Som medlem i Gen Y känner du (förhoppningsvis) redan de viktigaste reglerna för e-etikett: Håll den kort och söt, och lägg inte något i ett e-postmeddelande som du inte vill vidarebefordra till din mormor, din chef, eller din betydande annan.
Men ibland är den stickaste delen om att skriva ett e-postmeddelande inte alls innehållet - det är hur man börjar och slutar det. Speciellt på arbetsplatsen är det inte alltid så enkelt som att börja med "Dear Joe" och logga ut med "Thanks, Kelly."
Så när du skapar ett meddelande till en anställningschef, en verkställande eller till och med din chef, så här kan du se till att du sätter din bästa cyberfot fram - från början till slut.
1. En e-post från vem?
Första saker först: Det är dags att lämna ditt e-postkonto “[email protected]”. Verkligen. Det är inte söt eller kreativ, det är oprofessionellt. Om du använder ett e-postkonto av något annat skäl än att chatta med dina collegevänner använder du en adress som innehåller dina första och sista initialer eller namn och lämna den där. Var också försiktig när du använder siffrorna 0 eller 1 i din e-postadress; det kan vara svårt att berätta förutom dem med stor bokstav O eller gemener L.
2. Undvik att hälsa gaffes
Att välja det första ordet i ett e-postmeddelande är enkelt - "kära" eller "hej" arbetar båda i nästan alla situationer. Men det kan bli svårt efter det. I regelbunden kommunikation på arbetsplatsen är det vanligtvis bra att adressera personen med sitt förnamn, och att använda titlar kan få dig att se för formellt, tappat eller ung.
Men det finns undantag: vissa högre chefer föredrar "Mr." eller "Ms." så det är värt att hålla ett öra för att höra hur andra människor normalt adresserar honom eller henne. Och det är en säker satsning när du träffar en läkare eller professor för första gången att de föredrar att bli adresserade som "Dr."
När du skickar e-postmeddelanden för din jobbsökning är det bäst att använda titlar. Men om du inte känner könet till personen du kontaktar, gissa inte - gå bara med förnamnet. Ja, Christina "Chris" Brown kan förlåta dig för att du kallade henne Mr., men det sista du vill göra är att genera dig själv innan du kommer in i hjärtat av e-postmeddelandet.
Slutligen, om du inte har ett specifikt namn för mottagaren (t.ex. skickar du en arbetsförfrågan till en central HR-adress), är ett enkelt "hej" helt tillräckligt.
3. Stäng med tillstånd
Du kanske har din favoritlista för e-post, men du bör alltid överväga din relation med korrespondenten och orsaken till e-postmeddelandet när du loggar ut. Här är en snabb titt på några vanligt använda taglines och meddelandet de förmedlar:
Med vänlig hälsning: Detta är ett universellt stängningssentiment och 100% lämpligt i de flesta situationer, men det kan ses som lite tappat eller förskräckande för korrespondens med någon du känner väl.
Med vänlig hälsning: Denna fras är professionell, men med lite värme. Det är vanligt att affärsmails som är mindre formella, till exempel mellan medarbetare som arbetar något ofta. Detta kan förkortas ytterligare till "hälsningar" när du skickar e-post till någon bekant.
Bäst: Denna inloggning diskuteras allmänt och ses som allt från uppriktigt till trite, beroende på mottagarens filter. Det är helt enkelt en förkortad version av "Vänliga hälsningar" och kan känna positiva känslor. Men det kan också missuppfattas som inauthentiskt om du inte har en tidigare en-mot-en relation med personen du e-post.
Respektivt: Det här är en formell avsändning som är lämplig när du skickar e-post till VD, styrelseordförande eller en högre företagsledare.
Fondly: Detta är definitivt en social avslutning, inte en professionell. Det skickar meddelandet om vänlighet och genuint intresse - men med en kännedom som bäst hålls borta från professionell korrespondens.
Hjärtliga hälsningar: Detta är en mer formell version av "fondly", men det passar fortfarande bäst för sociala e-postmeddelanden.
Med vänlig hälsning: Ofta betraktas som lite uppskattad för e-post, denna avslutning kan bäst användas för mer formell korrespondens som ett tryckt brev.
4. Gör din signatur användbar
Se till att din signaturrad listar grunderna: ditt fulla namn, titel, företagsnamn och kontaktinformation, inklusive telefonnummer och e-post. En företagslogotyp kan också vara ett estetiskt tilltalande tillägg.
När du skickar jobbsökningsrelaterade e-postmeddelanden använder du ditt namn och kontaktinformation. Men om du tänker på vilken kontaktinformation du ger - om du inte vill att potentiella arbetsgivare som ringer upp linjen tar din receptionist ibland upp, ge inte det numret. Och om du använder Facebook, Twitter och LinkedIn professionellt är det bra att inkludera den informationen också.
Ibland kommer du att se e-postmeddelanden inklusive citat eller vittiga sidor som en del av signaturen - men fortsätt med försiktighet innan du tänker att din behöver den här typen av uppgradering. Affärs-e-postmeddelanden måste innehålla just det: företag. Din signatur är inte platsen för att visa din personliga övertygelse eller intressen.
När du går att skapa ett e-postmeddelande, se till att du ägnar lika mycket uppmärksamhet åt din öppnings- och stängningsrad som du gör resten av ditt innehåll. Låt inte en undvikbar förpackning blunder irritera eller distrahera mottagaren innan han eller hon kommer till den viktigaste delen av din e-post - meddelandet.
