Har du någonsin den sjunkande känslan när du återvänder till din e-post efter några dagar (eller till och med timmar) tillbringat, och du ser att volymen av obesvarade meddelanden redan har nått hanterbara proportioner?
En orubblig inkorg kan känns som ett överväldigande hål som du aldrig kommer att gräva dig ur. Men det behöver inte vara så! Med några enkla steg kan du organisera din inkorg, ta kontroll över din inkommande e-post och allvarligt minska din e-post-ångest.
Rensa det
Jag vet att detta verkar skrämmande för många, men jag rekommenderar starkt att du använder din inkorg bara för vad den är avsedd för: ny e-post. Tänk på snigelpost som en analogi. Om du lägger varje paket eller brev du fick på ditt köksbord utan att lämna in det eller slänga ut det, skulle ditt kök snart bli en oöverskådlig hög med papper. Din inkorg fungerar på samma sätt - det är mest effektivt när du rensar det.
Börja med att ta bort alla e-postmeddelanden som du får som du aldrig vill ha tillgång till igen (som tillkännagivandet av denna veckas försäljning på flyg till Maui - tyvärr inte i år). Var dock tankeväckande, och radera inte artiklar du kanske vill ha en post på raden (som ett kvitto från ditt Amazon-köp).
Prova sedan att arkivera de e-postmeddelanden du vill behålla i relevanta mappar eller (för Gmail-användare) arkivera dem. Mitt mål är alltid att kunna se alla e-postmeddelanden i min inkorg utan att behöva bläddra ner eller klicka på “sida 2.” Jag tycker att jag är mindre stressad när jag snabbt kan titta på allt jag behöver ta itu med, allt på en sida. Och låt oss vara ärliga: om ett e-postmeddelande finns på sidan 2 kommer det förmodligen inte att hanteras i alla fall.
Säga upp
Den största postlådesstopparen är saker du får på en återkommande basis. Och det är inte bara e-nyhetsbrev att skylla - Facebook, Twitter och de nio dagliga avtalssidorna som du nu prenumererar för att även fylla din inkorg med uppdateringar.
Så nästa gång du skickar ett halvdussin e-postmeddelanden utan att ens öppna dem, notera vad du tar bort. Om du kastar ut e-postmeddelanden från samma källa tre gånger utan att öppna dem, är det dags att avsluta prenumerationen. Din inkorg kommer att tacka dig.
Konsolidera, konsolidera, konsolidera
I allt högre grad måste människor ta itu med flera inkorgar. Din arbetsadress, din. Edu-adress, din professionella klingande förnamn.fö[email protected], kanske till och med det gamla Hotmail-kontot som dina gymnasievänner inte kan tycka ta bort från sina adressböcker.
I de flesta fall måste du hålla dina personliga e-postmeddelanden och arbetsmailar separata, men om du har flexibiliteten, kommer att konsolidera flera e-postadresser ge dig färre platser att logga in på och hantera. Ett alternativ är att avbryta dina äldre adresser, men du kan också välja att ha en e-postadress vidarebefordrad till en annan - så du kommer att täckas oavsett var folk skickar dig e-post, men ändå kan hålla allt arkiverat på samma plats.
Få din inkorg att göra jobbet
En av mina favoritfunktioner i Gmail är autofilter: Du tränar din inkorg för att veta var du ska skicka ett e-postmeddelande och hur du ska märka det. Allt från min mor blir arkiverat som "Familj", och saker som skickas till min e-postlista i kollegvänner i grupp kommer också att märkas. På det sättet, när jag letar efter något senare, är det alltid lätt att hitta.
Du kan också använda Gmail för att få några e-postmeddelanden att hoppa över din inkorg automatiskt. Till exempel, om du automatiskt betalar din kabelräkning, som jag, kan du arkivera den automatiskt och lägga till etiketten "Finansiell." Du behöver aldrig se den, men om du behöver den vet du var du kan hitta Det.
Planera för "senare"
Du känner till de e-postmeddelanden som du vet att du inte kommer till förrän senare, men du är rädd att du kommer att glömma? Det finns nu ett plugin som heter Boomerang (för närvarande tillgängligt för Gmail och Outlook) som är perfekt för att hantera dem. Du kan schemalägga ett e-postmeddelande för att försvinna och komma tillbaka senare - när du är redo att ta itu med det - lämnar din inkorg klarare fram till dess.
Boomerang har också några andra (ganska livsförändrande) bonusar. Det låter dig planera ett e-postmeddelande som ska skickas vid ett senare tillfälle, och det låter dig också ställa in återkommande e-postmeddelanden. Du kan också låta Boomerang ge dig en påminnelse om någon inte kommer tillbaka till dig. När jag till exempel skickar e-post till Julie på måndag om en rapport jag behöver på fredag, kan jag be Boomerang att få den e-postkedjan att komma tillbaka till toppen av min inkorg klockan 10:30 på torsdagen om hon inte har svarat än. Och om hon svarar, vet Boomerang att inte ta tillbaka e-postmeddelandet på torsdag. Lysande, eller hur?
Är du redo att komma igång? Ta bort lite tid den här veckan för att granska din inkorg. Det kan ta dig några timmar, men jag lovar att den tid (och stress) du sparar på lång sikt kommer att göra alla dina ansträngningar värda det.
