Använd Excel-kortkommandon för att snabbt spara ditt arbete

Du har lagt mycket arbete i ditt Excel-kalkylblad, låt det inte glida bort eftersom du glömde att slå på Spara-knappen. Använd dessa tips för att hålla ditt arbete säkert och sparade nästa gång du behöver den viktiga filen. Eller om du behöver dela med dig av ditt arbete, lära dig hur du enkelt gör det med PDF-spara funktionen.

Använd Excel Spara kortkommandon

Förutom att spara arbetsbokfiler med alternativet Spara under Arkivmenyn eller spara ikon på Snabbåtkomstverktygsfält, Excel har möjlighet att spara med genvägar på tangentbordet. Tangentkombinationen för den här genvägen är:

Ctrl + S

Om filen har sparats tidigare ändras muspekaren till en timglasikon medan spara sparas. Annars, om arbetsboken sparas för första gången, ska Spara som dialogrutan öppnas.

Första gången Spara

När en fil sparas för första gången måste två bitar av information anges i Spara som dialogrutan, inklusive namnet på filen och platsen för var den kommer att sparas.

Filnamn kan innehålla upp till 255 tecken inklusive mellanslag.

Spara ofta

Sedan du använder Ctrl + S genväg är ett så enkelt sätt att spara data, det är en bra idé att spara ofta - åtminstone var femte minut - för att undvika förlust av data vid en datorkrasch.

Pinning Spara platser

Sedan Excel 2013 har det varit möjligt att ställa in ofta använda sparade platser underSpara som . Om du gör det, håller du platsen lättillgänglig längst upp i listan Senaste mappar. Det finns ingen gräns för antalet platser som kan fastas. Så här ritar du en spara plats:

1. Klicka påFil> Spara som.
2. ISpara som fönster, placera muspekaren på önskad plats underSenaste mappar - längst till höger på skärmen visas en liten horisontell bild av en tryckstift för den platsen.
3. Klicka påstiftför den platsen. Bilden ändras till en vertikal bild av en push pin-drop-down, vilket indikerar att platsen nu är fast på toppen av Senaste mappar lista.
4. För att ta bort en plats klickar du påvertikal push pin bildigen för att ändra den tillbaka till en horisontell stift.

Spara Excel-kalkylblad som PDF-filer

En av de funktioner som först introducerades i Excel 2010 var möjligheten att konvertera eller spara Excel-kalkylarkfiler i PDF-format. En PDF-fil (Portable Document Format) tillåter andra att visa dokument utan att behöva det ursprungliga programmet, till exempel Excel, installerat på datorn.

Istället kan användare öppna filen med ett gratis PDF-läsareprogram, till exempel Adobe Acrobat Reader. En PDF-fil kan du också låta andra visa kalkylarkdata utan att ge dem möjlighet att ändra det.

Spara det aktiva kalkylbladet i PDF-format

När du sparar en fil i PDF-format, är det som standard bara aktuellt eller aktivt arbetsbladet - det är arbetsbladet på skärmen - sparas. Stegen för att spara ett Excel-kalkylblad i PDF-format med hjälp av ExcelSpara som filtypsalternativ är:

1. Klicka påFilfliken påband för att visa de tillgängliga menyalternativen.
2. Klicka på Spara som alternativet för att öppna dialogrutan Spara som.
3. Välj en plats för att spara filen underSpara i linje.
4. Skriv ett namn på filen underFilnamnlinje längst ner.
5. Klicka på nedpilen i slutet avSpara som typ linje.
6. Bläddra igenom listan för att hitta och klicka på PDF (* .pdf)alternativ för att få det att visas iSpara som typ rad i dialogrutan.
7. KlickSparaför att spara filen i PDF-format och stäng dialogrutan.

Spara hela arbetsboken i PDF-format

Som nämnts är standardvärdetSpara som alternativet sparar bara det aktuella kalkylbladet i PDF-format. Följ dessa steg för att spara hela din arbetsbok som en PDF-fil:

1. Öppna Spara som dialog ruta.
2. Öppna Fler alternativ.
3. Klicka påPDF (* .pdf) alternativet att göra alternativknappen visas i rutan Spara som typ i dialogrutan.
4. Klicka på knappen för att öppnaalternativdialog ruta.
5. Välj Hel arbetsboki avsnittet Publicera.
6. Klickokatt återvända tillSpara som dialog ruta.
7. KlickSparaSpara dina arbetsböcker i PDF-format och stäng dialogrutan.

Alternativsknappen visas bara efter att filtypen har ändrats till PDF (* .pdf) i dialogrutan Spara som. Det ger dig ett antal val om vilken information och data som sparas i PDF-format.

AutoSave till OneDrive

Om du använder Microsoft Office 365, Kommer Excel automatiskt automatiskt att spara ditt jobb när du väljer företagets OneDrive-molnlagring som din sparade plats. Den nya funktionen sparar dokumentet några sekunder, vilket eliminerar behovet av att du kontinuerligt slår på Spara-knappen eller någon av genvägarna - det är en mindre aspekt för att du oroa dig när du arbetar.

För att AutoSave-funktionen ska fungera måste du spara dina dokument till en plats i din OneDrive-mapp. AutoSave-funktionen fungerar inte med någon annan plats på din dator eller Mac.

Om du har Office 365 och sparar dina filer till OneDrive, se till att Automatisk sparning funktionen aktiveras genom att kontrollera växelströmbrytaren i det övre vänstra hörnet av Excel-skärmen. När den är aktiverad kommer omkopplaren att säga På. För att stänga av funktionen och spara jobbet manuellt, klicka bara på växeln för att ändra det till Av.