Att bestämma vilket EDMS-paket som är rätt för det arbete du gör är nyckeln till att framgångsrikt genomföra dokumenthanteringsprocedurer på ditt kontor. Låt oss ta en titt på de fem största paketen där ute och väga deras fördelar och nackdelar innan du köper.
Vault Collaboration
Autodesk Vault Collaboration finns i två smaker: Vault för AEC och Vault for Manufacturing. Beroende på vilken typ av arbete du gör kommer en av dessa definitivt ge dig alla EDMS-verktyg du behöver. Eftersom Vault är en Autodesk-produkt kan du vara säker på att de är fullt utvecklade och tätt integrerade med lämplig Autodesk-designprogramvara. Varje program har utökad funktionalitet om du använder AutoCAD-vertikaler som ditt primära designpaket. Det betyder inte att Vault är begränsat till att arbeta med de programmen, det är det inte. Vault integreras med MicroStation och hela Microsoft Office-produktlinjen också, men dess sanna styrka ligger i hur bra det knyter till de olika Autodesk-designpaketen.
Mitt team arbetar inom infrastrukturfältet och Civil 3D är vår huvudsakliga designprogramvara. Med det i åtanke byter vi hela vårt företag av Meridian och över till Vault AEC Collaboration på grund av de extra fördelar det ger oss att dela data över filer som ingen annan EDMS-programvara kan ge. Eftersom Civil 3D skapar all sin designinformation (inriktningar, ytor, etc.) inom en ritning, måste du manuellt skapa en datareferens så att användarna kan dela den data över filer. Vault AEC har den funktionen redan inbyggd: När du stänger en fil i Civil 3D, intervenerar Vault och frågar om du vill dela den designinformationen med alla andra ritningar i Vault-projektet. Ett klick av en knapp och det som en gång var en förvirrande manuell process är gjort på ett konsekvent och effektivt sätt.
Det finns dussintals andra integreringar mellan Vault och AutoCAD-produkter, som automatisk länkning till Sheet Set Manager så att du kan generera hela ritningssätt i ett steg och få dina titelflöden och täckplåtar uppdateras automatiskt när du ändrar projektegenskaper och lägger till eller tar bort filer. Vault är ett mycket kraftfullt och anpassningsbart EDMS-paket och det blir min högsta rekommendation för alla som använder Autodesk-produkter regelbundet.
Meridian Integration
Meridian Integration är ett mycket kraftfullt EDMS-paket som har några av de mest avancerade integrationsfunktioner som finns på marknaden. Meridian arbetar med nästan alla viktiga mjukvarupaket du har på ditt system och det har ett högt utvecklat gränssnitt med alla större CAD-system där ute. Medan det inte fokuserar på någon speciell AEC-bransch, har Meridian mycket bra generiska kontroller för integrering med din standard AutoCAD, MicroStation och andra drafting-paket. För att flytta bortom det, har Meridian lämnat öppet ett programmerbart användargränssnitt som du kan använda för att anpassa programmet för att få åtkomst till ganska mycket vilken funktion som helst inom dessa CAD-system.
Den skalbarheten är en av Meridians styrkor; du kan verkligen anpassa programmet till din egen arbetsflödesprocess med bara lite programmering. Om du inte har en programmerare på personal, erbjuder de flesta återförsäljare anpassning till rimliga priser. Vi har använt det här programmet på vår nuvarande position under det bättre decenniet, och vi har lyckats sätta ihop några realtidsbesparande funktioner med minimal investering. Projektflyttning, batchplotting, elektroniska signaturer och ett halvt dussin andra anpassningar har sparat oss otaliga tusen betalbara timmar.
Meridians förmåga att spåra ändringar i en fil, skapa säkerhetskopior och revisioner med ett enda klick och att visa och röda filer utan att behöva öppna själva ritningen är fantastiska verktyg. Jag kommer att varna dig om att det är ett komplext system och det finns en bestämd inlärningskurva som är inblandad i att få dina användare bekväma med det. Meridian är mycket autodesk Inventor fokuserad men det är så konfigurerbart att det anpassas till olika branscher inte alls. När man arbetar med Inventor gör det dock ett fantastiskt jobb att skapa delkataloger, spårning av komponentrevisioner och att bygga visualiseringsfiler. Om Inventor är ditt primära designprogram, är Meridian definitivt paketet för dig.
Skicklig
Adept från Synergis Software är en fullt utrustad Software Management Software som har alla standardkärnprocedurer som du sannolikt hittar i alla avancerade EDMS-system. Det möjliggör fullständig metadatakonfiguration av anpassade fält, checkar in / ut av dokument av användare, versionsstyrning och revisionsspår för att hålla reda på vem som gjorde vad och när, till alla dina filer.
Adept fokuserar tungt på tillverkningsindustrin och integrerar med program som Inventor och SolidWorks, vilket innebär att Adept har möjlighet att länka direkt till teckningsobjekt som attribut och blockera namn för att generera delar och fakturor av materiallistor automatiskt. Adept har också en integrerad klient som kör inuti någon AutoCAD-programvara för att ge användarna direkt tillgång till projektfilstrukturerna utan att behöva lämna AutoCAD. På samma sätt har Adept identisk integration i Bentleys MicroStation-produktlinje.
Eftersom det är så fokuserat på tillverkningen är Adepts integration med SolidWorks från Dassault-system en av dess starkaste komponenter. Användare kan komma åt delar och sammansättningar, köra statusförfrågningar på dem, till och med söka igenom flera revisioner och automatiskt uppdatera komponenter i deras design genom Adept-arbetsrutan, som löper helt inuti SolidWorks.Genom den rutan kan du bläddra till någon del eller enhet och svänga över den med musen för att få verktygstips som visar aktuell status för varje del. Du kan också högerklicka på någon fil i databasen för att öppna / redigera den utan att behöva lämna din öppna fil. Det är en stor tidsbesparare: du kan ändra bitar av din design på flyg och omedelbart se de förändringar som återspeglas i dina övergripande planer utan att behöva stänga en fil.
Adepts enda negativa är också det största positiva: det är verkligen menat för tillverkningsindustrin. Om det är din värld, då kan Adept vara rätt EDMS för dig. Om du jobbar främst i någon annan AEC-bransch, kanske du vill undvika detta paket och leta efter något som är bättre anpassat till vad du gör.
AutoEDMS
AutoEDMS från ACS Software är en Software Management Software som kan vädja till mindre företag. AutoEDMS har standardinställningar för incheckning / ut, arbetsflöde, revision och titelblock som länkar till att du förväntar dig att se i något EDMS-paket, men bortom det håller det ganska enkelt. AutoEDMS har inte de avancerade data och delar som länkar till att många av sina konkurrenter har eller bär de avancerade anpassnings- och integrationsverktygen för de större programmen. Det är inte nödvändigtvis en dålig sak. Ibland är ett enklare gränssnitt allt du behöver, så varför köpa ett program som ger dig mer än du någonsin kommer att använda?
AutoEDMS är mer av ett generiskt dokumenthanteringssystem, vilket möjliggör grundläggande kontroll av en central databas för lagring och manipulering av dina filer istället för att fokusera på branschspecifika designpaket. Den integrerar med AutoCAD, MicroStation, SolidWorks och andra liknande produkter, men det erbjuder inte den fullständigt utökad datalänk som andra EDMS-paket gör.
Om du vill bli en EDMS för första gången kan det vara ett bra val för dig. Det enklare gränssnittet får din personal bekväm med de grundläggande koncepten för dokumenthantering utan att förvirra ämnet med dussintals avancerade funktioner som du aldrig behöver. Börja med mindre programvara, som den här, och ge dig själv och din personal tid att bli bekväm i en EDMS-miljö innan du flyttar till ett mer robust paket som är specialiserat på din bransch.
Control Central
Innehåll Central från Ademero är mer av ett rakt dokumenthanteringspaket än ett EDMS-system, men eftersom det tillåter dig att lagra och få tillgång till vilken filtyp som helst med sitt inbyggda program, har jag bestämt mig för att inkludera den här. Content Central är ett utökat filhanteringssystem som låter dig behålla alla filer i en definierad projektmappstruktur och tilldela utökad information till varje fil i den strukturen. Den har standard in-och ut-funktioner och har verktyg för automatisk filnamn och indexering.
Till skillnad från de flesta andra EDMS-paket har Control Central också inbyggd funktionalitet för att skanna dokument och använda autoigenkänningsfunktioner för att bestämma vad de är och var de går inom ditt projekt. Det kan vara en mycket trevlig funktion för att hantera fakturor och kontrakt från konsulter och kunder. Detta program har också ett mycket trevligt system för övervakning av godkännanden och för delning / samverkan på filer med andra användare.
Från en teknisk synpunkt är detta paket något begränsat. Den har inte den integration du kanske vill ha med ditt designpaket och det har inte en enkel plug-in för att komma åt databasen från andra program. Det mesta av din filhantering är tänkt att ske direkt via Control Central-klienten, som bara startar dina filer i det program som skapade dem när du dubbelklickar på dem. Den här mjukvaran verkar mer inriktad på en generisk kontorshanteringsmodell än en ingenjör men det har fina funktioner som kan antas för ett litet till medelstort AEC-företag.
