Alla Microsoft Outlook-versioner använder PST-filer för att lagra e-post, kontakter, kalenderdata och annan Outlook-data. Med tiden växer dessa filer i storlek, och som de gör gör Outlook-resultatet en träff. Att hålla PST-filstorlekarna små, antingen genom att ta bort gammal information eller arkivera den, gör att Outlook fungerar optimalt.
Det finns två typer och storlekar av PST-filer.
Gränsvärden för PST-storlek för Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 och 2016
Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 och 2016 använder ett PST-filformat som kan lagra Unicode-data, en standard som kan representera de flesta alfabet på datorer. Dessa PST-filer har ingen storlek, men en praktisk gräns för 20GB till 50GB rekommenderas.
Av prestations- och stabilitetsskäl rekommenderas det inte att gå utöver 20 GB i Outlook 2003 och Outlook 2007 PST-filer.
Gränser för PST-storlek för Outlook 97 till och med 2002
Outlook-versionerna 97 till 2002 använder ett PST-filformat som är begränsat till U.S. English. Främmande språk tecken måste kodas. PST-filer har en hårdgränsad gränsvärde för 2GB som inte kan ökas.
Eftersom din PST-fil närmar sig gränsen eller den föreslagna maximala storleken, kan du flytta gamla meddelanden till en separat PST-fil - eller ta bort dem, förstås. Kontrollera storleken på filerna med hjälp av Total storlek ges i dialogrutan Mappstorlek.
Så här arkiverar du PST-meddelanden i Outlook 2016
-
Klick Fil.
-
I Info kategori, klicka Kontoinställningar.
-
Välj Kontoinställningar och gå till Data fil flik.
-
Klick Lägg till.
-
Skriv namnet på arkivet under Filnamn.
-
Välj önskat format under Spara som typ. Outlook Data File är det bästa valet.
-
Alternativt skydda filen med ett lösenord.
-
Klick ok.
-
Klick Stänga.
Flytta gamla meddelanden till Arkiv PST-filen på samma sätt som för Outlook 2007 (se nedan).
Så här arkiverar du PST-meddelanden i Outlook 2007
Att arkivera PST-meddelanden eller annan data i Outlook 2007:
-
Välja Fil > Datafilhantering från Outlook-menyn.
-
Klick Lägg till.
-
Välj önskat format. Om du inte tror att du behöver komma åt arkivet i en version av Outlook 2002 eller äldre, välj Office Outlook Personlig mappfil (.pst).
-
Klick ok.
-
Ange ett filnamn. Månadsvisa eller årliga arkiv är meningsfullt, men du kan välja ett namn som fungerar bäst för dig. Men planerar att hålla filen liten under 2 GB. Större filer är inte lika effektiva.
-
Klick ok.
-
Skriv arkivet PST-filnamn under namn. Alternativt skydda filen med ett lösenord.
-
Klick ok och Stänga.
Nu när du har skapat en PST-fil i arkivet kan du dra och släppa hela mappar till rotmappen som visas under Postmappar . Du kan också högerklicka på rotmappen som heter efter ditt arkiv PST, välj Ny mapp från menyn, ge mappen ett namn, välj Post och post poster (eller annan lämplig kategori) och klicka ok. Dra och släpp sedan enskilda e-postmeddelanden eller grupper av e-postmeddelanden till mappen.
Du behöver aldrig komma åt dina arkivfiler, men det är inte svårt att återställa ett Outlook PST-arkiv.
