De flesta företag är bekanta med vad som kan göras i Microsoft Word och Excel, men förstå vad Microsoft Access kan göra är lite svårare att förstå. Tanken att skapa databaser och försöka behålla dem verkar som en onödig resursanvändning; För småföretag kan detta program dock ge flera olika fördelar, särskilt när det gäller att förvalta tillväxt och organisation. Det ger ett mycket mer robust sätt för småföretag att spåra data och projekt än Excel eller Word.
Åtkomst kan ta mer tid att lära sig än de mer vanliga Microsoft-programmen, men det har också den mest mervärde för att spåra projekt, budgetar och tillväxt. Alla data som behövs för att driva ett litet företag för jämförelse och analyser upprätthålls i ett enda program, vilket gör det lättare att köra rapporter och diagram än i de flesta andra program. Microsoft erbjuder ett antal mallar för att förenkla inlärningsprocessen, och användare kan anpassa mallarna när de går. Att förstå grunden för Microsoft Access kan hjälpa småföretag att se sitt fulla värde i sin dagliga verksamhet.
Bonus: Om du redan använder ett kalkylblad är det enkelt att konvertera ditt Excel-kalkylblad till en Access-databas.
Underhålla kundinformation
En Microsoft Access-databas tillåter ett företag att spåra all nödvändig information för varje kund eller kund, inklusive adresser, orderinformation, fakturor och betalningar. Så länge databasen är lagrad i ett nätverk där alla anställda kan komma åt och uppdatera det, kan informationen vara aktuell. Eftersom kundinformation är kritisk för alla småföretag kan databasen (och borde) säkras. Lägga till formulär i databasen hjälper småföretag att se till att anställda skriver in data konsekvent.
När användarna blir bekanta med programmet kan mer utarbetade komponenter läggas till, till exempel mappning till klientadresser. Detta gör det möjligt för anställda att verifiera adresser för nya kunder eller planera rutter för leveranser. Det gör det också möjligt för företag att skapa fakturor, skicka e-postmeddelanden och vanligt mail och spåra när och hur fakturor betalades. Uppdatering och lagring av kunddata i Access är mer tillförlitlig än ett kalkylblad eller Word-dokument och effektiviserar hanteringen av den informationen.
Spåra finansiella data
Många företag köper mjukvara speciellt för att spåra ekonomin, men för ett litet företag kan det vara overkill; dessutom tenderar det att skapa extra arbete. Inte bara kan fakturor skapas och spåras i en Access-databas, men alla företagskostnader och transaktioner kan också spelas in. För företag som har hela Microsoft Office Suite inklusive Outlook och Access kan betalningspåminnelser i Outlook kopplas till databasen. När påminnelsen dyker upp kan användarna göra de nödvändiga betalningarna, ange data i Access och stänga på påminnelsen.
Det kan bli nödvändigt att köpa mer sofistikerad programvara när verksamheten växer, och dessa företag har en fördel om alla deras finansiella data lagras i Access. Många andra program kan rymma data som exporteras från Access, vilket gör det lättare att migrera information när tiden kommer.
Hantera marknadsföring och försäljning
Ett av de minst använda men mest kraftfulla sätten att använda Access är att övervaka marknadsförings- och försäljningsinformation. Med befintlig kundinformation som redan lagrats i databasen är det enkelt att skicka e-postmeddelanden, flygblad, kuponger och vanligt mail till dem som kan vara intresserade av försäljning eller specialerbjudanden. Småföretag kan sedan spåra hur många av sina befintliga kunder som svarar på följande marknadsföringskampanjer.
För nya kunder kan hela kampanjer skapas och övervakas från en enda plats. Det gör det lättare för medarbetarna att se vad som redan har slutförts, vad som återstår att göra, och vilka uppföljningar som behövs.
Spårning av produktion och lager
I likhet med klientspårning är dataspårning på lager, resurser och beståndet avgörande för alla affärer. Tillgång gör det enkelt att skriva in data om leveranser till lager och veta när det är dags att beställa mer av en viss produkt. Detta är särskilt viktigt för tillverkare som behöver ett antal olika resurser för att slutföra en produkt, till exempel flygplansdelar eller farmaceutiska ingredienser.
Även tjänstesektorn måste behålla inventarier och med all den informationen på ett ställe blir det lättare att se vilken dator som tilldelas vilken anställd eller bestämmer när kontorsutrustning behöver uppgraderas. Om spårning av fordon, mobila enheter, serienummer, registreringsinformation, användarloggar eller maskinvaru livslängder, kan småföretag spåra deras hårdvara lättare i Access.
Utöver hårdvara måste företagen kunna spåra programvara. Från registrering och antalet datorer som tillåts använda programvaran till versionsinformation och användare måste företagen snabbt och noggrant kunna dra information om sina nuvarande konfigurationer.
Löpande rapporter och analyser
Kanske är den mest kraftfulla aspekten av Access användarens förmåga att generera rapporter och diagram från alla data. Möjligheten att kompilera allt lagrat i de olika databaserna är det som gör Microsoft Access till ett kraftverk för småföretag. En användare kan snabbt generera en rapport som jämför kostnader för resurser mot aktuell prissättning, skapa ett diagram som illustrerar hur mycket som finns på lager för en kommande marknadsföringskampanj eller kör en analys som identifierar vilka kunder som står bakom betalningarna.Med lite extra kunskap om frågor kan småföretag ta kontroll över hur de ser data.
Ännu viktigare, Microsoft Access kan knyta till andra Microsoft-produkter. Småföretag kan granska en rapport, leta upp klientdata och generera fakturor i Word. En postfusion kan skapa brev med regelbunden post medan användaren samtidigt genererar ett e-postmeddelande i Outlook. Data kan exporteras till Excel för en djupare titt på detaljer och därutöver skickas till PowerPoint för en presentation. Integration med alla andra Microsoft-produkter är kanske den bästa anledningen att använda åtkomst för att centralisera all företags information.
