av tiden och om jag var tvungen att göra det igen skulle jag inte ha varit med på det mötet alls. Två är en stor användning av tiden - jag vill spendera mer av min tid i de typer av möten. Och en är någonstans däremellan. Och sedan kommer jag att kontakta min assistent och se till att hon förstår vilka av de möten jag vill ha mer av och vilka som kan filtreras ut så att förhoppningsvis med tiden blir mitt schema mer och mer produktivt.
Nu behöver du inte en assistent för att komma med detta tips - istället, skriv ut ditt schema från den senaste veckan och betygsätt dina möten. (Eller om du är på ett papperslöst kontor, kasta det bara i ett Word-dokument.)
Det fantastiska med den här tekniken är att den låter dig spåra värdet på den tid du har tillbringat i möten. Får du mestadels två eller noll? Om du svarade på det senare, ställa dig några frågor för att se om du kan hitta ett mönster (eller två):
- Har de tenderat att vara stora eller små?
- Skickades en dagordning i förväg?
- Var det en tydlig ledare?
- Skedde det på morgonen, eftermiddagen eller kvällen?
- Var det personligen?
- Är detta ett uppdateringsmöte varje vecka?
- Var det ett e-postmeddelande som gick ut efteråt som gjorde mer?
Trender kan dyka upp där du märker att möten med större grupper är mindre användbara för dig; eller att du när som helst träffades före klockan 10 inte behöll något; eller att din veckosession med en kollega bara ledde till diskussioner om kontorsskvaller.
Med dessa insikter kan du arbeta med att anpassa ditt schema framöver och få ut mesta möjliga av din tid på kontoret. I själva verket kan det till och med finnas möjligheter för dig att avbryta kommande möten framöver om du bestämmer att de aldrig tillför något värde. Eller, om du känner dig riktigt experimentell kan du prova något nytt - som ett standup-möte eller helt enkelt skicka ett e-postmeddelande i stället för att möta ansikte mot ansikte.
Jag ska försöka det under de kommande veckorna för att se hur det fungerar - och det borde du också! Tweet mig på @acav med dina resultat.
(Åh, och PS, om du gillar ljudet av det Gilboa sa, Warby Parkers anställning!)
