Vi vill alla vara våra bästa på jobbet, men för många av oss finns det den här saken vi bara inte kan skaka: att vara sent.
Greg Savages uppförande manifest "No You Not Not" Running Late, 'You Are Rude and Selfish "har delats och omplacerats tusentals gånger sedan det publicerades 2010. För att inte tala, du vet att det inte är ett bra utseende när du dyker upp till ett personalmöte efter att alla redan sitter. Men bortsett från att känna dig bashful att du kallas ut, vad kan du göra med det i ditt eget liv?
Hantera det på mikronivå.
Om du arbetar i en kontorsmiljö som använder Microsoft Outlook eller Google Kalender, här är en tvåstegstaktik för att vara både i tid och helt förberedd för varje möte du har i din kalender. Eftersom både Outlook och Google Kalender har standardlarm inställda på att ringa 10 minuter före en schemalagd möte, använd det som ditt fönster för att se till att du verkligen är redo för vad som kommer nästa. Sedan går det en gång:
10 minuter innan
Oavsett om det är ett möte du leder eller bara deltar, använd den här tiden för att se till att du har det du behöver. När larmet låter, sluta vad du gjorde tidigare och svara på dessa frågor:
- Har jag alla rätt material?
- Är mina teammedlemmar förberedda?
- Är jag redo för alla uppdateringar eller meddelanden jag behöver göra?
- Är mötesrumets utrymme och utrustning redo?
- Behöver jag ge en heads-up till personer som för närvarande använder det utrymme som jag har det reserverat?
Naturligtvis behöver du inte vänta tills strax innan mötet för att ta itu med dessa frågor (det är faktiskt bra att göra dem till en del av din morgonrutin). Genom att möta dem nu, gör du emellertid din del för att se till att ditt 1 PM-möte inte börjar med att du väntar på kopimaskinen.
5 minuter innan
Om allt går bra med de första fem minuterna, klicka själv på ryggen och gå direkt till mötesbordet. Även om du känner dig antsy medan du väntar, undvik frestelsen att återvända till ditt skrivbord eller starta en ny större uppgift. En badrumsresa och att starta ett nytt e-postmeddelande kan ta längre tid än du förväntar dig och göra dig sent till mötet trots allt.
Istället erkänner du den lusten att kontrollera ytterligare en sak från din to-do-lista och använd vilken tidshanteringsexpert Eva Wisnik kallar "parkeringsplatsen." Under hela din dag ska du hålla en enda post-it-anteckning på skrivbordet för att notera de icke -kritiska uppgifter som hoppar in i ditt huvud som pop-up-annonser (tänk spåra att UPS beställer, skanna nyhetssidor eller kontrollera dina sociala medieflöden). Överraskande nog har jag upptäckt att att lägga till objekt på min parkeringsplats ger en känsla av upplösning, även om jag inte slutför dem på samma gång.
Sedan, under de senaste fem minuterna innan mötet börjar, medan alla (förhoppningsvis) kommer in i rummet, se om du kan rensa en av dessa uppgifter från ditt parti.
Beroende på hur stort ditt kontor är, kan du behöva justera "10 minuter" för att redovisa restiden mellan våningarna, men principen gäller fortfarande: Stopp, gör dig redo och gå. Genom att göra detta planerar du inte bara att vara i tid, utan att vara tidig. Det bästa av allt är att du känner dig produktiv och ser bra ut för ditt team. Åh, och ingen kommer att behöva veta att du kontrollerade dina "likes" före mötet - det är vår lilla hemlighet!
