Känns din arbetsplats lite som kongressen på sistone? Arbetar alla för sitt eget team och inte för företagets kollektiva förbättring? Har du problem med att nå över gången för att få den information du behöver för att göra ditt jobb bra - eller alls?
Även om icke-vinstdrivande anställda förenas av uppdraget från sina organisationer, har jag upptäckt att dessa frågor plågar ideella organisationer lika mycket som de gör någon annan typ av företag. Även om vi kan ha ett slutresultat i åtanke, är vi lätt uppdelade av våra funktioner och hur vi utför det uppdraget.
Den vanligaste kollisionen i den ideella världen är mellan programpersonal och insamlingspersonal. Programanställda anklagar ofta fundraisers för att fokusera på pengar över uppdrag, felaktigt föreställa organisationens arbete eller utnyttja klienter. På baksidan blir insamlare frustrerade när programpersonal inte sätter in dem i viktiga utvecklingar, vilket gör det svårt för dem att samla in pengarna som krävs för att programmen ska fungera. Lägg till det faktum att ideella organisationer är ständigt underbemannade, och du har en stressad och överväldigad personal - vilket kan leda till otrevligt beteende och ineffektiv insamling och programutveckling.
Oavsett om du också är en del av en ideell organisation eller om ditt företag helt enkelt är uppdelat i osynliga silor som inte kan tyckas spela trevligt, här är några av mina bästa tips för att begrava luckan med dina medarbetare och ta reda på hur du ska kommunicera bättre.
1. Förklara din roll
Detta verkar grundläggande, men det är troligen roten till många av dina problem. I min situation, som en insamling, förväntar jag mig att all personal - oavsett deras utsedda roller - kommer att delta i insamling på någon nivå. Men om de aldrig har varit tvungna att göra det i en tidigare roll eller inte helt förstår varför jag gör begäran kommer jag ofta att möta viss motstånd. För att jämna ut saker, förklarar jag vad jag behöver och varför jag behöver det. Annars ser det ut som att jag ber dem att göra mitt jobb för mig för människor som inte har mycket erfarenhet av min funktion.
Det är också ofta bra att tydligt ange hur din roll kan hjälpa dem i gengäld. Till exempel, som någon som regelbundet kommunicerar med finansiärer, förklarar jag vad min organisation gör och hur vi gör det dagligen. Jag träffar också stiftelser som stöder flera andra ideella organisationer inom vårt område och har en känsla av bästa praxis. Detta gör mig till en perfekt deltagare i varje programplaneringsmöte, särskilt om ledaren är bekymrad över huruvida ett nytt program kan få finansiering eller inte.
När dina medarbetare vet exakt vad du behöver av dem för att fullgöra din roll och hur du kan hjälpa dem i gengäld kommer du att upptäcka att kommunikation och samarbete blir mycket lättare.
2. Delta på den andra sidans möten
Ärligt talat är det största kommunikationsproblemet i många organisationer ofta att vi faktiskt inte kommunicerar med varandra! Nu vet jag att ingen behöver någon annan händelse i kalendern, men om du har märkt en nedbrytning i samarbete eller kommunikation mellan avdelningar, kanske det är dags att släppa in på andra sidan regelbundna möten. På så sätt behöver de inte ta anteckningar, skriva in dem och skicka dem till dig (som du antagligen aldrig kommer att läsa ändå). Istället, genom att vara närvarande, kan du tolka informationen omedelbart.
Jag älskar att mina kollegor sitter på insamlingsmöten - de har ofta bra idéer eller feedback på frågor som min avdelning står inför. Ibland är agendan så enkel som en programuppdatering, men ibland kommer någon från en annan avdelning att föreslå ett helt nytt sätt att tänka på ett projekt - vilket innebär ett nytt sätt att samla in för det också.
Med dessa möten kan du också bättre förstå dina kollegas utmaningar. Om du tror att de är löjliga för att jagar dig för viss information eller är lata för att inte ta itu med vad du tycker är en fantastisk idé, kan det förändras när du börjar förstå hela strategin eller när du upptäcker hur mycket arbete som går till en av deras projekt.
3. Planering är makt
I min organisation uppstår mest friktion mellan personal över scheman och förväntningar. Insamlingsanställda ansvarar för att hantera förslag och rapportera tidsfrister till stiftelserna, och ibland kräver dessa tidsfrister ganska löjliga väntetider.
Om programmets anställda blir avskräckta av dessa tidsfrister för att samla in och analysera nödvändig information, kan de - förståeligt så - bli frustrerade och stressade. Och ibland, på grund av komplexiteten i de uppgifter och information som behövs, kan det vara omöjligt att vända den inom den tidsramen. Om så är fallet kan insamlingspersonalen förhandla och ställa olika förväntningar med finansiärerna, men de behöver också tid för att göra det - vilket betyder att programmeringspersonalen inte kan vänta till sista minuten för att begära en förlängning.
Beroende på din organisation kan något så enkelt som att skapa en delad kalender hjälpa dig att kommunicera interna och externa tidsfrister. Det är inte heller en dålig idé att ta itu med några problem när de dyker upp, som när ett bekräftelsesbrev anländer, så att insamlingspersonalen har mer tid att förhandla om eller hela teamet kan arbeta tillsammans för att skapa en plan B.
Så mycket som e-post, mobiltelefoner och internet har hjälpt oss att hålla kontakten, förblir effektiv kommunikation en utmaning för varje arbetsplats. I slutet av dagen, kom ihåg att du alla är i det tillsammans och att din framgång beror på att alla gör sitt jobb bra. (Och om allt annat misslyckas, lyssna på Otis och prova lite ömhet.)
