För några veckor sedan satte jag mig vid mitt skrivbord med fast beslutsamhet att ha en superproduktiv arbetsdag. Jag antar att samma sak kan sägas för alla arbetsdagar, men just denna måndag var lite annorlunda. Jag hade en förkortad arbetsvecka framför mig, och jag visste att jag behövde göra så mycket gjort som mänskligt möjligt.
Jag började tappa ner min uppgiftslista. Jag skulle svara på en massa e-postmeddelanden. Jag skulle utarbeta fyra olika artiklar. Jag skulle följa upp med flera olika källor. Och när jag hade extra tid (för att jag naturligtvis skulle göra det) skulle jag till och med få min planerare klar för nästa månad.
Låt oss spola framåt. Slutet på min arbetsdag kom snabbt och jag tittade igen på min lista för att se hur mycket jag faktiskt hade åstadkommit. Det visade sig att jag bara hade avmarkerat ungefär hälften av uppgifterna på min lista.
Jag blev chockad … och sedan besegrade … och sedan orimligt frustrerad. Vad?! Var gick jag fel? Och hur skulle jag fixa det? Det visade sig att det jag verkligen behövde var någon Star Trek . Men jag går framför mig själv.
Har du för mycket att göra och för lite tid?
Tyvärr är jag villig att satsa på att du har haft dagar som det här - där du ställer in de bästa avsikterna och hamnar förrådd av den bakåtstickande klockan.
Visst, du kanske inte får i uppdrag att rädda Starship Enterprise från en katastrof. Men samma princip kan inte bara förvärva dig samma typ av rykte med din chef eller klienter, det kan också hjälpa dig att vara mer rimlig med din att göra-lista.
Okej, men hur exakt hjälper Scotty-principen med en uppgiftslista?
Så här översätts: Beräkna hur lång tid du tror att en viss uppgift kommer att ta. Jag vet att det här kan vara tufft, så jag rekommenderar att jag tänker tillbaka på tidigare fall när du har slutfört denna eller en något liknande uppgift för att få ett mer realistiskt grepp om hur lång tid det vanligtvis tar dig.
Nästa? Channel Scotty och lägg till 25-50% till den uppskattningen (jag rekommenderar 50%, bara för att vara säker) för att hålla dina ambitioner i schack. Så om du tror att det kommer att ta dig en timme att fullfölja den rapporten, tar du ut en och en halv timme för det. Och sedan komma igång.
Bästa fall-scenariot? Du slutar med extra tid för att få ännu mer gjort. Värsta fall? Du har rätt på rätt spår - utan den tunga känslan av besvikelse vid slutet av din dag.
Jag har implementerat detta trick själv under de senaste veckorna. Även om det verkligen tog lite övning och vänja sig (det är lite av ett skott för egot att inse att du inte är exakt den produktivitetsuperhjälten du tycker om att vara), har det varit en stor hjälp för att se till att jag är realistiskt med mina förväntningar på min arbetsdag. Kort sagt, jag har älskat det.
Jag har till och med tagit detta ett steg längre genom att faktiskt skriva mina justerade tidsberäkningar bredvid varje uppgift på min uppgiftslista. Om jag lägger till dem och upptäcker att jag har 12 timmars arbete planerat för en åtta timmars dag? Jag vet att vissa saker måste flyttas till imorgon.
Här är den fantastiska saken med Scotty Principle: Det är supersnabbt och smärtfritt att genomföra, och det räddar dig från den känslan av full besvikelse när en oavslutad uppgiftslista stirrar tillbaka på dig klockan 18.00. Dessutom kan du ärligt säga att Star Trek är hemligheten till din framgång (eller åtminstone en av dem).
Försök och förbered dig på att packa in dina arbetsdagar som känns mindre som en slacker och mer som en "mirakelarbetare."
