Vissa presentationer är så bra att du inte kan låta bli att anta att personen bara är en naturlig. De måste vara det, eller hur? När allt kommer omkring är att presentera framför en publik en utmaning för de flesta, men ändå finns det de som gör att det verkar som om det är det enklaste i världen.
Men du vill veta hemligheten till det förtroendet? Förberedelse! Oavsett hur lätt dina favorithögtalare får det att se ut, var alla var noga med att skapa sina bilder, jota ner grundliga talarnas anteckningar och öva det du vet vad du kan.
Vill du imponera på din klient, dina kollegor eller din chef nästa gång du måste presentera? Använd checklistorna nedan för att hålla dig på rätt spår och se till att du är beredd.
Bygg din presentation
Du kan återanvända ett gammalt PowerPoint-dokument. Eller så kan du behöva skapa en från grunden. Hursomhelst, spendera tid på att skapa dina bilder i förväg . Planera att spendera en timme för att beskriva presentationen, ytterligare en timme innan de talande anteckningarna ligger och en tredje timme som arbetar med designen.
Om det känns som mycket, låt oss dela upp det:
Ytterkant
Undersök dagsljuset ur ditt ämne. Om det är en försäljningsgrad, få de data du behöver för att köra hem poängen. Om det är för en större publik, säkerhetskopiera dina viktigaste samtalspoäng med forskningsbaserad data. Det kan låta som mycket arbete, men en bra översikt kommer att göra ditt liv så mycket lättare under de närmaste dagarna.
De talande anteckningarna
Här bör du ta reda på vilka typer av talanteckningar du behöver. Vissa människor kan behöva korta påminnelser för att referera under sitt samtal. För er som jag, kanske du måste skriva ut hela presentationen. Inget heller är fel - men här ska du ta reda på det själv.
Designen
Att skapa presentationsbilder är en av de saker som verkar svårare än de egentligen är. Även om du inte har ett öga för design kan du fortfarande se det sammanhängande genom att välja ett färgschema, använda mallar (till exempel dessa gratis från Google Drive) och hålla det enkelt.
Spika ned logistiken
Måste du boka ett konferensrum? Räkna ut tekniken i konferensrummet? Ringa folk in? Vet du hur länge det ska pågå? Ska du lämna tid för frågor?
Gör dig själv en tjänst och få svar på alla dessa frågor nu.
Åh, och experttips, boka rummet en dag innan också så att du kan öva i den riktiga miljön.
Välj ut ditt dräkt
Det här låter kanske dumt, men det hjälper dig att undvika mycket stress på samtalets dag. Det behöver inte vara formellt - särskilt om ditt kontor inte är det - men det borde vara något du känner dig säker på. Ju färre val du måste göra den morgonen, desto mer kan du fokusera på vad som är viktigt
Få feedback på dina bilder
Nå ut till några av dina mest ärliga, pålitliga lagkamrater och be dem om feedback om både din presentation själv och din presentationstil.
Här är några saker du kan (och borde) be om dem att leta efter:
- Hur ser dessa bilder ut?
- Flyter informationen bra?
- Finns det några grammatiska fel?
- Är det för länge? För kort?
- Pratade jag för snabbt?
- Finns det en klar takeaway?
- Mitt mål med denna presentation är att komma över. Hur kan jag göra det mer tydligt?
Kom ihåg: Detta är ett bra tillfälle att ta sig tid, öva exakt vad du vill säga och till och med sätta in lite humor om du tycker att det är lämpligt. Med dina kollegor i rummet får du omedelbar feedback om hur du kan förvänta dig att din publik ska svara.
Gör slutliga redigeringar till dina bilder
Från både ett design- och talperspektiv har du fått en god mängd feedback nu. Medan det fortfarande finns en hel del arbete att göra, ta en redaktörs penna till ditt bildspel och gör slutliga ändringar.
Och när jag säger final, menar jag final . Ju mer du finjusterar din presentation, desto mer förvirrar du dig själv när det är showtid.
Öva ditt samtal (igen)
Den här gången, öva ditt samtal under exakta omständigheter som du kommer att presentera det nästa dag. Är det ett samtal på webinarstil? Testa din videokonferensprogramvara och stryk ut de tekniska kneparna. Kör sedan genom ditt däck.
Om du har följt denna checklista, borde du redan bokat ditt övningsutrymme. Dra fördel av det och sätt upp allt du behöver för nästa dag.
Ge dig själv en paus
Du kanske vill hoppa tillbaka till dina vanliga uppgifter för att komma ikapp. Men glöm inte att ge dig själv tid att koppla av. Ta ett kaffe i köket eller ta en promenad runt kvarteret. Gör något trevligt för dig själv, även om du bara har några minuter. När allt kommer omkring har du lagt mycket hårt arbete i din presentation.
Läs igenom talarens anteckningar en sista gång
Du har gjort mycket arbete för att komma till denna dag. Tänk inte på det, utan ge talarens anteckningar en sista genomblick innan du presenterar. Om du har identifierat områden som du har snubbat upp under din övning, gör så ytterligare anteckningar när så är nödvändigt.
Gå till rummet tidigt
Om det är möjligt, kom in fem minuter tidigt för att börja ställa in och få dig att känna dig bekväm.
Var inte för hård mot dig själv
Även de mest sköna presentationerna har sina hicka. Det kan vara en felaktig internetanslutning. Eller kanske kommer inte ett skämt att landa som du hoppades att det skulle göra. Försök att inte slå dig själv för mycket om dessa saker, särskilt innan de har hänt. Lita på mig, det händer även de mest framgångsrika presentatörerna.
Jag har bara beskrivit mycket, men den goda nyheten är att jag har skapat den här checklistan för att följa den.
Låt oss inse det: Att ge presentationer är svårt. Men eftersom du har förberett dig som galen, kommer du att ha ett mycket bättre läge att slå det ur parken. Det kanske inte går exakt att planera, men det kommer inte att bero på att du inte gjorde allt du kan för att sätta allt på plats för framgång. Dessutom är jag villig att satsa på att du kommer att bli mycket svårare för dig själv än någon som lyssnar på dig tala - särskilt eftersom du har gjort allt detta arbete för att bli redo.
