För några veckor sedan började min syster frenetiskt skicka mig på väg till flygplatsen. Hon skulle på affärsresa till Seattle och skulle ha träffat sina medarbetare på järnvägsstationen så att de alla kunde gå till planet tillsammans. Men hon hade gått över och hoppades nu ta ut sin taxiresa. ”Var det okej?” Frågade hon mig, som om jag hade någon aning om hennes företag skulle hämta taxibilen efter att ha ordnat tåget.
”Jag är säker på att de kommer att ta hand om det, ” sa jag och försökte lugna henne. "Missa bara inte ditt flyg, " varnade jag och tänkte att hon då skulle bli riktigt skruvad.
Så mycket som jag ville lägga henne på lätthet om situationen, hade jag verkligen ingen aning om att veta om hon skulle få ersättning eller, mer, om hennes kollegor skulle bli irriterade över att hon missade grupptågen och gick på henne egen. Skulle de se det som en snubb, och skulle saker vara besvärliga under resan?
Medan jag inte är expert på affärsresor, vet jag att kommunikation är avgörande för en smidig resa. Och när jag vände mig till The Musees helt egen stabschef Lindsay Moroney för bekräftelse, gick hon med på: "När som helst pengar eller budget spelar in på jobbet, är det bäst att ställa förväntningar tydligt framför din chef."
Om du är ny i ditt nuvarande företag eller bara är ovanligt med att göra affärsresor i allmänhet, ska du inte undvika att fråga dig om företagets policy när det gäller alla utgifter. Till exempel förklarar Moroney att "Vissa företag anser att kostnadsföring av hyttar inte är så stort men måltiderna täcks inte, medan andra är mer bekväma att definiera en daglig stipendium som du spenderar som du vill."
Om det är ett dagligt stipendium som du arbetar med och reser med din chef eller en företagsledare kan du antagligen intuitera att du kommer att vara ensam för många måltider. Om det inte finns något stipendium och alla måltider är täckta, ta reda på i förväg om det finns förplanerade middagar och luncher som du förväntas delta på.
Och på matnoten är det också bra att tänka framåt vad måltiderna kommer att delas med kollegor (eller konferensdeltagare) och vilka du kommer att vara ensam för. Det är förståeligt om du tycker att det är konstigt att direkt fråga om delade måltider om det inte är något som står på din agenda, men du kan nämna din förkärlek för koffein och fråga honom om han vill att du ska ta honom en latte innan din 9 AM. Det är hans ledtråd att bjuda in dig till frukost eller släppa dig ur kroken, beroende på hur du vill titta på den.
Denna riktlinje fungerar bra för resten av den restid som du inte arbetar på. Det kan vara bra att be om en agenda innan din resa så att du har en förståelse för var du behöver vara när. Eftersom dina kollegor inte heller är vana vid att vara på kontoret dygnet runt, kan du säkert anta att den "fria" tiden som anges i schemat är din. Och hej, det är OK om du föredrar att krullas i den stora hotellsängen klockan 22.00. Såvida du inte brainstormar ett projekt med teamet över drycker - eller om det verkar oförskämt att borgen på en kvällshändelse - litar på att dina insatser och närvaro under dagen är tillräckligt.
Men på den noten, om det finns "valfria" dagshändelser eller högtalarsessioner, bör du förmodligen kolla in ett par. Det skulle vara i dålig smak att avvisa varje enskilt undervisning. Tänk på hur potentiellt besvärligt det skulle vara om din chef fick reda på att du slöt en panel som han eller hon rekommenderade för att du ville träna lite.
I slutändan är ditt bästa alternativ för att spika researbete att ha öppna kommunikationslinjer. Det är bättre att ställa frågor eller ta itu med eventuella problem innan du går (till exempel: "Hur kostar jag faktiskt allt korrekt?") Snarare än för tillfället. Som Moroney säger, när du pratar med din chef: "Om det finns en policy kan han eller hon ge dig information", så vet du vad som är acceptabelt och vad som inte är det. Tanken är att "spara dig själv stressen från det okända - och kostnaden för en avvisad återbetalning - och fråga minst en vecka innan du åker."
Det är råd som min syster säkert kunde ha använt, och det är utmärkta råd i allmänhet för att hålla oro för arbetsresor på avstånd - och din plånbok intakt.
