Kära förhandlare,
Förvirrad Corporate Communicator
Kära förvirrad,
Det har gått 20 år sedan affärsmän började använda e-post, och vi har fortfarande inte räknat ut ett sätt att undvika de flesta problem som det orsakar.
Enligt Dr. Randi Gunther, en klinisk psykolog i Sydkalifornien, riskerar vi att kommunicera med varandra om vi inte använder något av de fem kommunikationssätten: ord, röstton, beröring, hållning och ansiktsuttryck.
När vi pratar i telefon justerar vi det vi säger inte bara som svar på de talade orden, utan också till den ton som dessa ord levereras med. Är vår affärsföretag krävande och hård, insisterande och direktiv, kall eller varm, tveksam eller säker, avslappnad eller formell? Vi justerar mer eller mindre naturligt vår egen ton så att den matchar den andra personens eller för att sänka den om temperaturen verkar för hög för samarbetsproblem.
Men även telefonen saknar det fulla uttrycket för våra idéer. När vi pratar i telefon saknar vi kroppsspråk och ansiktsuttryck, som båda kan förmedla tvivel när vi betonar vår säkerhet, motstånd när vi gör anspråk på efterlevnad eller humor när vi undviker konflikter.
Lägg till dessa underskott vår ömsesidiga okunnighet om det sammanhang där varje parti kommunicerar, och du har vad professor Raymond A. Freidman vid Owen Graduate School of Management kallar en "djupt asocial konversation."
Det är de dåliga nyheterna.
Den goda nyheten är att "ensamma ord" kan förmedla sammanhang och ton samt empati, passion, nyfikenhet och tvivel. Var det inte så, hade vi inte gråt när våra föräldrar läste oss Bambi , inte skulle bli arg när vi läste om den senaste etniska rensningen och inte skratta när vi läste en humoristisk kolumn i vårt Facebook-flöde. Det tar bara lite mer omsorg.
Här är bara några av de sätten vi kan lägga till lämplig ton, struktur, kontext och känslor till förhandlingar som genomförs via e-post - med ett exempelskript som du kan anpassa för att passa din egen situation.
1. Ställ in scenen och få känslan i konversationen
3. Nämn de känslor som affärskommunikation vanligtvis saknar
6. Var inte rädd för att nämna ditt eget tvivel
7. Nära till att betona en hög grad av förtroende för din förmåga att hitta en ömsesidigt fördelaktig lösning
Kort sagt, ta med så mycket av din egen personlighet, tempererade känslor, respekt för din förhandlingspartner och optimism om din förmåga att nå en överenskommelse som du kan. Ju mer du efterliknar "verkliga livet" -samtal i ett e-postmeddelande, desto mindre utrymme blir det för misstankar och missförstånd. Den här samtalet ger mycket utrymme för din förhandlingspartner att söka förtydligande, ställa frågor och komma med ytterligare förslag. Det enbart bör undvika missförstånd som leder till impasse.
Jag har ingen anledning att tvivla på att du, som du säger, är bra på förhandlingar mellan personer och personer. Inkorporera i din e-post vilka kvaliteter du ger till dessa förhandlingssamtal, oavsett om det är likhet, myndighet, tydlighet, oro för din förhandlingspartners välbefinnande, delade värden eller förstklassiga problemlösningsförmågor.
Lycka till med dina speciella utmaningar, och skicka gärna tillbaka till oss för mer detaljer, en bättre förklaring eller en rapport om framgången för nya färdigheter du har arbetat i dina e-postförhandlingar.
Den här artikeln är en del av vår fråga om en expert-serie - en kolumn som hjälper dig att ta itu med dina största karriärproblem. Våra experter är glada att svara på alla dina brinnande frågor, och du kan skicka en genom att skicka oss via e-post till editor (at) themuse (dot) com och använda Ask a Expert i ämnesraden.
