Hur många gånger har du fått en inbjudan till ett möte och tänkt, "Åh ja, måste vi göra det just nu?" Som vi alla vet, det finns många gånger när man träffas personligen är helt dumt, särskilt när det involverar en stor grupp människor vars input helt enkelt inte behövs. Men lika lätt som det är att anta att du aldrig har en god anledning att delta i någon igen, det finns tillfällen då det verkligen är det bästa sättet att få viktiga uppgifter utförda.
Så innan du avvisar den inbjudan till kvartalsuppdateringen för teamet är här några gånger när deltagarna är ditt bästa alternativ för att hålla kursen och uppfylla dina mål.
1. När du träffar ett tidskänsligt projekt
Några av de mest frustrerande mötena är de där man får en stor grupp människor att diskutera, ja, inte mycket av någonting alls. Ibland pratar du om saker som skulle vara trevligt att göra, men skapar inte handlingsplaner. Andra gånger samlas du helt enkelt för att träffas.
Men det finns också situationer där du eller dina lagkamrater har något brådskande som måste slutföras så snart som möjligt - och många människor krävs för att se till att det går bra. Och säkert, du kan skicka ut ett Google-dokument och gå med på att arbeta med det "tillsammans." Eller så kan du träffas personligen i 30 minuter, komma med en plan, delegera uppgifter och komma igång.
I slutet av dagen slutförs vissa leveranser bäst som ett team - så om du eller någon annan du arbetar med ber om en hjälpande hand, gör inte för mycket av en scen om att lägga till ett nytt möte i din kalender.
2. När ditt team stänger över e-post
I en idealvärld skulle du och dina lagkamrater aldrig vara oeniga och arbeta tillsammans i perfekt harmoni varje dag. De flesta lags verklighet är emellertid att de flesta grupper stöter på en eller annan punkt. Även om det skulle vara lättare att ignorera det när saker är lite isiga bland dina medarbetare och bara fortsätter, vet du att det bara kommer att skapa fler problem längs vägen.
Det är nästan alltid mycket mer produktivt att bara öppet lufta alla dina klagomål med projektet (eller en kollegas inställning till projektet) och ta reda på hur du löser konflikten så att du kan träffa dina tidsfrister.
Och det bästa sättet att göra det? Hitta ett konferensrum och titta direkt på varandra när du ger feedback. Du kanske frestas att göra detta via e-post eller chat, men var ärlig - du vet att du bara kommer att göra framsteg om du gör detta personligen, i ett verkligt möte.
Eftersom nio gånger av 10 känns konstruktiv kritik mycket mindre hård när det sägs till ditt ansikte, sedan när det gäller din inkorg. Dessutom känns en offhand-kommentar om ditt val av presentationstypen mycket mindre personlig när det är en del av ett pågående samtal högt och inte den enda raden i ett e-postkedjesvar.
3. När du behöver feedback om något
Återigen kanske du frestas att säga: ”Låt oss inte träffas. Skicka mig gärna dina tankar om detta i ett e-postmeddelande. ”Men låt oss vara verkliga - ibland är det bra att höra dina kollegas tankar om något personligen.
Dessa behöver inte vara långa möten, och i många fall behöver du förmodligen inte ens en officiell agenda. Men några av de idéer som kommer från att bara prata det ansikte mot ansikte kan ofta vara otroliga. Och om du undviker att ställa in dessa för dig själv när du verkligen behöver feedback eller känner dig fast i ett projekt, skjuter du bara på din egen framgång.
4. När det finns ett viktigt beslut att fatta
Detta är den mest uppenbara anledningen till att kalla ett möte, men också det viktigaste. Det är så lätt att dra dina fötter när din grupp behöver fatta ett beslut. Om du känner dig osäker på något eller vill ha en ärlig åsikt om det val du tror att du ska göra, var inte rädd för att be ditt team träffas med målet att besluta innan gruppen lämnar rummet.
Och om någon i ditt team begär en liknande förfrågan, inte puffa och puffa hela vägen in i ett konferensrum. Att göra val är svårt, och såvida du inte arbetar med ett team av tankeläsare, är det bästa sättet att ta reda på om alla är på samma sida att sitta vid samma bord och prata om det.
Jag fattar. Möten är inte alltid roliga, särskilt när du har en lista över saker du vill göra. Och när de är frivolösa, oproduktiva eller en kombination av båda är det förståeligt för dig att leta efter sätt att komma ur dem så snabbt som möjligt.
På baksidan är det orättvist att anta att de alla är ett slöseri med din tid. Utvärdera var och en från fall till fall innan du säger "Nej tack." Du kommer att upptäcka att i många fall är det bästa sättet att göra något snabbare att träffas tillsammans.
