Huruvida du använder ditt företags e-postkonto för att skicka personliga e-postmeddelanden är framförallt upp till företaget. Det är upp till din arbetsgivare att upprätta policyer och riktlinjer som styr användningen av sina nätverksresurser. Arbetsgivare bör ha anställda läsa och godkänna en godkänd användnings policy (AUP) som beskriver vad som är tillåtet och vad som inte är innan de ger dem tillgång till nätverksresurser.
Vad sägs om att använda ditt personliga e-postkonto för att göra affärer?
Återigen är svaret att det förmodligen inte är klokt. Har ditt personliga e-postkonto samma strikta lösenordsregler som ditt företags e-postkonto? Är kommunikationen mellan din dator och den personliga e-postleverantörens servrar säkrad eller krypterad på något sätt? Om du skickar känslig eller konfidentiell information kan den bli avlyssnad eller kopieras en kopia eller sparas på e-postservrarna?
Utöver dessa frågor, om ditt företag omfattas av efterlevnadsmandat som Sarbanes-Oxley (SOX) finns det krav på att skydda och behålla e-postkommunikation relaterad till företaget. Om du arbetar för en statlig myndighet finns det en god chans att din kommunikation är föremål för någon form av frihetsinformation. I båda fallen skulle sändning av officiell information på ditt personliga konto placeras utanför kontrollerna för att skydda och behålla e-postkommunikation. Att göra det är inte bara en överensstämmelseskränkning, utan också ett utseende av ett försiktigt och avsiktligt försök att kringgå systemet och dölja din kommunikation på ett hemligt sätt.
Det finns ingen bättre illustration av varför att blanda personlig e-post med arbetsmail är en hemsk idé än Hillary Clintons användning av en privat e-postserver under sin tid som statssekreterare. Detta var ett av de mest offentliga fallen av varför du inte skulle göra något så här. Det går inte bara mot regeringens politik. Det är bara inte en bra idé eftersom personliga e-postkonton normalt inte har någonstans nära det antal tekniska skyddsåtgärder som regeringssystemen gör. Inte att de offentliga systemen är perfekta, men de är vanligtvis konfigurerade på ett sådant sätt att de försöker minimera säkerhetshot.
På den andra sidan av gången, lärde sig en gång republikansk vice president-nominat Sarah Palin, tidigare guvernör i Alaska, den svåra vägen att personliga e-postkonton inte ger samma säkerhetsnivå som Alaskas regeringens e-postsystem. En grupp som kallar sig "anonym" lyckades hacka in i hennes personliga Yahoo-postkonton. "Anonym" gjorde en handfull av e-postmeddelandena offentliga, mer eller mindre för att bevisa att de faktiskt hade hackat kontot. Några av meddelandetitlarna och mottagarna tycks stödja rykten om att hon kanske har använt hennes personliga e-post speciellt för att hålla det etiskt utmanade ämnet ut ur Alaskas regeringens e-postsystem och utanför några krav på informationskrav.
Se till att du följer goda rutiner när du skapar lösenord, även för dina personliga konton. Säkra lösenord eller inte, använd ljudbedömning och följ reglerna när du bestämmer om du vill mixa personliga och företagsemail.
Några andra stora resurser på e-postsäkerhet omfattar följande:
- Farorna med out-of-office-auto-reply Meddelanden
- Varför behöver du ett disponibelt e-postkonto
Redaktörens anmärkning: Denna äldre artikel uppdaterades av Andy O'Donnell
