Regeringen är ökänd för stagnation. När ord som "banbrytande" uttalas hänvisar de vanligtvis till den privata sektorn (eller en skridskoåkning rom-com tidigt -90). I en bransch som denna måste du ofta spela inhämtning innan du kan förnya dig. (Jag upplevde detta från första hand när jag arbetade för att hjälpa avdelningarna i New York att börja ta online-betalningar - långt fram till Amazonas ålder.)
Men om du har valt en karriär i regeringen - eller någon annan bransch med långsam förändring - är chansen stor att du är där i framstegens namn. När jag arbetade i statliga operationer var mitt jobb att ersätta föråldrade, ineffektiva processer med sådana som fungerade bättre, snabbare och billigare. Ibland lyckades jag, och ibland misslyckades jag entydigt. Men misslyckande är ingenting om inte en effektiv lärare. Här är några av de lärdomar jag lärde mig i strävan efter en mer effektiv regering som kan hjälpa alla som försöker påverka förändringar inför stora byråkrati.
1. Sök bättre metoder, inte bästa metoder
Ledningsspråk har infiltrerat till och med regeringens led: "Låt oss utnyttja en synergistisk strategi för att innovera mot en robust lösning!"
Kanske favoriten bland en lång lista med dessa trötta uttryck är idén om bästa praxis, en fras som kastas runt som en cowboy på rodeon. Som projektledare i New York City-regeringen var en del av mitt jobb att undersöka hur andra regeringar och privata företag hanterade en del av sin verksamhet och bestämma om vi skulle ha något att vinna genom att kopiera deras framgångar. Vi höll forum och utarbetade PowerPoint-presentationer i överflöd, allt i namnet på att fastställa en praxis, kalla det bästa och lova att anta den för oss själva.
Men som jag insåg antyder tanken att något är bäst att det inte kan toppas. Det antyder att du har sökt uttömmande. Den antar att tillämpningen av en princip i en miljö fungerar lika bra i en annan. Uppfattningen om bästa praxis är på rätt väg, men om du verkligen vill påverka förändringar måste du anpassa ditt mål till bättre praxis. Det är inte bara semantik; det är en fullständig omramning av målet.
Bättre praxis innebär att när ditt bästa praxis har identifierats eller implementerats är ditt jobb långt ifrån gjort. Bättre praxis tar hänsyn till att för att hålla dig uppe i ditt spel - oavsett om det spelet är parkunderhåll, brottsbekämpning eller något lite mer privat sektor - får din praxis aldrig sluta utvecklas.
2. Titta bortom data
Tidigare borgmästaren i New York, Michael Bloomberg, tweetade en gång: ”På Gud litar vi på. Alla andra tar med sig data. ”Vi lever i en ålder av datadriven beslutsfattande. Och detta är till stor del en positiv utveckling - allt som inte stöds av siffror är bara en åsikt, en teori som väntar på att bli bevisad. Problemet är att vi ofta behandlar data som faktum och siffror, som George Washington, som oförmögna att ljuga.
Detta är långt ifrån sant. Först och främst kan samma nummer användas för att berätta olika - till och med motsatta - historier. Hur gjorde de som stödde att förbjuda försäljning av läskedrycker över 16 gram sitt fall? Tal. Och hur gjorde deras motståndare sina? Genom att använda samma nummer i ett annat sammanhang. Som Mark Twain en gång sade, "Fakta är envisa, men statistik mer smidig." Dessutom är inte alla statliga anställda som samlar in data ett vanligt Nate Silver. Brister i insamling och analys av data leder ofta till att vi felaktigt tolkar vilka nummer som kan försöka berätta för oss.
Lektionen: Ja, beslut ska drivas av data, men uteslutande med fokus på det döljer en del av bilden, och det är viktigt att komplettera de kalla, hårda siffrorna med kvalitativ forskning. Om du till exempel vill veta hur små företag kommer att påverkas av en ny reglering, fråga dem. Med verktyg som SurveyMonkey kan denna typ av canvassing göras med begränsade resurser. Det ger nyanser som data inte kan, och det antyder grå nyanser mellan svart och vitt.
3. Inköp är nyckeln
Du har en idé, lagt fram en genomförandeplan och utvecklat en budget. Det är den enkla delen. Nu måste du övertyga befogenheterna för att försvara förändringen. Du kanske kallar detta verkställande sponsring, men vad det egentligen innebär är att se till att människorna med myndighet att verkställa förändringen är helt ombord. Det bästa sättet att få denna typ av inköp är genom att presentera meningsfulla beräknade resultat: dollar som ska sparas, papper som ska elimineras, kunder som ska nås med det nya initiativet. Du kanske har kommit med Porsche av idéer, men även en Porsche behöver gas för att flytta en tum.
Men inköp uppifrån och ner är inte den enda typen som kommer att bana vägen för betydande förändringar. Tänk på alla människor som denna förändring kan beröra, och försök att undvika att förblinda dem med det. Låt oss säga att du implementerar ny teknik för att påskynda processen genom vilken tjänstemän slutför sina dagliga register. Engagera denna personal från början, dra fram deras frustrationer och idéer och integrera dem i rimlig utsträckning i slutprodukten. En grupp människor som har lyssnats till och inkluderats i förändringsprocessen, snarare än att ha påtvingats dem, är mycket mer benägna att ta steget (och till och med välkomna det).
4. Sök förändringar som tjänar mest, men inte alla
Här är den del där jag tar tillbaka något av det jag sa ovan. Även om det är viktigt att samla in feedback från olika intressenter när du formar den förändring du hoppas att genomföra, kan du försöka behaga alla som ett recept på den långsamt och smärtsamma döden av en annars solid idé. Överanpassning var ett särskilt ofta bakslag i teknikprojekt som jag arbetade med som projektledare. Med bara de bästa avsikterna att utveckla bästa möjliga produkt blev teamet ofta fastnat i krav som skulle ta en hel vecka att bygga men bara tillgodose behoven hos 2% av användarna.
Ibland måste du dra ut den magiska röda pennan och förenkla. Tänk på publiken som du serverar och de högsta prioriteringarna du vill uppnå. Allt som slår dig som lyx eller som en liten grupp särskilt högljudd begäran bör övervägas för huggblocket. Det sparar tid och pengar. Och i slutändan är det bättre att behaga majoriteten genom att leverera resultat snabbt och effektivt än att svika alla eftersom du har druckit i detaljerna.
5. Var tålamod
Kom ihåg slutligen att förändring i regeringen - eller någon annan byråkratisk industri - är möjlig, men det är långsamt. Ibland måste du vänta på att politiska vindar skiftar riktning. Ibland är det lagstiftningsprocessen eller ett kontrakt som håller sig fast i upphandlingen.
En av de mest glädjande förändringarna som jag fick ta hand i var att onlinebetalningsprojektet, där New York City-avdelningar försvann från istiden för papperskontroller och bokbok och till det nya årtusendet med elektroniska betalnings- och redovisningssystem. Det är inte alls sexigt, men det sparar staden miljoner dollar. Och det tog hela fyra år från den tid då informationsdokumentet flöt över mitt skrivbord tills ett fullständigt program var igång.
Om du handlar om snabbkorrigeringar kommer du att vara hårt pressad för att hitta dem någonstans över landskapet hos en regering (eller på annat sätt byråkratiska kontor). Men tro mig: Stor förändring är värd att vänta. I själva verket är det förmodligen varför vi gör jobbet i första hand.
