När volymen e-postmeddelanden vi skickar och tar emot växer med, kommer det ett nytt problem: att hitta ett specifikt meddelande - eller en specifik information - i ditt stora arkiv.
Lyckligtvis kan du med några överväldigade tangenttryckningar och lite avancerad sökkunskap hämta den information du behöver från din e-post lättare än någonsin.
Trick 1: Skriv nu för att hitta senare
En av de nr 1 saker jag gör innan jag skickar ett e-postmeddelande är att läsa det för sökbarhet. Jag tänker på vad jag skulle leta efter för att hitta det här e-postmeddelandet senare och se till att orden finns i e-postmeddelandet.
I de flesta fall ändrar jag inget, men en gång i taget upplever jag att jag har skrivit "det partnerskap vi diskuterade i morse" istället för "Mashable-partnerskapet vi diskuterade i morse" eller "Anteckningar från mötet med Jack ”istället för“ Anteckningar från möte med Jack Smith från Amazon. ”När jag söker efter den här tråden i framtiden, vet jag att jag ska söka efter“ Mashable ”eller“ Jack Smith Amazon, ”och utan de snabba korrigeringarna skulle jag inte har hittat en sak.
Trick 2: Använd etiketter och mappar
Om du är en Gmail-användare kan du använda etiketter - eller så kan du bara arkivera allt i ett stort hav av e-postmeddelanden. Jag tycker att det bästa skälet att överväga att använda etiketter är sökning.
Till exempel: Min medgrundare Kathryn och jag skickar e-post om staden Chicago relativt ofta. Vissa av e-postmeddelandena är relaterade till vår försäljningsexpansion till staden, och andra är helt oberoende (till exempel en konferens som händer där, eller en kandidat som är baserad där). Att kunna söka efter "Kathryn Chicago" inom etiketten "Försäljning" hjälper mig att hitta det jag letar efter mycket snabbare än att söka i alla mina e-postmeddelanden efter samma fråga.
Samma sak gäller för mappar i andra e-postklienter som Outlook. Att kunna söka inom en mer begränsad uppsättning e-postmeddelanden gör det lättare att hitta det du letar efter.
Trick 3: känna till dina e-post-sökkommandon
Slutligen, känna till dina sökalternativ. Skillnaden mellan att söka efter e-postmeddelanden som innehåller “Kathryn” var som helst i kroppen kontra e-postmeddelanden som skickats av Kathryn, skickas till Kathryn eller med “Kathryn” i ämnesraden är ganska betydande. För Gmail är dessa de bästa sökkommandona att veta:
-
Så här söker du efter e-post till eller från en viss person: till: XYZ och från: XYZ
Pro tip: För båda dessa kommandon kan du välja mellan e-postadressen, ett förnamn eller ett efternamn, t.ex. från: [email protected], från: jane, från: smith. Om någon har flera e-postadresser, kommer du att få in hans eller hennes för- eller efternamn för att få resultat från alla. -
Så här söker du efter ett e-postmeddelande med specifika ord i ämnesraden: ämne: XYZ
Pro tip: Om du vill söka efter en fras, se till att lägga den i offert. Ämne: NYC-resor letar efter e-postmeddelanden med "NYC" i ämnesraden och "resa" någonstans i kroppen - du behöver ämne: "NYC-resa" istället. -
Så här söker du efter ett e-postmeddelande med en bilaga: har: bilaga.
Pro tip: Du kan också söka efter specifika filtyper med filnamn: doc, filnamn: ppt och så vidare. -
Så här söker du efter ett e-postmeddelande med en specifik etikett: etikett: XYZ
Pro tip: Om du klickar på en etikett i Gmail kommer den redan att lägga till den i sökfältet, så du kan använda det som en startpunkt för din sökning. -
För att begränsa sökningen till e-postmeddelanden som är lästa eller olästa: är: olästa eller är: lästa
För mer, kolla in Digital Inspiration fantastiska exempel på dessa sökkommandon i aktion.
Använder du några andra trick för att hålla din e-post sökbar?
