De flesta av våra e-postmeddelanden anses troligen viktiga, men definitivt inte alla av dem. Att kunna skilja viktiga meddelanden från andra som skräppost eller meddelanden som inte behöver vår uppmärksamhet direkt kan drastiskt påverka tiden som siktas genom e-post.
De flesta e-posttjänster och program använder det som heter meddelande prioriteringar att ange vad som är viktigt och vad som inte är viktigt. Det finns två primära sätt att meddelandeprioriteringar kan användas manuellt och automatiskt, och även om det kan tyckas märkligt att göra det, kan du till och med markera ett meddelande som låg prioritet eller oväsentligt.
Hur det fungerar
Beroende på e-posttjänsten och programmet du använder kan du kanske markera ett meddelande manuellt som viktigt eller oväsentligt. När du är redo att skicka e-postmeddelandet kan du säga att e-postmeddelandet är viktigt och ska flaggas som sådant till mottagaren eller du kan sänka vikten så att de inte känner sig skyldiga att adressera e-post direkt.
E-postmeddelanden som har störst betydelse kan vara fetstil i inkorgen, eller markerade röda, medan mindre viktiga meddelanden kan vara gråtonade eller flyttas ner i listan. Specifikationerna beror på mottagarens e-postprogram.
Vissa e-postleverantörer ställer in en e-postprioritering automatiskt även om viktnivån inte anges av avsändaren. Den förutsätter prioritetsnivå och filtrerar den till en "viktig" del av inkorgen. Den här funktionen är baserad på förväntat beteende och ändras av tjänsten baserat på vem du mailar och om ett meddelande är automatiskt genererat eller från en riktig person.
Andra e-postklienter kan till och med låta dig ändra e-postens viktstatus. Detta är ofta vad som behövs om en mottagare alltid använder en hög / viktig prioritetsflagg när de inte ska, men det är lika användbart om du vill ha alla e-postmeddelanden från en avsändare markerad som viktig så att du aldrig kommer att förlora dem.
Varför det gäller
Vilket skulle du helst ha: ett e-postprogram som varnar dig varje gång du får ett meddelande - även spam - eller en som automatiskt filtrerar bort vad den tycker är oväsentlig och lämnar dig med de mest kritiska e-postmeddelandena i en separat mapp eller, ännu bättre, högst upp i din inkorg?
När du spenderar mindre tid på att titta på obetydliga e-postmeddelanden kan du spendera mer tid på att arbeta eller svara på e-postmeddelanden som behöver fokus och uppmärksamhet just nu. Det är ett av de bästa sätten att inte bara kommunicera bättre och bli hörd snabbare men för att enkelt se vad som är viktigt när du får dussintals eller fler nya meddelanden varje dag.
Beroende på vilken app du använder kan e-postklienten bara leverera en anmälan om ett nytt e-postmeddelande om det anser meddelandet viktigt. Du kan enkelt se hur bra det är att utesluta alla icke-kritiska e-postmeddelanden från dina meddelanden utan att verkligen radera dem.
Att kommunicera betydelsen av ett meddelande är lika viktigt med e-post som det är i ansikte mot ansikte, och det är inte mycket svårare. Allt som krävs bestämmer mellan hög eller låg prioritet när du skickar e-postmeddelandet.
Hur man gör det
De flesta e-postklienter låter dig ställa in meddelandeprioriteten när du komponerar e-postmeddelandet. Den ligger normalt i komponentrutan eftersom du kan ställa in den viktiga nivån per e-post.
Du kan ändra prioritet för ett meddelande, eller tillåta en särskild, filtrerad Viktig visa, i alla typer av e-postklienter och webbmailtjänster. Några exempel är Mail, MS Outlook, Thunderbird, Gmail, Outlook.com och Yahoo Mail.
