Termen grupprogram refererar till flera typer av datorstödda samarbetande arbetsmiljöer. Med tonvikt på driftskompatibilitet och kollektivt arbete i en multi-user-inställning fungerar samarbetsprogramvaran som en portal som användare skapar och uppdaterar versionsstyrda dokument, hanterar onlineinnehåll, delar tillgångar som kalendrar och inkorgar och skickar chatt- och meddelandegenskaper .
I vissa fall är gruppprogram ett fristående verktyg, som med OnlyOffice-plattformen för dokumentsamarbete eller Intuit Quick Base-plattformen för datahantering. I andra fall fungerar gruppprogrammet som ett innehållshanteringssystem (som med WordPress) eller som en komplett intranät (som med SharePoint).
Termen grupprogram täcker både mycket breda och mycket specifika programvaruimplementeringar. Vad som är vanligt med någon definition är emellertid att mer än en användare samarbetar i samma miljö med samma verktyg och processer.
Fördelar och egenskaper hos Groupware
Gruppprogramvara tillåter både anställda på plats och geografiskt spridda lagmedlemmar att arbeta med varandra via internet eller en intranät. Dessa mjukvaruapplikationer ger vanligtvis många fördelar:
- Autentisering och loggning-Standard sätt att komma åt groupware, loggar av vem som gör vad, register som uppfyller juridiska upptäcktskrav
- Kommunikation-Chatverktyg, gängade diskussionsgrupper, privata brevlådor
- Interaktivt arbete-Polls, realtidsfilredigering, delad uppgiftshantering
- synlighet-Central lagring av filer och information tillgångar som stöds av ett robust sökverktyg
- Samordnade arbetsflöden-Processer som hanteras av groupware som hanterar godkännanden, recensioner, korrekturläsning, etc., samt stöd för projektledningsprocesser
- Företagskunskapshantering-Interna wikier, skyddade referensdokument, gruppbokmärken, delade lösenordsförteckningar, versionskontrollhistorier
- Socialt engagemang och ryktehantering-Användargrupper, profilbadkar, profilanpassning av användare, gamification genom användarnivåer och användarförlovningskonkurrenser
Det är inte bara stora företagare som dra nytta av att använda groupware. För företagare och frilansare möjliggör de här verktygen enkel fildelning, samarbete och kommunikation över projekt med fjärrklienter, allt från hemkontorets komfort.
Olika gruppvarulösningar stöder olika funktioner. De flesta gruppprogrammiljöer erbjuder inte alla funktioner som anges ovan, men många erbjuder en delmängd i olika kombinationer. En utmaning för att välja rätt groupware-lösning för ett visst företag behöver ligga i att balansera de funktioner som varje potentiell plattform erbjuder i förhållande till organisationens behov.
Exempel på gruppprogramvara
IBMs Lotus Notes (eller Lotus-programvara per IBMs Lotus-webbplats) var en av de tidigaste samarbetsprogramvarorna och används fortfarande i många kontor idag. Microsoft SharePoint är en annan stor groupware-lösning som är väletablerad i stora företag.
Stora omfattande groupware-sviter, utöver erbjudanden från IBM och Microsoft, inkluderar:
- G-Suite-Googles plattform för e-post, dokument och socialt samarbete
- Zoho One - en affärsinriktad svit för små och medelstora företag
- Salesforce-en plattform för hantering av kundrelationer
Dessutom erbjuder ett blomstrande ekosystem av gruppvaror med riktade användningsfall flexibilitet för att driva bästa lösningar för användning med eller i stället för en dyrare omfattande gruppprogramsvit:
- Basecamp, ett populärt betalt projekthanteringsverktyg
- Huddle, som erbjuder ett gratis men begränsat konto och betalda konton
- Xero, som erbjuder ett komplett online bokföringssystem i molnet
- WordPress, en fri plattform för webbaserat innehåll
