En fråga som jag ofta ställs av kunder är vilket format de ska använda för att lägga till dokument på deras hemsida. I många fall skapades dessa dokument i Microsoft Word, men inte alla har den programvaran. Av den anledningen, och andra (filstorlek, filer kan redigeras, etc.), skulle du troligen inte vilja lägga till dokument som skickas till din webbplats som en Word-fil. Istället är det filformat jag rekommenderar en PDF-fil.
Adobes PDF-format, som står för Portable Document Format, är ett bra sätt att lägga till dokument på en webbplats. Detta är särskilt sant om dessa dokument måste skrivas ut, eller om de kan vara alltför komplexa, vilket gör det svårt att lägga ut innehållet lämpligt för en webbsida. Ett vanligt exempel på detta skulle vara medicinska former som skulle behöva slutföras innan en ny patient anlände till ett kontorbesök.
Att låta en patient besöka webbplatsen för att ladda ner och skriva ut formuläret före besöket är mycket effektivare än att ha kontorspost en fysisk kopia av formuläret till den patienten - och med en PDF som skrivs ut och fylls ut för hand är det också ofta mer önskvärt än att samla in informationen via en webbformulär på grund av den eventuella känsliga naturen hos den information som samlas in (och de strikta säkerhetskraven som din webbplats skulle behöva följa för att samla in den data).
Detta exempel på en medicinsk form är bara en anledning att använda en PDF-fil. Andra vanliga användningsområden som jag har sett inkluderar:
- Detaljmötet i mötesmötet där du vill göra innehållet tillgängligt för läsare, men vill inte att det ska enkelt redigeras.
- Ge större dokument, som anställningshandböcker, som måste skrivas ut enkelt (och inte heller lättredigerbara).
- Visa tryckt arbete i en designers portfölj.
I slutändan är det otroligt enkelt att lägga till en PDF-fil på en webbplats. Låt oss ta en titt på hur lätt det är att inkludera en PDF-fil på din webbplats.
Steg 1 - Du behöver en PDF
Det första steget i processen är att skapa PDF-filen. Medan du kan köpa den professionella versionen av Adobe Acrobat för att skapa dessa dokument kan du också göra det från många andra applikationer, som Microsoft Word, genom att använda funktionen "Skriv ut" och välja PDF som alternativ.
Om det inte finns tillgängligt för dig finns det ett antal gratis PDF-konverteringsverktyg tillgängliga online, inklusive PDF Converter, Online2PDF, CutePDF och många fler. Medan jag har en fullständig version av Acrobat har jag också använt Bullzip PDF i många år för att skapa PDF-dokument som behövs för andra system.
När du har klarat din PDF-fil kan du gå vidare till nästa steg.
Steg 2 - Ladda upp din PDF
Du måste lägga till din PDF till din webbhotell miljö. Medan vissa webbplatser som använder ett CMS kan ha den här funktionaliteten inbyggd, kan du i andra fall helt enkelt använda ett standard FTP-program för att lägga till dessa filer på din webbplatss kataloger.
f du har många PDF-filer, är det bäst att hålla dem i en separat katalog från dina HTML-filer. Att lägga till dessa PDF-filer i en mapp med ett namn som "dokument" är en ganska vanlig praxis. Detta gör det lättare för framtida uppdateringar och för att hitta var dessa filer är (det är samma orsak till att din webbplatss grafiska filer finns i en mapp som heter "bilder" etc.).
Steg 3 - Länk till din PDF
Med PDF-filen (eller PDF-filerna) nu på plats, behöver du bara länka till dem. Du kan länka till din PDF-fil som du skulle ha någon annan fil - lägg bara till en ankaremärke runt den text eller bild som du vill länka till PDF-filen och ange filvägen. Till exempel kan din länk så här:
Länk text här
Ytterligare tips:
- Under åren skulle många webbplatser länka till Acrobat Reader webbplats för att hjälpa personer som kanske inte har den här programvaran att ladda ner den så att de kunde se din fil. Verkligheten är att nuvarande webbläsare faktiskt kommer att visa PDF-dokument in-line. Det innebär att de inte som standard laddar ner dem till användarens dator, utan visar dem direkt i den webbläsaren. På grund av detta är det inte nödvändigt att inkludera länken för att ladda ner mjukvaran, men om du föredrar att göra det, kan det verkligen inte göra ont (det kan göra din webbplats lite daterad)
- Använd Acrobat-filer för dokument som du inte vill att människor ska kunna redigera genom att göra dem säkra PDF-filer. Kom ihåg att om någon har en professionell version av programvaran skulle de kunna göra ändringar om du inte skyddar dokumentet från att tillåta dessa ändringar.
