Jag kommer aldrig att glömma den dagen jag vaknade till ett e-postmeddelande från Arianna Huffington.
Veckan innan hade jag mailat henne (förkylning) för att se om hon skulle tala vid Columbia University för den entreprenörsorganisation jag är involverad i. Och inte bara hade hon tagit sig tid att läsa min e-post, men hon hade faktiskt svarat - med ett ja ?! Självklart har jag bläddrat.
Men sedan slutade jag att tänka - vad fick min e-post att fungera? Vad med mitt meddelande hade lockat Arianna att uppmärksamma en högskolestudent som jag? Vad, för den delen, hade gjort så många av de mer än 100 andra förfrågningar som jag har meddelat proffs det senaste året framgångsrikt?
När jag ser tillbaka på alla dessa förfrågningar finns det några element som jag tror är särskilt effektiva i kalla e-postmeddelanden. Oavsett om du, som jag, vill bjuda in en inspirerande grundare eller verkställande direktör för att prata vid ditt evenemang, eller om du hoppas få kontakt med en ansedd professionell i din bransch, här är tre steg för att dramatiskt förbättra chansen att få svar från någon du beundrar, men vet inte - ännu.
1. Upprätta trovärdighet inom den första meningen
Jag kommer att anta att den du vill skicka meddelanden får massor av e-postmeddelanden från lika ivriga proffs. På grund av detta är det viktigt att du presenterar dig själv på ett trovärdigt sätt - och så snart som möjligt - innan din kontakt klickar på den fruktade arkivknappen.
Låt oss börja med det du inte vill göra. Du vill inte öppna din e-post som går igenom och hur du har följt den här personens arbete, hur mycket du gillade det och den saken de gjorde och hur du är så stor fan - skulle de inte snälla hjälp dig? Det finns smicker, och sedan låter det som en slumpmässig stalker som spratt ut ur ingenstans.
Håll istället professionellt från början och bevisa omedelbart varför du är en person som är värd att lyssna på. Ett enkelt sätt att skapa trovärdighet är att hyperlänka webbplatser - antingen ditt företags eller ditt eget - och låta webbplatsen tala för dig. (Har du inte en personlig webbplats än? Vi är här för att hjälpa till.)
Jag startade min e-post till Arianna med: "Jag är en operativ kommittéledare för Columbia Organization of Rising Entrepreneurs vid Columbia University." Genom att länka webbplatsen visste jag att jag inte behövde slösa bort ytterligare två meningar som förklarade vår grupps uppdrag och initiativ . Andra sätt att bygga trovärdighet? Lista publikationer du har varit med om du är författare, kunder du har arbetat med om du är en säljare och imponerande statistik om du gör störningar i en bransch. Det som imponerar dig mest med ditt arbete kommer sannolikt att imponera din kontakt också mest.
Var bara kort - kom ihåg att den här personen är upptagen och förmodligen tappar intresset om du fortsätter med dina kvalifikationer.
2. Gör din begäran unik för kontaktpersonens specialitet
Det är mycket mer troligt att din kontakt svarar om din begäran är specifik och inte kan slutföras av någon person där ute. Efter min introduktion till Arianna fortsatte jag med: ”I höst planerar vi att utöka vårt initiativ för att främja globalt entreprenörskap och skulle gärna vilja att du kom på campus för att tala om grundandet av The Huffington Post samt din vision för företagets globala expansion. ”
Det finns två sätt denna fråga är specifik för Arianna och inte bara för någon grundare där ute. Först växte Arianna upp i Grekland fram till 16 års ålder - varav mer än kvalificerad för att främja vår organisations globala initiativ. Dessutom har The Huffington Post lanserat på nio olika språk sedan 2005 och fortsätter att expandera över kontinenter. Genom att be Arianna specifikt tala om sitt företags vision för global expansion, sänkte jag möjligheten att hon skulle avslå begäran eftersom en annan utländsk grundare med ett USA-baserat företag kunde göra jobbet.
När du skickar ut ditt meddelande, gör din förfrågan så specifik som möjligt för att visa att 1) du gjorde noggrann undersökning av denna kontakts expertis, och att 2) mycket, väldigt få personer förutom denna person skulle passa i räkningen.
3. Beskriv fördelarna för kontakten
Vad kommer din kontakt ut ur att svara på dig? Med andra ord, förvandla denna ensidiga begäran till en ömsesidig relation. Ja, det kan vara svårt att tänka på vad i världen du kan erbjuda en framgångsrik (och eventuellt känd) professionell. Men varje person har något att erbjuda.
Det här avsnittet i min e-postadress ger ett exempel: "Med mer än 2 000 följare på Facebook och 2 200+ prenumeranter på nyhetsbrev skulle vi också gärna hjälpa till att locka ännu fler studenter till att börja följa HuffPost." Det här kanske inte verkar som en massa människor jämfört till The Huffington Posts publik, men eftersom vår organisation har en av de största målgrupperna bland Columbia: s grundutbildning, betyder det att de når en relativt stor grupp läsare med mycket potential. Gesten visar att jag inte bara är intresserad av en ensidig relation.
När du redogör för fördelarna för kontakten inkluderar du bara kvaliteter som skiljer dig - eller din organisation - från varandra. Förklara sedan hur dessa egenskaper skulle bidra till att främja din kontakts långsiktiga mål.
Förutom Arianna Huffington har mina kalla e-postmeddelanden fått svar från Mashables grundare Pete Cashmore, DramaFevers grundare Suk Park och grundare av olika London-baserade startups som Deliveroo och TransferWise. Svarsfrekvensen är fortfarande långt från 100% (och jag tror inte att det någonsin kommer att bli), men med dessa tre steg har jag varit mycket mer framgångsrik med att höra tillbaka från proffs som jag aldrig skulle ha trott möjligt att kontakta .
