Om du skulle fråga karriärister vad de tycker om sin inkorg, skulle de flesta säga att det är ett själssugande svart hål med uppföljningsmeddelanden, irriterande personalkorrespondenser och nyhetsbrev eller pressmeddelanden upp wazoo. Och om du också skulle fråga dessa människor om de någonsin kunde se sig själva komma igenom hela inkorgen varje dag, skulle de flesta lura på idén om en sådan omöjlig prestation.
Men den senaste veckan bestämde jag mig för att ta på mig en utmaning som skulle få de flesta proffs att krimma: Jag gjorde en pakt för att komma till inkorgen noll varje kväll innan jag gick till sängs.
Så gjorde jag det? Svaret är ja. Var det enkelt? I helvete heller.
Medan jag inte tror att jag någonsin kommer att kunna komma ner till inkorgen noll varje dag i mitt liv, lärde jag mig några viktiga lektioner på vägen som hjälper mig att bättre hantera min inkorg framåt.
Den största? Ingen av de saker som hjälpte mig mest var banbrytande. Det var de strategier jag hör gång på gång från produktivitetsexperter och e-postmöglar - det handlade bara om att faktiskt implementera dem och följa igenom dem.
Låt mig dela några saker du faktiskt behöver göra för att göra din inkorg mindre hemsk.
1. Sätt "Besvara e-post" i ditt schema
Jag har skrivit om detta tidigare, men en av de saker som jag tyckte mest effektiv när jag försökte komma till inkorgen noll varje kväll var inte att kontrollera min inkorg hela tiden. Istället blockerade jag vissa bitar av tid varje dag för att ägna till e-post: för mig var 30-60 minuter på morgonen, vid lunchen, och på sen eftermiddag var det mycket tid att få sakerna kvadrerade.
Det verkar motsatt (jag var skeptisk med säkerhet), men genom att fokusera på den ena uppgiften och inget annat kunde jag komma igenom min inkorg mycket snabbare än vanligt. Efter att ha tidslinjen uppmuntrade mig också att driva via e-post i en snabbare takt, snarare än dally dally på en som jag inte vill svara eller bli distraherad av ett obetydligt meddelande snarare än bara ta bort det.
Genom att svara på mina e-postmeddelanden i specifika tidbitar fick det dessutom att det verkade som en oändlig ork och mer som bara en annan sak på min to-do-lista, vilket var mycket lättare att komma igenom. Innan den här veckan insåg jag inte att min inkorg alltid stod i bakhuvudet, och jag var i evigt tillstånd av att vara rädd för att kontrollera mitt e-postkonto hela dagen. Eftersom det blev en del av mitt schema som allt annat ifrågasatte jag inte när jag var tvungen att skicka mitt nästa e-postmeddelande; Jag fick precis tid för det.
Det var också väldigt trevligt att "logga av" i slutet av en session och inte oroa dig för vad som hände i världen för cyberspace.
2. Svara på de flesta e-postmeddelanden direkt
Personligen kräver cirka 65-70% av e-postmeddelandena i min inkorg snabba svar som tar mig mindre än en minut eller två att skriva. Alltför ofta får jag en dålig vana att bara lämna dem i min inkorg och säga, ”Eh, det här är lätt. Jag kommer till dem senare. ”Men som jag insåg tog det faktiskt mer tid och energi att läsa dem, bearbeta dem tillräckligt för att bestämma att de var lätta nog att skjuta ut tills senare, och sedan komma tillbaka senare och bearbeta dem igen för att svara.
Genom att faktiskt tvinga mig själv att svara på dessa korrespondenser just då och där under min dyrbara "e-postsvar" -tid, kunde jag få fler saker ur min inkorg och från mitt sinne - och gå närmare den svårfångade inkorgens noll.
3. Punt andra e-postmeddelanden till strategiska tider
Jag installerade slutligen Boomerang-appen på Gmail förra veckan efter att en väldigt upptagen vän till mig fortsatte att insistera på att jag skulle få den (”Det är en livräddare!” Fortsatte hon att säga). Och jag måste erkänna: Hon hade rätt.
Mycket enkelt, Boomerang låter dig planera om när e-postmeddelanden visas i din inkorg. Även om det kan låta som fusk för att bara schemalägga allt för senare ("Jag fick inkorgen noll ikväll genom att schemalägga 45 e-postmeddelanden för att dyka upp i min inkorg imorgon!"), Är poängen att vara strategisk med hur du använder den.
Som till exempel grundare av en populär hemsida för antagning av högskolor skickar personalen på gymnasiet ständigt till mig uppsatser på college för att redigera, något jag tycker om att göra. Det är dock inte kul att ha de utkasten som sitter i min inkorg i flera dagar åt gången, och jag har inte tid att redigera dem den andra de visas. Istället använde jag Boomerang för att schemalägga dem att komma tillbaka när jag hade mer tid att redigera dem (i mitt fall, det är på fredag eftermiddagar).
Att kunna schemalägga vad som kom in i min inkorg när det gjorde en enorm skillnad i min produktivitet och hur mycket jag kunde få gjort.
För ett annat sätt att göra detta, skrev inboxens geni Alex Cavoulacos här om ett system för strategiskt hantera e-postmeddelanden som kräver olika nivåer av ansträngning med etiketter och mappar. Talar om vilka:
4. Använd etiketter eller mappar
Markera mina ord: Använd inte din inkorg som någon slags deponi för att dumpa alla dina e-postmeddelanden. använd etiketter, flikar eller mappar (oavsett vad din e-postleverantör kallar dem) för att ordna och arkivera allt du får.
Jag har över 30 olika etiketter på mitt e-postkonto, och även om det kanske låter besatt eller specifikt, hjälper det mig att snabbt hämta meddelanden jag behöver och arkivera saker när jag är klar med dem, vilket gör att min inkorg verkar mycket mindre skrämmande.
Till exempel, just nu har jag ett par fram och tillbaka korrespondenser pågår med några av mina anställda från The Prospect . Istället för att bara lämna de pågående e-postmeddelandena i min inkorg hela tiden har jag arkiverat dem under deras respektive Prospect-mappar så att de bara dyker upp om det finns ett nytt meddelande. Detta rensar fysiskt min inkorg av saker jag redan har behandlat, vilket gör att andra saker i sin tur känner sig mycket mer hanterbara.
5. Avsluta prenumerationen på e-postlistor
Detta tips är ganska självförklarande: Bli av med all fluff. Går du bara direkt till papperskorgen-ikonen i din inkorg när vissa nyhetsbrev kommer? Avsluta bara. Och dra inte ens "Men jag kanske läser detta senare!" Min tumregel är att om jag tar bort ett nyhetsbrev tre gånger i rad, avbokar jag mig på plats.
Jag har personligen läst en hel del nyhetsbrev för olika spelningar, så för att komma igenom slogan använde jag Boomerang för att hitta bekvämare tider för nyhetsbrev som jag gillade att visas i min inkorg, och jag avslutade mig allt annat.
Genom att ta bort mig från dessa e-postlistor hindrade jag mig i huvudsak från att ta emot flera dussin fler e-postmeddelanden varje dag. Tidigare kände jag att jag tillbringade hälften av min inkorgstid för att bara ta bort nyhetsbrev och andra massmeddelandelistor, som jag inte längre behöver oroa mig för. Det känns som att min inkorg handlar om personlig e-post som riktas specifikt till mig, och de nyhetsbrev jag lagrade är saker jag faktiskt ser fram emot att läsa.
Ser jag tillbaka på mitt experiment, var det värt det att försöka komma till inkorgen noll varje dag?
Jag tror att det korta svaret är nej, du bör inte flytta himmel och jord för att se det oh-så-härliga "Inget nytt mail!" -Bannern i Gmail varje kväll före sängen. Detta experiment visade mig dock att jag inte behövde ha dussintals (om inte hundratals) e-postmeddelanden som satt i min inkorg hela tiden; det fanns sätt att minska meddelandena och därför minska min e-post-inducerade stressnivåer. Jag är nu mer medveten om att besvara e-post inte behöver vara en evig jobb - det är bara ytterligare ett hack i min dagliga uppgiftslista, vilket i sin tur får mig att känna mig mindre orolig över det.
Genom att ändra mina e-vanor gjorde jag hela processen att ta emot och skicka e-post mycket enklare för mig själv - och jag sparat tid för att göra det. Vem älskar inte det?
